Материал: Діловодство Іванова Піддубна

За вимогою відповідального виконавця співвиконавці надають всі необхідні матеріали не пізніше п'яти днів до закінчення строку виконання документа. Співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за своєчасну та якісну підготовку проектів документів.

Зберігання документів у працівників відділів та управлінь адміністрації довше встановленого строку забороняється.

Всі резолюції та службові відмітки на службовому документі, що пов'язані з його проходженням та виконанням повинні датуватися і підписуватися.

На кожний документ, що надійшов до райдержадміністрації, заповнюється картка встановленого зразка, де відмічається проходження і розгляд документа за допомогою персональний ЕОМ.

Після розгляду службових документів головою райдержадміністрації, заступником голови вони надсилаються виконавцям, у відповідності до резолюції, через загальний відділ.

Ініціативні плани керівників відділів, управлінь райдержадміністрації на ім'я голови обов'язково візуються відповідним заступником голови згідно з розподілом обов'язків. Проекти листів подаються на підпис, завізовані відповідними заступниками голови чи керівниками відділів та управлінь райдержадміністрації, із зазначенням на зворотному боці останньої сторінці прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

Вся вихідна службова кореспонденція реєструється та відправляється загальним відділом, яки перевіряє правильність її оформлення. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються в загальному відділі для передачі в архів.

Направлення документів голові Київської міської державної адміністрації, керівникам інших організацій державної виконавчої та законодавчої влади, здійснюється тільки за підписом голови райдержадміністрації, заступникам голови та начальникам відділів та управлінь міської державної адміністрації – за підписом голови або заступників голови райдержадміністрації.

Ведення журналу реєстрації вхідних телефонограм, що надходять на ім'я голови адміністрації, його заступників, покладається на спеціалістів райдержадміністрації, а також на них покладається ведення журналу реєстрації вихідних телефонограм. Тексти вихідних телефонограм в обов'язковому порядку затверджуються заступниками голови райдержадміністрації за напрямком роботи.

Формування справ та підготовка їх до передачі в архів. Облік і формування справ у діловодстві райдержадміністрації здійснюється за номенклатурою, що складаються загальним відділом разом із керівниками структурних підрозділів районної державної адміністрації та за участю працівника Державного архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з начальником загального відділу та працівником архіву і підписується керівником структурного підрозділу.

Зведена номенклатура справ райдержадміністрації підписується начальником загального відділу та затверджується головою райдержадміністрації.

Усі виконані документи райдержадміністрації, після їх оформлення в установленому порядку, формуються у відповідності з затвердженою номенклатурою. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності – із засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати в справи забороняється.

Документи постійного і тривалого збереження, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці.

На всі документи постійного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодства, складаються описи керівниками структурних підрозділів районної державної адміністрації.

Оригінали розпоряджень голови райдержадміністрації зберігаються в загальному відділі. Виносити оригінали із загального відділу забороняється.

Закінчені діловодством справи оформляються згідно з описом та передаються актом до Державного архіву міста.

Питання для перевірки знань.

1. Особливості організації діловодної служби в організації (підприємстві, установі).

2. Фактори, що визначають вид структурного підрозділу документаційного забезпечення управління підприємством.

3. Обов'язки посадових осіб щодо організації та ведення кореспонденції і діловодства.

4. Функції керівника щодо організації діловодства в установі.

5. Функції ділової служби.

6. Керівник ділової служби організації, його функції.

7. Взаємодія діловодної служби з іншими службами і керівниками організації.

8. Права та відповідальність керівника діловодної служби.

10. ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ

10.1.Правова охорона документів

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання

10.3. Захист за допомогою технічних засобів

10.1.Правова охорона документів

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях.

Справи з моменту їх заведення і до здачі до архіву установи зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально заведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи поміщують в шафи канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючи чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки–реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснуті одна до одної. Папки встановлюють вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець й аркуші документів у середині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.

Якщо довідки підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально.

Забезпечення фізичного збереження документів сприяє також і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного збереження не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення робиться з дозволу керівника установи з обов’язковою постановою у справі точно завіреної копії вилученого документу і вкладанням акту про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану по службовій необхідності справу заповнюється картка, в якій вказуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її заголовок, кому справа видана, дата повернення, передбачаються глави для розписок про отримання і прийом справи.

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання

Комерційною таємницею є ділова інформація, що має тактичну чи потенційну цінність для підприємства з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для недобросовісних конкурентів у випадку попадання в їх руки. Втрата комерційної таємниці може нанести збитки підприємству, або навіть привести до банкрутства.

Методи захисту комерційної таємниці:

• правовий захист, що здійснюється методом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і статутних актах. Ці міри можуть бути закріплені у статуті підприємства, трудових угодах (контрактах) із співробітниками підприємства, наказах, правилах внутрішнього розпорядку підприємства тощо;

• організаційні міри захисту являють собою:

а). Організацію конфіденційного справочинства. “Грифи” і порядок функціонування цього справочинства затверджуються керівництвом підприємства

б). Розмежування доступу до інформації: кожен співробітник підприємства може користуватись тільки тими відомостями, які необхідні йому для виконання службових обов'язків. Дозвіл на доступ до такої інформації видається керівником підприємства, при цьому співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих відомостей

в). Встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який виключав би витік відомостей. Наприклад, при роботі з копіювальними засобами необхідно забезпечити суворо регламентоване копіювання тих документів, на які поширюється режим конфіденційності

г). Встановлення порядку ведення переговорів з відвідувачами, які мають на меті: по-перше, не допустити витоку інформації, і, по-друге – отримати найбільш повні відомості про наміри відвідувачів

д). Навчання співробітників підприємства заходам захисту комерційної таємниці, підвищення їх відповідальності за розголошення її.

10.3. Захист за допомогою технічних засобів

Використання технічних засобів для забезпечення збереження інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути розділені на наступні види:

• засоби охорони території підприємства, засоби захисту комунікацій

• засоби захисту комп'ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

Засоби охорони території це різноманітні типи обмежень і контролюючих систем, включаючи системи телевізійного контролю території, різноманітні електронно-оптичні та інші засоби охорони.

Засоби захисту комунікацій. У наш час джерелом витоку інформації у більшості випадків є процеси опрацювання, передачі і збереження інформації, пов'язані з використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних засобів. Досить просто використати інформацію, яка зберігається в ЕОМ, звуко- та відео записуючій апаратурі, якщо не вжито спеціальних засобів для її захисту.

Основними засобами захисту інформації при використанні технічних засобів є:

а). Забезпечення закритої передачі інформації по телефоно-телеграфським каналам шляхом її шифрування

б). Спеціальний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів

в). Використання спеціальних засобів захисту комп'ютерних систем і баз даних

г). Створення штучних перешкод перехвату електронних чи акустичних сигналів

Міри по захисту комерційної таємниці при використанні комп'ютерних систем і баз даних можна поділити на такі групи:

а). Кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів ознакою авторства, що при нормальному прослуховуванні не читається

б). Шифрування всього документа чи його частин на машинних носіях, що робить цей документ недоступним для розуміння особам, що не володіють ключем чи кодом для розшифровки.

Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі об'єми ділової інформації передаються і отримуються по комп'ютерних мережах, що охопили уже майже весь світ. Саме через комп'ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.

Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. У цих цілях використовується програма під назвою “електронний підпис”. Вона дозволяє засвідчити належність вам документа, що передається по мережі, але його текст при цьому залишається незахищеним.

Щоб захистити всю інформацію, що передається, її потрібно зашифровувати. Зручніше зробити це за допомогою апаратних засобів, підключити до комп'ютера додаткову електронну плату.

Просто та ефективно захищають дані в комп'ютері від копіювання механічні чи електромеханічні ключи, що входять до комплекту комп'ютера. Поворот ключа, який ви можете носити з собою, надійно блокує роботу комп'ютера.

З безлічі варіантів захисту і збереження інформації головне правильно підібрати її носій та якомога найкращий вид захисту. В такому разі інформація буде належати тільки вам.

Питання для перевірки знань.

1. Особливості правової охорони документів.

2. Забезпечення фізичного збереження документів.

3. Охорона документів, які містять комерційну таємницю.

4. Технічний захист каналів, якими рухається інформація та документа.

5. Захист документів, що знаходяться в комп’ютерній мережі.

6. Захист баз даних від несанкціонованого доступу.

11. РОБОТА ТА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ ТАЄМНИЦЮ ТА КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ ДЕРЖАВИ

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.

11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю.

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.

З метою захисту інформації та матеріальних носіїв, які містять державну таємницю в Україні був прийнятий Закон „Про державну таємницю”. Цей закон регулює відносини у суспільстві, пов’язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

Відповідно до Закону державна таємниця (секретна інформація) – це вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані у порядку, встановленому Законом, державною таємницею і підлягають охороні державою.

Таким чином, до державної таємниці відноситься інформація у різних сферах діяльності, а саме: у сфері оборони, у сфері економіки, науки і техніки, у сфері зовнішніх відносин, у сфері державної безпеки та охорони правопорядку. Конкретні відомості можуть мати різний ступінь секретності, що визначає особливості доступу до таких відомостей. За ступенями секретності відомості можуть бути віднесені до категорії: „особливої важливості”, „цілком таємно”, „таємно”. Конкретні дані відносяться до певної категорії відомостей, що містять державну таємницю лише за умови, що їх розголошення завдаватиме шкоди інтересам національної безпеки України. При цьому слід зазначити, що законом заборонено відносити до державної таємниці будь-які відомості, якщо цим звужуються зміст і обсяг конституційних прав і свобод людини і громадянина, завдається шкода здоров’ю та безпеці населення.