Материал: Исследование и разработка информационной системы сервисного обслуживания клиентов на примере ООО «Лаборатория ремонта»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
35
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В рамках данного подраздела выполняется обзор существующих систем
документооборота, который возникает во время процесса обслуживания
клиентов компаниями, которые предоставляют услуги населению. Целью
данного анализа является определение основных функций данных систем, их
функциональных характеристик, особенностей функционирования. Рассмотрим
подробнее существующие системы.
1. Система Soft Xpansion. Решение компании Soft Xpansion позволяют
оптимизировать и автоматизировать все процессы, связанные с созданием
документов, их согласование, утверждение, ознакомлением, выполнением
поручений и контроля прохождения документа по всем заданным стадиях.
Решения данной системы базируются на концепции единого информационного
пространства и позволяют создать унифицированную систему работы с любым
содержанием в самых форматах.
Выгоды от внедрения:
– быстрая и качественная обработка входящей, внутренней и исходящей
документации;
– ускорение процессов прохождения и согласования документов внутри
организации;
– сокращение ошибок в работе с документами;
– возможность постановки на контроль определенного документа,
группы документов, выполнение поручений и др.;
– широкие аналитические возможности по параметрам, задаются или
настраиваются;
– возможность групповой работы (в том числе и удаленных
пользователей);
– возможность криптографической защиты данных при пересылке
(защита данных от изменений при передаче);
36
– возможность использования электронной цифровой подписи (в
пределах организации) для точной идентификации документа и подтверждение
его целостности;
– существенное сокращение затрат на подготовку исходной
документации (в том числе большого количества документов для рассылки
клиентам или партнерам)
22
.
Основные характеристики решение:
a) Организация защищенного электронного архива документов.
b) Автоматизация процессов общего делопроизводства (обработка
входящих, исходящих, внутренних документов).
c) Автоматизация договорной деятельности.
d) Автоматизация процесса согласования документов.
e) Оптимизация процесса обслуживания запросов клиентов.
f) Автоматизация документооборота, связанного с процессами продаж и
закупок.
g) Автоматизация делопроизводства, связано с производственными
процессами.
h) Оптимизация процессов наложения резолюций, выдачи поручений.
i) Контроль исполнительской дисциплины (автоматические отчеты о
выполнении поручений).
j) Оптимизация процессов обработки заявок (Service-Desk, заявки на
продукцию, МТЦ и др.).
k) Оптимизация взаимоотношений с поставщиками и клиентами.
l) Сканирование и оцифровка, распознавания и импорт документов.
m) Ведение архивов, управление технической, конструкторской,
проектной документацией.
n) Электронно-цифровая подпись и шифрование.
22
Грекул, В. И. Управление внедрением информационных систем / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л.
Коровкина. - Москва: РГГУ, 2014. – С. 24.
37
o) Интеграция систем электронного документооборота с другими
информационными системами предприятия.
p) Автоматизация кадрового делопроизводства и др.
2. 1С: Предприятие 8. Документооборот КОРП. Для любого
предприятия: бюджетного или коммерческого, торгового или производственного
актуальным является вопрос упорядочение документооборота. У большинства
современных российских предприятий подготовка документов ведется с
помощью программного обеспечения информационных систем и оргтехники, а
их обработки и хранения происходит только на твердых носителях. Такое
противоречие приводит к усложнению поиска нужного документа и снижение
эффективности работы всего коллектива.
Действенным способом совершенствования делопроизводства является
внедрение электронного документооборота. Программных средств для этого
предлагается немало, однако при выборе платформы необходимо проверить,
соответствует ли она законодательству, госстандартам, отечественной практике
и интегрируется с имеющимися на предприятии информационными системами.
Все названные требования удовлетворяет программа «1С: Предприятие 8.
Документооборот КОРП», предложенная фирмой «1С» 23 ноября 2011.
Данное программное обеспечение на платформе «1С: Предприятие 8.2»
решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия
сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
– обеспечение безопасного хранения документов;
– ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов;
– ведение учета обращений граждан/ клиентов;
– ведение учета договоров, начиная от этапа инициации договора,
заканчивая контролем выполнения обязательств и расторжением договора;
– ведение учета и контроля переадресации документов в другие
организации и получение документов от них;
– использование электронной цифровой подписи;
38
– использование документов любых типов и форматов: офисные,
текстовые, документы с изображениями, аудио- и видео файлами, документами
систем проектирования, программами и т.д.;
– автозаполнение документов на основе разработанных шаблонов;
– автоматизация совместной работы пользователей с использованием
таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласования,
утверждения, регистрация документа;
– автоматизированная загрузка документов из электронной почты
загрузка файлов со сканера;
– ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников;
– обмен данными в режиме онлайн и оффлайн с другими типовыми
конфигурациями 1С
23
.
3. Описание программы «M.E.Doc». Компьютерная программа
"M.E.Doc" предназначена для эксплуатации на IBM-совместимых персональных
компьютерах.
Рекомендуемая конфигурация компьютера необходима для установки и
функционирования программы:
a) Процессор Pentium - с тактовой частотой (1,8 - 2) ГГц и быстрее
(многоядерный - от 1,6 ГГц и быстрее).
b) Оперативная память - не менее 2Гб.
c) Не меньшее 1,5 (3) Гб свободного места на жестком диске.
d) Устройство для чтения USB-накопителей.
e) Устройство для чтения CD-дисков.
f) Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768).
g) Манипулятор типа мышь.
Компьютерная программа корректно работает на компьютерах с
установленными операционными системами: Windows Server 2003, Windows XP
(SP2, SP3), Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2008, Windows 8,
Windows 10, Windows Server 2012.
23
Гартвич А. 1С:Упрощенка 8.3 с нуля. 77 уроков для начинающих. – БХВ-Петербург.: 2016. – С. 14-18.
39
Также для корректной работы программы в региональных настройках ОС
должен быть установлен российский языковой стандарт.
Операционная система должна поддерживать кириллицу. На компьютере
должен быть установлен пакет MS Office (приложения Word и Excel).
Программа «М.Е.Dоc» предназначена для работы с электронными
документами, а именно: договорами, актами выполненных работ, накладными и
отчетностью.
Для придания юридического статуса электронным документам
пользователю нужно иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП)
24
.
Программа имеет следующие модули:
a) «Электронный документооборот». Регистрация накладных (налоговых)
в ЕРНН, а также для осуществления обмена документацией с контрагентом.
Расширенная версия модуля: «ЭДО с дополнительными возможностями»
b) «Отчетность». Для предоставления контролирующим органам любого
типа отчетности.
c) «Корпорация». Если необходимо объединить документацию
нескольких предприятий одной масштабной структуры.
d) «Зарплата». Для простого и четкого расчета и начисления заработной
платы, а также управления служащими.
e) «Банковские счета». Этот сервис предназначен для своевременной и
автоматизированной рассылки уведомлений касательно открытия либо закрытия
счетов.
Наиболее функциональной и подходящей системой для поставленной
задачи является система 1С Предприятие, это связано с большим набором
функций и невысокой стоимость продукта.
24
Лушников, В. В. 1С: Документооборот. 200 вопросов и ответов / В.В. Лушников, А.В. Бондарев. - М.:
1С-Паблишинг, 2015. – С. 98.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/8716