Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Таблиця 6.

Види робіт з документами

відбувається в одному місці на підприємстві – канцелярії або секретаріаті – і зосереджено в руках однієї особи – секретаря чи діловода.

Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засобі механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

На великих підприємствах, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам підприємства.

В практичній діяльності вдома також така форма організації діловодства як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства.

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються фірми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо).

Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особливості організації.

8.2.Структура та обсяг документообігу на підприємстві.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення¹⁴

До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

• Прямо плинність руху документів (документ найкоротшим) шляхом попадає до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються).

• Розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;

• Забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії.

• Одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження);

Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки, Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів – це рух документів, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів як правило породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік вихідних документів – це рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу “Прошу дати довідку щодо питання … у термін до…..”).

Документопотік внутрішніх документів – це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходить також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації – це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Всі документи, що проходять через канцелярію пов’язані між собою, оскільки у більшості з них є посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді (рис.4). Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання певним чином дублюючи зв’язки.

Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: “керівник - підлеглий”. Іноді зустрічаються неспрямовані зв’язки, що об’єднуються родинні документи (документи, що присвячені одному питанню).

Вхідний

документ

Процес підготовки внутрішнього документа

Внутрішній

документ

Рис.4. Зв’язок вхідного документа з вихідним

Вхідний

документ

Внутрішній

Документ (документи)

Рис. 5. Підготовка вихідного документа.

Вихідний документ

Рис. 6. Вихідний документ, що знаходиться на контролі.

Вхідний

документ

Уточнення відповіді, узгодження рішення

Вхідний

документ

Рис.7. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу - це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).

8.3. Основні принципи організації

канцелярської роботи.

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ що не потравив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним, втраченим, В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, які не зареєстровані відповідним чином в канцелярії губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв’язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Для повноти оцінки документообігу не повинна закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише не канцелярії, повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед усі документи, що проходять через відділ мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів).

Будь-який папір, що не має реєстраційного номера – це просто папір, а не документ.

Документом його робить саме наявність на ньому реєстраційного номера.

8.4. Організація процесу руху документів.

В кожній організації документи знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 8.).

Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи робиться відмітка про надходження. Ця відмітка проставляється у вигляді реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. Штамп включає в себе скорочене найменування організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:

• Документ передається безпосередньо виконавцю;

• Документ передається виконавцю після прийняття рішення про