Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Розсилання тиражу документів з грифом «Для службового користування» здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірник, що розсилаються. Пересилання документів до інших організацій здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, вони можуть доставлятися також кур’єрами організації. Доставка документів з грифом «Для службового користування» персоналом інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом «Для службового користування», що розсилаються, вкладають у конверти або упаковують таким чином, щоб унеможливити доступ до них. На упаковці чи конверті зазначаються адреси і найменування одержувача і відправника, номери вкладених документів з поставленням позначки «ДСК». При цьому на конвертах та упаковках забороняється зазначати прізвища і посади керівників організації і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення іноземців та осіб без громадянства, а також представників засобів масової інформації з документами «Для службового користування» допускається у кожному окремому випадку відповідно до законодавства України.

Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи відповідно до порядку формування справ несекретного діловодства. Після закінчення діловодного року справа «Документи з грифом «Для службового користування» переглядається експертною комісією з метою її переформування, тобто документи постійного зберігання формуються у окрему справу, а документи тимчасового користування залишаються у цій справі. Якщо, за висновком експертної комісії, справа за сукупністю містить відомості, які становлять державну таємницю, то про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеженого доступу згідно із законодавством про державну таємницю.

До роботи із справами з грифом «Для службового користування» допускаються особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організації або структурного підрозділу. Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом «Для службового користування», визначається керівниками організації.

Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» Для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, на стендах. У разі необхідності з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та криптографічного захисту інформації.

Представники інших організацій можуть бути ознайомлені та можуть працювати з документами з грифом «Для службового користування» за письмового запиту керівника організації, де працює співробітник із зазначенням характеру завдання, що виконується та дозволу керівника організації, у володінні та розпорядження яких перебувають ці документи. Виписки з документів і видань для службового користування, що містіть відомості обмеженого поширення, робляться у окремі зошити, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються в організацію, яка робила запит на відповідні документи.

Справи та видання «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань.

КАРТКА ОБЛІКУ

справ та видань, що видаються з грифом «Для службового користування»

Назва справи або видання _______________________________________

Періодично справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Як правило така процедура здійснюється при передачі документів із структурного підрозділу до архівного підрозділу організації або під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Відбір документів для зберігання і знищення проводиться наступним чином. Перш за все проводиться експертиза наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування», розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи та критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питання віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.95 р. № 853.

Відібрані для знищення справи з грифом «для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за наступною формою.

ЗАТВЕРДЖУЮ__________________

Підпис

Посада керівника організації

Прізвище та ініціали

дата

Найменування організації

АКТ

Про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

від______________№_______________________

місце складання

На підставі____________________________________________________

Назва та вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історично-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду

№ __________________________________________________________________найменування фонду

Разом ____________________________ справ за ____________роки

Літерами і цифрами

Описи справ постійного зберігання за ________________ роки затверджені, а з особового складу – погоджені з ЕПК

Найменування державної архівної установи

Протокол від ______________________ № ___________________________

Експертизу проводив

Посада особи, підпис, прізвище та ініціали

Дата_________________

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

Від____________ № ___________

Документи у кількості _________________________________справ

Цифрами і літерами

Вагою ____________кілограмів здано_________________________________

Найменування організації

На переробку за приймально-здавальною накладною від ___________№ _________

_______________________ ________________ __________________

Посада особи, яка підпис прізвище та ініціали

Здала документи

________________

дата

Відібрані для знищення документи з грифом «Для службового користування» перед їх здачею на переробку подрібнюються таким чином, щоб їх не можливо було прочитати. Після знищення матеріалів з грифом «Для службового користування» в облікових документах робиться відмітка «Знищено. Акт №______ від (дата)».

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи як правило на один день, тобто в кінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу де вони зберігаються. В разі необхідності з дозволу керівника документи можуть видаватися і на термін, який дано виконавцеві для виконання завдання однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійснюється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняється виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконання з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними у іншому населеному пункті, то документи надсилаються туди заздалегідь, а після проведення роботи повертаються назад у спосіб, передбачений законодавством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для службового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації документи можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження при умові якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з грифом «Для службового користування» працівника, складається акт прийому-передачі документів, який затверджується керівником організації чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, яка призначається наказом керівника, і до якої обов’язково включається особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівників режимно-секретних підрозділів, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом наступної форми.

ЗАТВЕРДЖУЮ__________________

Підпис

Посада керівника організації

Прізвище та ініціали

дата

Найменування організації

АКТ

Перевірки наявності та стану документів і справ

Від ______________№__________________

Місце складання

Складений комісією на підставі наказу від__________________ № _________

Комісією:

Голова комісії ______________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Члени комісії_____________________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1.Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується ______________________документів, справ.

З них наявні_____________________________________________________

Не виявлено_____________________________________________________

Індекси (номери )документів, справ, видань

2.Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)

3.Характеристика стану документів, справ та видань:

Перевірку проводили:

Голова комісії: _________________________ ________________

Члени комісії:__________________________ ________________

_______________________ ___________________

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки _____________________________________________

Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівника організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за наступною формою.

ЖУРНАЛ

Обліку та видачі печаток і штампів

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має наступну форму.

ЖУРНАЛ

Обліку бланків

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркушу нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються і опечатуються. На зазначених вище бланках типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх часинах (сторінках) цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знаходження організації.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівника організації. У разі втрати печаток і штампів керівники організації зобов’язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.