Дипломная работа: Маркетинг проекта на примере выставки "Парк роботов"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
Проанализируем этапы выставочной деятельности более подробно с точки
зрения участника выставки. Процесс подготовки к выставке можно разделить
на несколько этапов (рис.1):
Рисунок 1.Этапы выставочной деятельности
12
За обусловленный фиксированный срок, не позже, чем за месяц до
начала выставки, заполняется и отправляется в адрес оргкомитета заявка на
участие в выставке
13
. В заявке указывают все реквизиты организации (страна,
адрес (телефон), номер расчетного счета). Сущность заявки состоит в
предварительной регистрации и бронировании выставочной площади.
Письмо-заявка подтверждает согласие организации с положениями данной
выставки и правилами ее проведения. Это, в своем роде, является договором
между сторонами. После получения заявки, в адрес организации высылают
подтверждение о регистрации организации в каталоге участников и
выделении требуемого числа места при условии оплаты. Оплата должна
производиться на протяжении 5-10 дней.
Организации-участнику организаторы выставки могут предоставить и
дополнительные услуги. Наиболее распространенные дополнительные
услуги - аккредитация, публикация в каталогах, услуги переводчиков,
изготовление вывески и фирменной рекламы
14
.
12
Выставочная деятельность// http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a101/43817.html
13
Шарков Ф.И. Выставочный коммуникационный менеджмент. – М.: Альфа-Пресс, 2016. – с.67
14
Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом. - М.:
Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2015. - С. 32
1. Составление плана деятельности до
выставки и на период проведения выставки
2. Назначение ответственных лиц
3. Учет возможных расходов, связанных с
проведением выставки
4. Формирование выводов для дальнейшего
использования в будущем
18
Организации, которые участвуют в выставке, во многих случаях
изготавливают собственные эксклюзивные материалы для выставки, в
специализированных фирмах и тем самым, повышают качество экспозиции,
это наглядно демонстрирует профессионализм и индивидуальный подход. Но
при этом повышаются затраты фирмы-участника, что ведет к удорожанию
выставочного стенда
15
.Потому организация может и не обращаться в
специализированную фирму для изготовления выставочного стенда, а
заключать специальное соглашение в приложении к договору на аренду
площади, соответственно требованиям организации – участника выставки. В
соглашении следует конкретно оговаривать все нужные моменты
экспозиции, сроки и цены.
Следующий очень важный момент - доставка и размещение
экспозиционных материалов на стенде. Организация обязана загодя готовить
письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение
на ввоз (вывоз) выставочных материалов. Подобная заявка должна заключать
детальный перечень ввозимых выставочных материалов. Письмо составляют
в адрес фирмы-организатора выставки, на имя директора
16
.
Итак, организация участия фирмы в выставке на должном уровне, это
является трудоемким процессом, который включает в себя застройку
выставочной площади, доставку выставочного груза, организацию поездки
представителей организации – экспонента на выставку. Поскольку плохо
оформленный стенд или плохо обученные работники – все это может не дать
возможности окупать вложенные средства. От того, как подготовлена
выставка, зависит ее успех
17
. Потому рекомендуется обратиться в
специализированную компанию, предоставляющей полный комплект
выставочных услуг.
15
Добробабенко Е.В. Выставка под ключ. Готовые маркетинговые решения. - СПб.: Питер, 2017 . – с.78
16
Александрова Н., Филоненко И. Выставочный менеджмент: Стратегии управления и маркетинговые
коммуникации. М: РИА Проэкспо 2016. – с.56
17
Добробабенко Е.В. Выставка под ключ. Готовые маркетинговые решения. СПб.: Питер, 2017. – с.110
19
Таким образом, сделаем вывод, что список услуг современного
выставочного предприятия - довольно обширный.
Реально процесс подготовки выставочного проекта разделен во
времени, в пространстве, человеческих ресурсах. Любой из этапов
подготовки имеет стандартный по своей структуре комплект
организационных мероприятий и соответственного им документооборота.
Следовательно, подготовка и осуществление выставочного проекта
может представляться в виде организационного плана, который и есть
эффективный инструмент контроля отдельных этапов подготовки выставки.
План делит процесс подготовки выставки на этапы и указывает мероприятия,
которые должны быть реализованы в рамках каждого из них
18
.
Одни из основных пунктов осуществления плана подготовки и
проведения выставки:
1. Перед выставкой - приглашение гостей, рассылка информационных
материалов (по почте, на электронную почту и т.д.), подготовка и
размещение анонса выставки и др. информации;
На данном этапе следует учитывать ряд стандартных ошибок:
приглашать посетителей на стенд необходимо заблаговременно, с помощью
рассылок, на семинарах и корпоративных мероприятиях компании и т.д. При
этом важно верно определить целевую аудиторию
19
. Следует избегать
«одновременного» приглашения (т.е. на одно и то же время) на посещение
стенда и на посещение тематической конференции, которая проходит в
составе выставки или в период проведения выставки в другом месте
20
.
2. Сбор и обработка информации во время работы на выставке
(конкуренты, заказчики, потенциальные клиенты и т.д.), интервьюирование
выбранной аудитории;
18
Выставочная деятельность// http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a101/43817.html
19
Баринов С.Б. Выставочная деятельность как способ позиционирования на рынке//
http://www.marketing.spb.ru/lib-research/segment/exhibition.htm
20
Добробабенко Е.В. Выставка под ключ. Готовые маркетинговые решения. СПб.: Питер, 2017. – с.112
20
Успех мероприятия во многом зависит от того, как грамотно и
адекватно выполнена выработка разнообразных форм сбора информации,
систематизации и ее анализа
21
.
В данное время развитие информационных технологий, обмен и
получение информации совершается постоянно. И в следствии роста объемов
входящих данных на первое место выходит dsработка критериев обработки
информационных потоков.
Например, Стровский Л.Е. рекомендует такой набор показателей,
которые целесообразно проанализировать:
1. Число посетителей стенда, их качественный состав (должность,
способность и полномочия принимать решения, региональный состав,
присутствие среди посетителей специалистов по предлагаемой тематике и
т.д.). Для получения такой информации целесообразно провести
анкетирование.
2. Количество проведенных переговоров. Заполнение специального
листа переговоров обязательно для облегчения сбора и анализа информации
о потенциальных заказчиках, их потребностях и координатах. Здесь же
фиксируется информация о качественной составляющей переговоров
(готовность к покупке, сбор технической информации и т.д.). При работе с
заказчиками после окончания выставки необходимо особо отмечать
переговоры, финалом которых являются сделка, заключение договора.
3. Информация о конкурентах (планы развития, новые товары и
услуги, стратегические изменения в политике компании и т.д.)
22
. Эту работу
(от разработки до реализации) целесообразно поручить компании-
профессионалу в организации сбора и обработки информации, так как при
современном насыщении рынка трудно получить достоверную информацию
о деятельности конкурентов
23
.
21
Баринов С.Б. Выставочная деятельность как способ позиционирования на рынке//
http://www.marketing.spb.ru/lib-research/segment/exhibition.htm
22
Стровский Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности. М.: Юнити-Дана, 2015. – с.210
23
Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга // Вопросы экономики, 2011. - № 3.- с.11
21
3. Работа в павильоне в качестве стендовиков. Выбор и подготовка
сотрудников, которые будут работать на выставке, и решать поставленный
комплекс задач — вопрос очень трудный.
Следует отметить, что большинство предприятий-участников выставок
этот вопрос зачастую решает довольно просто — делегируют на выставку
кого-либо из сотрудников компании (чаще всего менеджеров отдела
продаж)
24
. Однако работа на выставке имеет свои особенности, поэтому даже
опытный сотрудник отдела продаж может оказаться малоэффективным во
время проведения выставки. Таким образом, следует уделять больше
внимания уровню подготовки работающих на стенде специалистов
25
.
В литературных источниках рассматриваются два пути решения
проблемы кадрового обеспечения выставочной деятельности:
1. отбор, инструктирование собственных сотрудников;
2. приглашение готовых профессионалов из специализированных
компаний
26
.
3. Целевое распространение рекламных материалов о товарах и
услугах;
Специалисты отмечают, что на современном этапе эффективно
разместить информацию на стенде и разложить рекламную продукцию и
образцы недостаточно. Необходимо заранее продумать целевое
распространение рекламных материалов среди гостей и участников выставки
и правильно его организовать
27
.
4. Подготовка аналитических справок, отчетов, репортажей с
фотоматериалами по итогам выставки;
После завершения выставочного мероприятия необходимо оценить
эффективность проведения выставки и полученную информацию. Без оценки
эффективности невозможно эффективное планирование следующих
24
Шарков Ф.И. Выставочный коммуникационный менеджмент. – М.: Альфа-Пресс, 2016. – с.29
25
Баринов С.Б. Выставочная деятельность как способ позиционирования на рынке//
http://www.marketing.spb.ru/lib-research/segment/exhibition.htm
26
Петелин В.Г. Стендист торгово-промышленной выставки. Секреты мастерства. М., 2010. – с.31
27
Литвинов В.В. Практика современной экспозиции: Монография. Рудизайн, 2015. — С.35
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/9733