Материал: Діловодство Іванова Піддубна

• забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами установі;

• виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

• дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації, установи про потік документів. Звіти умовно можна розділити на групи: оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти. Вони робляться щодня або щотижня. Основне їх призначення – одержати об»активну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів – одержання інформації для оперативного управління організацією. Звіти готуються впродовж різних термінів – від одного дня до тижня. Основний їхній зміст – список робіт, які необхідно завершити найближчим часом. Одержувачі звітів – відповідальні виконавці й керівництво організації. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї або іншої посадової особи. Зведений звіт – це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу (можливо розподілений на окремі частини за різноманітними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Кожен оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких закладається фактор часу, тобто період, в який відбудеться завершення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту. Типовими прикладами таких підпунктів можуть бути:

• документи, робота над якими завершується, по відповідальних виконавцях;

• зведені звіти по підрозділах організації;

• зведений звіт по контрагентах.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи – місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію при виконану роботу. Хоча відомі стандартні звіти, але кожна організація може складати їх за власною формою. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів тощо. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні відображати роботу підприємства за значний проміжок часу, зокрема:

• за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

• за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

• за рік (без зазначення року – поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють і вигляді окремого видання й розповсюджують у межах організації. У зв»язку з цим до них ставляться достатньо високі вимоги щодо якості оформлення. Вони повинні мати логотипи організації, герби й іншу графічну символіку. Зразками таких звітів можуть бути: виконані документи по виконавцях, по контрагентах, по номенклатурі справ.

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

Організація роботи з документами у районній державній адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується Головою районної державної адміністрації згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1853.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів.

Організацію та методичне керівництво роботою по контролю виконання, перевірці його стану у відділах та управліннях здійснює заступник голови райдержадміністрації з організаційних питань та загальний відділ.

Виконавцями є посадові особи відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації та підприємств, організацій району.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснюється загальним відділом. Контролю підлягають документи, в яких поставлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України, розпоряджень голови міської держадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови райдержадміністрації, у разі необхідності, розробляються план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань і управління, відділи та інші структурні підрозділи райдержадміністрації, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань; структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому. План контролю затверджується заступником голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської та районної державних адміністрацій здійснюється шляхом:

• аналізу та узагальнення у визначенні терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

• систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

• періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

• розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови райдержадміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються голові районної державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови райдержадміністрації або планом контролю.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова райдержадміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдання.

Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, підписується головою райдержадміністрації.

На виконання контрольних документів вищестоящих органів можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.

Відповідають за виконання розпоряджень особи, вказані у документі та у резолюціях керівників першими, або визначені відповідальними.

Усі розпорядження голови адміністрації протягом одного дня реєструються і передаються на розгляд керівнику управління, відділу, іншої служби адміністрації, а в разі їхньої відсутності – заступнику, які в резолюціях визначають конкретні доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують строки, підписуються в датують.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних папок, контрольних карток, комп'ютера.

Відповідальним за контроль працівником, розпорядження чи інший контрольний документ передається виконавцю за розпискою. В реєстраційну картку переноситься резолюція, кому і коли передано документ, відповідальний за контроль працівник стежить за своєчасним його виконанням.

На виконання розпоряджень голови райдержадміністрації, де передбачено здійснення заходів, що стосуються роботи управління, відділу чи іншої організації, при потребі, видаються накази начальниками відділів, управлінь та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації не пізніше як через 10 робочих днів після одержання.

На кожне розпорядження голови райдержадміністрації, що підлягає контролю на місцях, відповідальними працівниками заповнюється контрольна картка із зазначенням, хто, коли і яке доручення повинен виконати, вони стежать за виконанням і вимагають від безпосередніх виконавців інформацію та доповідають керівництву про стан виконання.

В разі неможливості одержання даних з органів статистики, інформація з місць не запрошується.

Інформація про виконання розпорядження голови райдержадміністрації підписується керівником відділу, управління іншої служби, а в разі їх відсутності – заступникам, і надсилається в району державну адміністрацію в зазначені строки. В інформації коротко і конкретно викладається про здійснені заходи, їхні наслідки, наявні недоліки і яка робота планується на майбутнє.

Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції здійснюється загальним відділом. Безпосередній контроль за виконанням доручень здійснюється начальником відділів та управлінь адміністрації.

Строки розгляду службових документів, що надійшли до райдержадміністрації, не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, де встановлено конкретний строк) від дня їх реєстрації в загальному відділі. При необхідності продовження строку виконання окремого доручення начальником відділу чи управління готується доповідна записка на ім'я голови райдержадміністрації або його заступників про продовження строку виконання документу не пізніше як за 2 доби до закінчення строку. В інших випадках документ вважається не виконаним в строк.

Документи вищестоящих органів підлягають виконанню протягом 30 робочих днів, якщо в документах не встановлено інший термін виконання.

Доручення вищестоящих органів (Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України) виконуються не пізніше ніж за 10 робочих днів з часу їх надходження до установи, якщо в дорученні не визначено інший строк виконання.

Депутатські запити розглядаються не пізніше як у 15-ти денний строк, установлений Верховною Радою України. Звернення депутатів всіх рівнів влади розглядаються протягом 10 днів з дня їх одержання.

Телеграми, телетайпограми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом 1-2 робочих днів, якщо в них не визначено інший термін виконання, решта – протягом 10 днів.

Індивідуальні строки виконання найбільш важливих документів встановлюються головою адміністрації. Ці строки затверджуються підписом керівника.

Виконані документ формуються до справи затвердженої номенклатурою.

До проведення перевірок, виконання окремих завдань можуть залучатися працівники відділів та управлінь за поданням заступника голови райдержадміністрації з організаційних питань, після погодження з заступниками голови адміністрації за напрямками.

Виконані документи знімаються з контролю головою райдержадміністрації, заступниками голови за наданням доповідних записок начальників відділів, управлінь та пропозиціями загального відділу.

Документи вищестоящих органів знімаються з контролю головою адміністрації після попереднього розгляду їх заступником голови з організаційних питань за поданням доповідних записок начальників відділів та управлінь.

Щомісячно та щоквартально загальним відділом готується та подається голові райдержадміністрації аналітична довідка про стан виконавської дисципліни.

Система контролю в райдержадміністрації включає в себе автоматизовану систему контролю на базі електронно-обчислювальних машин.

Організація діловодства. Діловодство в районній державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації здійснює загальний відділ.

Відповідальність за стан ведення діловодства і зберігання документів в управліннях, відділах та інших службах адміністрації покладається на їхніх керівників.

Вся службова кореспонденція, що надходить до райдержадміністрації приймається й опрацьовується загальним відділом, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівникам райдержадміністрацій згідно з розподілом обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

Передача документів, зареєстрованих у загальному відділі, здійснюються у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

На дорученнях голови райдержадміністрацій, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, працівники загального відділу вимічають час взяття їх на контроль.

Резолюції на документах повинні точно визначити характер доручень, строки виконання і відповідальних виконавців, особистий підпис керівника і дату.

Резолюції на документах пишуться українською мовою.

Якщо питання, порушені у службовій кореспонденції, виходять за рамки одного керівника, такий документ направляється особі, яка в резолюції визначена, як відповідальна. Якщо відповідальний виконавець не вказується, ним вважається службова особа, прізвище якої стоїть в резолюції першим.

Після розгляду документів заступником голови райдержадміністрації, працівники загального відділу знімають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) і передають у відділи та управління виконавцям.

Оригінали доручень їх відповідними документами зберігаються в загальному відділі. Якщо службовий документ не повинен розмножуватися, то ознайомлення з ним здійснюють працівники загального відділу.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється загальним відділом як правило з 9.00 до 13.00 та 17.00 до 18.00 щоденно.