Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Обхідний лист - документ, що посвідчує відсутність будь-якої заборгованості працівника перед організацією у разі його звільнення з роботи.

Організаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та права на тривалий час

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Особова картка – це затверджена форма облікового документу, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну).

Особистий листок з обліку кадрів - документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків.

Перепустка - це посвідчення особи, що дає право на вхід до організації, має типову форму, друкується типографським способом, або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Печатка гербова - ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами.

Печатки прості - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях , розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправленні бандеролей, пакетів тощо.

Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа.

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Постанова – це правовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки. Постанова - це заключна частина протоколу засідання колегіального органу.

Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Правила - службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Протокол - це один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань

Реквізити - це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу)

Резолюція – це розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконання.

Розписка - письмовий документ, що підтверджує якусь дію, що відбулась, найчастіше одержання грошей, або матеріальних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається довільно.

Розпорядження - це правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим воно адресовано. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Резюме – документ, в якому подаються відомості про громадянина, який шукає роботу, окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала та видів робіт, які вона виконувала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.

Службова заява - це письмове підтвердження громадян чи організацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службові листи - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою), складаються довільно.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора якого є в самому документі або виявлені будь-яким способом і відповідають дійсності.

Справочинство (діловодство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій

Стандартизація –це встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Статут - юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їх стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності

Телефонограми – термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документального оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції

Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація. Яка характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну, або постійну. Та індивідуальну, або змінну.

Трудовий договір - це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов’язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню

Трудова угода - документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, який не належить до її штату

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Рішення - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами). Рішенням оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-2004).

Характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Штатно-посадова книга – слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу.

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення.

Список літератури:

1. Про мови: Закон України // Відомості Верховної Ради УРСР - 1989 - 9 лист.

2. Про інформацію: Закон України // Правда України - 1992 - 2 жовт.

3. Про державну таємницю: Закон України // Голос України - 1994 - 10 бер.

4. Кодекс Законів про працю.

5. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - К.: 1996.

6. ДСТУ 2395-2000 (ІSО 5963-85) Інформація та документація обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування. Загальна методика.

7. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа . Терміни та визначення.

8. ДСТУ 2628-94 Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - К.: 1996.

9. ДСТУ 3239-95 Документація у сфері зовнішньої торгівлі. Формуляр-зразок. - К.: 1996.

10. ДСТУ 3396.0.96 Захист інформації, Технічний захист інформації. Основні положення.

11. ДСТУ 3843–99 Державна уніфікована система документів. Основні положення.

12. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до його побудови.

13. ДСТУ IS0 8440- 95 Розміщення кодів у документах. - К.: 1996.

14. Унифицированние системы документации, системы организационно-распорядительних документов. - М.: Изд-во Стандартов, 1990.

15. Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. С.-П.: 1991.

16. Андреянова Р.В. Как организовать делопроизводство на предприятии.- М.: ИНФРА-М, 1997.- 96с.

17. Бибик С.П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.: “Довіра”. - 1997.- 399 с.

18. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. - М.: 1989.

19. Вендров А.М. Case–технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М., «Argussoft Co», 1999.

20. Вендров А.М. Один из подходов к выбору средств проектирования баз данных и приложений. «СУБД», 1995, №3.

21. Вершинин О.Е. Компьютер для менеджера. - М.: Высш. шк., 1990.

22. Виноградський М.Д. Менеджмент персоналу навчальний посібник. Частина І. Київ 1994 – 84 стор.

23. Виноградський М.Д. Менеджмент персоналу навчальний посібник. Частина І. Київ 1994 – 84 стор.

24. Внешнеторговые сделки // Сост. Гринько И.С.- Суми: “Реал”. - 1994.- 464 .

25. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота. М., «Открытые системы», 1997, № 01.

26. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери.- К.: 2001.- с.

27. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. - Донецьк: Сталкер, 1997.- 352 с.

28. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство.- Минск: 1999.-288с.

29. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

30. Ділові папери та документи підприємницької діяльності/ упоряд. В.Л.Кулініченко.- К.: Укр. центр духов. культури, 1996.- 144с.

31. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. - М.: Имидж, 1991.

32. Джурович Р. Руководство по заключению внешнеторгових контрактов.- М.: Рос. право, 1992.

33. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Информационные технологии, 1997, № 2

34. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Муніципальне діловодство .- К.: Либідь, 2004.- 312 с.

35. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы.- М: Госстандарт СССР, 1991, 143с

36. Евдокимова Т.Г., Маховиков Г.А. Краткий словарь делового человека. - М.: 1991.

37. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.- М.: Инфра-М, Новосибирск.- 1997.- 272 с.

38. Коваль А.Н. Ділове спілкування. - К.: 1997.

39. Корж А.В. Юридичне документування.- К.: ін-т держави і права, 2001.- 168 с.

40. Колесников С. Управленческий консалтинг. Современные технологии для работы со структурами организации //http//www.geocities.com/WallStreet/2907/text_ec/Idef.htm

41. Кудрявцев В.А. и др. Организация работы с документами (учебник). Инфра-М, Москва, 1999

42. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства без проблем.-К.: А.Л.Д., 1997.-160с.

43. Мова і стиль службових документів. - Херсон: 1995.

44. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. - К.: Техніка, 1992.

45. Новоженов Ю.В. Обьектно-ориентированные технологии разработки сложных программных систем. Аргуссофт компани, М., 1996.

46. Организация роботы с документами.- М.: Инфра-М, 1998.-575с.

47. Павлов В. Інтегровані рішення для керування паперовим та електронним документообігом підприємства. // Конференція “Інформаційні системи – стратегічний фактор розвитку підприємства”. Київ, 21-24 березня 2000

48. Павлюк Л.В. Справочник по деловодству, архивному делу і основам работи на комп”ютере. – М.: ИТД, 1999.-303 с.

49. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1997. - 297 с.

50. Палеха Ю.І. Управлінське документування навч.посіб. у 2 ч.- К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2003.- 383 с.

51. Пентилюк І.М. Культура мови і стилістики. - К.: 1986.

52. ПечинковТ.В.,Печинкова А.В. Документаціонное обеспечение діятельности организации: Новий стандарт. ГОСТ р.30-97.- М.: Тандем.- 1999.-208с.

53. Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота. Компьютерное обозрение, № 18-19, 17-23 мая 2000

54. Секретарское дело.- М.:1996.- 496с.

55. Составление и оформление служебних документов.- М.: ЗАО Интел.Сигма.-1999.-224 с.

56. Стенюков М.В. Документи делопроизводства. - М.: 1995.

57. Стенюков М.В. и др. Делопроизводство на малом предприятии. Документи по личному составу.- М.: Приор, 1999.-220с.

58. Старцев О. Трудовий контракт: особливості застосування. Консультант. - 1999 - №29(192)

59. Українське ділове мовлення/ Зарицька, Чиканіна.- Практикум. - Донецьк: 1997.

60. Український правопис /АН України Інститут мовознавства ім.О.О.Потебні; Інститут української мови. - к.: Наук. думка. - 1993.-240 с.

61. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие.- К.: 1988.

62. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення.-К.: 1998 .

Додатки

Додаток А

СТАТУТ

ВАТ “Торговий дім “Україна”

(у редакції від “10” лютого 2003 року)

СТАТТЯ 1. Загальні положення

1.1. Заснування ВАТ “Торговий дім “Україна”. Торговий дім “Україна” (надалі “Товариство”) створене згідно з рішенням Фонду державного майна України від 5 грудня 2002 р. № 36-АТ шляхом перетворення державного підприємства у відкрите акціонерне товариство відповідно до чинного законодавства України.

1.2. Керівне право і юридичні основи діяльності. Заснування торгового дому “Україна” та його діяльність регулюються чинним законодавством України. Товариство у своїй діяльності керується законами України, цим Статутом торгового дому “Україна” (надалі "Статут") з усіма можливими подальшими змінами та локальними нормативними актами, що видаються Товариством для забезпечення своєї діяльності.

1.3. Акціонери. Акціонерами Товариства можуть бути юридичні та фізичні особи.

1.4. Найменування та місцезнаходження Товариства. Това­риство має таке найменування:

1.4.1. Українською, мовою - Торговий дім “Україна” .

1.4.2.Англійською мовою_______________________________________

1.4.3. Товариство має таке місцезнаходження:

Україна, м. Київ - 140, просп. БАЖАНА.

1.5. Строк діяльності. Товариство створене на невизначений термін і продовжує свою діяльність до моменту припинення його діяльності (ліквідації або реорганізації) відповідно до цього Статуту та чинного законодавства України.

1.6. Юридичний статус. Товариство є юридичною особою, створеною у формі відкритого акціонерного товариства відповідно до законодавства України. Товариство може мати статус підприємства з іноземними інвестиціями відповідно до Закону України "Про режим іноземного інвестування". Товариство може здійснювати зовнішньоекономічну діяльність у видах та формах, що прямо не заборонені чинним законодавством України. Товариство може створювати дочірні підприємства, філії та представництва як в Україні, так і за її межами, а також набувати у своє володіння землю, інше нерухоме майно та цінні папери інших юридичних осіб згідно з законодавством України. Товариство набуває прав юридичної особи з моменту його реєстрації. Товариство має свій баланс, банківські рахунки, включаючи рахунки в іноземній валюті круглу печатку, штампи, зареєстровані знаки для товарів і послуг та інші реквізити юридичної особи. Товариство має право від свого імені укладати договори, контракти та інші угоди, набувати майнових та немайнових прав, нести зобов'язання, виступати позивачем і відповідачем у суді, господарському та третейському суді, а також мати інші права, що надаються юридичній особі.

1.7. Обмеження відповідальності. Товариство несе відповідальність за своїми зобов'язаннями перед кредиторами всім своїм майном та активами, а Акціонери несуть відповідальність за борги Товариства тільки у межах належних їм акцій Товариства. Товариство не несе відповідальності за зобов'язаннями держави, а держава не несе відповідальності за зобов'язаннями Товариства. Товариство не несе відповідальності за зобов'язаннями Акціонерів.