Материал: Діловодство Іванова Піддубна

5. Організація діловодства в міській державній адміністрації

   1. Діловодство у міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

   2. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в міській державній адміністрації здійснює загальний відділ.

   3. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у секретаріатах голови, першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.

   4. Вся службова кореспонденція, що надходить до міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується сектором службової кореспонденції загального відділу, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівників міської державної адміністрації у відповідності з розподілом обов’язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

   5. Передача документів, зареєстрованих у секторі службової кореспонденції, здійснюється під розписку у журналах реєстрів видачі службової кореспонденції а встановленою формою.

   6. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою міської державної адміністрації, доповідається йому завідуючим загальним відділом.

   7. На дорученнях голови міської державної адміністрацій, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, загальним відділом робляться відмітки про взяття х на контроль. Сектор службової кореспонденції направляє копії цих документів з дорученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до служби контролю.

   8. Після розгляду документів заступниками голови міської державної адміністрації працівники відповідних секретаріатів знімають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) і передають їх до сектора службової кореспонденції загального відділу. Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у секретаріатах заступників голови міської державної адміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлення з ним і дорученням керівників міської державної адміністрації здійснюють відповідні секретаріати.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється сектором службової кореспонденції, як правило, до 14.00 години щоденно.

9. Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також розпоряджень міської державної адміністрації направляються до юридичної служби.

10. Ініціативні листи керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб Київської міської державної адміністрації на ім’я голови міської державної адміністрації попередньо розглядаються відповідними заступниками голови міської державної адміністрації згідно з розподілом обов’язків.

11. Проекти листів подаються на підпис голові міської державної адміністрації завізовані відповідними заступниками голови міської державної адміністрації та із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

12. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови міської державної адміністрації реєструється в секторі службової кореспонденції загального відділу. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються в секторі службової кореспонденції до передачі в архів.

13. Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника (крім випадків, коли він виконує обов’язки голови) та заступників голови міської державної адміністрації реєструється у відповідних секретаріатах. У секретаріатах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.

6. Формування справ і підготовка їх до передачі в архів

   1. Облік і формування справ у діловодстві міської державної адміністрації здійснюється за номенклатурами, які складаються структурними підрозділами міської державної адміністрації за участю працівників архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з завідуючим загальним відділом та працівником архіву і підписується керівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ Київської міської державної адміністрації підписує завідуючий загальним відділом секретаріату державної адміністрації.

2. Усі виконані документи, після їх оформлення у встановленому порядку, формуються у відповідності з затвердженою номенклатурою. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності – з засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати в справи забороняється.

3. Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані у справи підшиваються у твердій палітурці. На всі справи постійного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодством, складаються описи.

4. Закінчені діловодством справи разом з контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів міської державної адміністрації через 3 роки після завершення їх у діловодстві структурних підрозділів.

7. Організація контролю за виконанням документів у _________ міській державній адміністрації

   1. Контрольно-координаційні повноваження міської державної адміністрації здійснюються: головою, першим заступником, заступниками голови міської державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів міської державної адміністрації.

Організаційне та методичне керівництво контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів міської державної адміністрації здійснює служба контролю.

Порядок організації контролю у міській державній адміністрації регулюється Положенням про службу контролю та цим Регламентом.

2. Обов’язковому контролю за виконанням підлягають: закони України, постанови Верховної Ради, укази та розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету міністрів України, розпорядження та доручення голови міської державної адміністрації, вихідні ініціативні документи з основних питань діяльності міської державної адміністрації.

Контролю підлягають всі документи, у яких вказані строки виконання.

3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі та у резолюції керівника першими, або визначені відповідальними.

4. Облік і контроль за дотриманням порядку проходження службових документів в секретаріаті міської державної адміністрації здійснюється сектором службової кореспонденції загального відділу. Безпосередній оперативний контроль за виконанням доручень здійснюється відповідними працівниками секретаріату міської державної адміністрації.

5. Строки розгляду службових документів, що надійшли до міської державної адміністрації, не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, по яких встановлено конкретний строк) від дня їх реєстрації в секторі службової кореспонденції. При необхідності продовжити строк виконання окремого доручення, відповідний секретаріат (за погодженням із заступником голови міської державної адміністрації) готує мотивовану довідку і передає її в службу контролю. Питання про продовження строку виконання порушується відповідним секретаріатом не пізніше, як за 2 доби до закінчення строку.

6. До проведення перевірок виконання окремих завдань службою контролю державної адміністрації можуть залучатися працівники секретаріатів, головних управлінь і управлінь, відділів інших служб міської державної адміністрації, міських організацій за погодженням з відповідними керівниками.

7. Виконані документи знімаються з контролю відповідним керівником міської державної адміністрації за погодженням із службою контролю міської державної адміністрації.

8. Щоквартально службою контролю державної адміністрації готуються голові міської державної адміністрації аналітична довідка про стан виконавської дисципліни.

8. Організація роботи з кадрами в ____________ міський державній адміністрації

   1. Організацію роботи з кадрами в секретаріаті міської державної адміністрації здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби, а в головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації – структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами у міській державній адміністрації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.

2. У секретаріаті, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації, районних державних адміністраціях м. ________ розробляються річні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

3. Прийняття на державну службу в міську державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до міської державної адміністрації на посади, що не віднесені до категорій державних службовців, та увільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

4. Відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівники структурних підрозділів міської державної адміністрації вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади державних службовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитись в установленому порядку стажування у відповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватися випробування терміном до шести місяців. У разі негативного результату випробування особа звільняється з посади державного службовця відповідно до законодавства про працю.

5. Особи, які вперше призначаються на посади державних службовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначений статтею 17 Закону України “Про державну службу”, про що робиться запис у трудовій книжці.

6. Для зайняття посад державних службовців та просування їх по службі в міській державній адміністрації та її структурних підрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться роботи, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

7. Переважне право просування по службі мають державні службовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень

8. Відрядження керівництва та працівників міської державної адміністрації здійснюються у відповідності з планами роботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з документами центральних органів влади.

Відрядження оформлюється розпорядженням міської державної адміністрації за поданням першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації. Проект розпорядження про відрядження в межах держави готується відділом кадрової роботи та з питань державної служби, а про відпряження за кордон – службою міжнародних зв’язків секретаріату міської державної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється відділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставі виданого розпорядженні і підписується заступником голови міської державної адміністрації – керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється службою міжнародних зв’язків на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови міської державної адміністрації з питань міжнародних зв’язків.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату, керівники структурних підрозділів міської державної адміністрації від’їжджають у відрядження, що не оформлюються у міській державній адміністрації, вони повинні обов’язково повідомити про це голову міської державної адміністрації та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.

9. Чергові відпустки працівникам Київської міської державної адміністрації надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, керівників структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та інших служб міської державної адміністрації затверджується розпорядженням міської державної адміністрації.

Графік відпусток працівників секретаріату міської державної адміністрації затверджується наказом заступника голови міської державної адміністрації – керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови міської держаної адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодо складання графіків чергових відпусток на керівників структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.

Керівники структурних підрозділів секретаріату міської державно адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції, погоджені з заступниками голови міської державної адміністрації щодо складання графіку чергових відпусток на працівників, підпорядкованих їм підрозділів.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я голови міської державної адміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації, керівників структурних підрозділів секретаріату заява про надання відпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника голови міської держадміністрації.

10. Відпустки працівникам секретаріату надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я заступника голови міської державної адміністрації – керівника секретаріату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником голови міської державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по секретаріату міської державної адміністрації.

11. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснюється відділом кадрової роботи та з питань кадрової служби.

9. Організація прийому громадян у ____________ міській державній адміністрації. Порядок розгляду письмових звернень.

   1. Прийом громадян у ________ міській державній адміністрації здійснюють: голова МДА, перший заступник, заступники голови міської державної адміністрації згідно з графіком, затвердженим головою міської державної адміністрації. Порядок прийому громадян у міській державній адміністрації, запис громадян на прийом до керівників міської державної адміністрації проводить відділ по робот зі зверненнями громадян.

Організацію прийому громадян головою міської державної адміністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян., першим заступником та заступниками голови – відповідні секретаріати.

2. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнями громадян та секретаріати першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації . Результати їх виконання доповідаються відповідним керівникам міської державної адміністрації у встановлені строки.

3. Письмові звернення громадян, що надходять до міської державної адміністрації, приймаються, реєструються та попередньо розглядаються відділом по роботі зі зверненнями громадян міської державної адміністрації, який передає її відповідним секретаріатам для доповіді керівникам міської державної адміністрації та розгляду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд районним державним адміністраціям відділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.

4. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян у міській державній адміністрації здійснюють:

• відділ по роботи зі зверненнями громадян по зверненнях, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і постановлених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;

• секретаріати першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації по письмових зверненнях, які надійшли з органів державної влади та управління вищого рівня, депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до Київської міської державної адміністрації для розгляду, а також по зверненнях, які надійшли до міської державної адміністрації.