Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Найменування організації

(найменування структурного підрозділу)

Опис №

(назва розділу)

Літерні номери:

Вилучено номери:

Найменування посади укладача опису розшифровка підпису

дата

Передав____­­_______справ та _______________реєстраційно-контрольних

(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

карток до документів ***

Найменування посади підпис розшифровка підпису

особи структурного підрозділу

дата

*Графа шоста вилучається в описах справ постійного зберігання

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу

*** Передаються разом із справами загального відділу

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу структурного підрозділу установи

Формат А 4 (210 х 297)

Питання для перевірки знань

1. Що являє собою організація роботи з документами на підприємстві.

2. Особливості централізованої та децентралізованої організації діловодства.

3. Види робіт з документами та особливості їх здійснення для різних груп документів.

4. Документообіг та вимоги, що пред’являються до його організації.

5. Документопотік та основні види документопотоків в організації.

6. Особливості взаємоз”язків документів в організації.

7. Основні принципи організації канцелярської роботи в організації.

8. Організація процесу руху документів, коротка характеристика етапів проходження документів.

9. Прийняття та попередній розгляд документів.

10. Реєстрація вхідних документів та відмітки проїх проходження та виконання.

11. Особливості обробки та реєстрації вихідних документів.

12. Схема документообігу внутрішніх документів.

13. Мета та завдання контролю за виконанням документів.

14. Номенклатура справ та особливості їх формування.

15. Зберігання документів: оперативне та архівне.

9. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

9.2.Функції ділової служби

9.3.Функції керівника діловодної служби

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

Відповідальність за організацію діловодства у державних установах покладається на першого керівника організації. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться загальним відділом управління справами, в організаціях середнього розміру організацією діловодства займається канцелярія, у підприємствах менших розмірів - секретар керівника організації, у підприємствах та організаціях, де обсяг роботи з діловодства невеликий, обов’язки з його ведення покладаються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником підприємства (організації) розподіляє обов’язки по діловодству між окремими працівниками бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер здійснює повсякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням службових документів, виконанням основних правил переписки, підготовкою документів до доповіді керівникові організації. Він же інструктує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих підприємствах, організаціях, штатним розкладом передбачається посада секретаря. До його обов’язків входять облік вхідних та вихідних документів, ведення поточних справ, забезпечення їхнього зберігання , видача різних довідок, нагляд за строками виконання документів, інформування про цю роботу керівника підприємства.

Керівник підприємства, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію слідкувати за правильністю і законністю складання документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб підприємства знання і дотримання форм документів, постійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхідні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів. Примірної інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:

• вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

• не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління

• всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

• здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідках. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому закону

9.2.Функції ділової служби

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції та затверджується керівником установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

• розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

• організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

• організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

• організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

• уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

• здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

• приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

• забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій і належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

• удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп’ютерів;

• здійснює органіаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

• організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

• впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

• завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

9.3.Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях

• з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

• із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

• із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами. Керівник діловодної служби:

• контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

• доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

• вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

• вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

• підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

• бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

• залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

• вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

• повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за: