Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Приймання вхідних документів

Попередній розгляд (розмітка) секретарем

Реєстрація документів

Доповідь керівнику і розгляд документів керівництвом

Прийняття рішення керівником і направлення документів на виконання

Контроль виконання документів

Формування документів у справи

Використання документів у довідково-інформаційній роботі

Визначення строків зберігання документів

Передача до архіву

Рис.8. Організація роботи з документами

Виконавця та виконуваних ним дій у центральному апараті управління (директораті).

Під час проходження документа за першою схемою (рис.9) він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).

Таким чином, як видно з рис.9, на вході цього процесу – вхідний документ, на виході – проект вихідного документа, який рухається через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом після його реєстрації у службі.

Другий маршрут означає те, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось їз керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. Рух документів за другим маршрутом представлено на рис. 10.

З реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії, справи, що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось з директорів побажає одержати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв’язання, з’ясовування місцезнаходження документа потребуватиме багато часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються загальним відділом, підрозділом, або відповідальною особою. Працівники розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та отримання документа або коли в конверті немає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Не правильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд кореспонденції. Всі документи, що надійшли до організації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів - розподіл їх на ті, що

потребують обов’язкового розгляду керівником підприємства, його заступниками, виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків

Вхідний документ

Обробка вхідної кореспонденції

Вибір виконавця

Канцелярія

Проект вихідного документа для узгодження з керівником

Відповідальний виконавець

Виконавці

Проект вихідного документа

Процес підготовки вихідного документа

Рис. 10. Схема обробки вхідного документа із контролем центрального апарату управління (директорату).

виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання або в перший робочий день після надходження її в неробочий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі відповідні записи. Журнал реєстрації вхідних документів оформляють за такою формою:

Ж У Р Н А Л

реєстрації вхідних документів

Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника підприємства наступні документи:

1. Копії листів, що надійшли до відома;

2. Графіки, наряди, рознарядки;

3. Зведення та інформації, надіслані до відома;

4. Навчальні плани, програми (копії)

5. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо

6. Прейскуранти (копії)

7. Поздоровні листи і запрошення

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

9. Місячні, квартальні, піврічні звіти

10. Форми статистичної звітності

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, у відповідності з якими документи після відповідного оформлення контрольних карток передаються виконавцям. Контрольно-реєстраційна карта, наприклад, Пенсійного фонду України має наступний вигляд:

Якщо в резолюції керівництва виконавцями документа зазначено два управління (відділи, посадові особи) або більше, то оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені - у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструються.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК або журнал. При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від однією косою рискою, наприклад: 415/0 - 13/27, тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів в межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання документів. Про надходження (реєстрацію) документа - позначка робиться на нижньому полі справа першої сторінки документа (реєстраційний штамп);

Про взяття документа на контроль - на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту) пишеться слово “контроль” або літера “К”.

Про виконання документа і направлення документа адресатові, а також направлення його до справи - на нижньому полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатись; дата направлення документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години - не пізніше як наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряються:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

• правильність зазначення адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, що залишається в справах загального відділу (секретаря районного, міського відділів);

• наявність на документі відмітки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.