Диссертация: Разработка автоматизированной системы управления автомобильными грузоперевозками

Перечень верхнеуровневых бизнес-процессов деятельности логистической компании, занимающейся автомобильными грузоперевозками представлен в таблице 1.

Таблица 1. Идентификация бизнес-процессов

Формализация бизнес-процессов.

После выделения ключевых верхнеуровневых бизнес-процессов необходимо произвести их формализацию - классифицировать перечень получившихся процессов, а также построить графическую модель в целях получения наглядного визуального представления [31, 32].

Среди бизнес-процессов организации, занимающейся автомобильными грузоперевозками, имеет смысл выделить две группы - основные процессы и вспомогательные процессы.

Основные процессы описывают ключевую профильную деятельность предприятия - в эту группу включаются бизнес-процессы планирования и диспетчеризации грузоперевозок.

Вспомогательные процессы предполагают обеспечение и поддержку инфраструктуры для реализации основных процессов. В эту группу можно включить как сугубо специализированные процессы отрасли, такие как техническое обслуживание ТС/оборудования и составление расписания и графика работы водителей, так и типовые вспомогательные процессы организации: бухгалтерия и налоговый учёт, отчетность и аналитика, юридическое обеспечение, администрирование автоматизированных систем и IT обеспечение, ценообразование и обеспечение безопасности, а также управление персоналом.

В качестве инструмента для построения графической модели была выбрана методология ARIS, так как она предоставляет широкий ряд возможностей для проектирования бизнес-процессов с различной степенью детализации с использованием простых и понятных объектов и связей [33, 34].

Графическая модель бизнес-процессов верхнего уровня представлена на рис. 7.

Рисунок 7 - Бизнес-процессы верхнего уровня

В рамках решения поставленной в первой главе проблемы неэффективного планирования и управления грузопотоками целесообразно произвести детальный анализ основных процессов, отвечающих за управление грузоперевозками - планирования и диспетчеризации. Для глубинного разбора необходимо детализировать данные процессы до второго уровня (выделить их составные блоки и процедуры), а также составить событийную цепочку процессов (англ. Event Process Chain, EPC) [35, 36].

Планирование.

Одним из ключевых бизнес-процессов отрасли является планирование грузоперевозок - комплекс решений, направленный на организацию эффективной с точки зрения ресурсозатратности перевозки груза с минимизацией рисков. Процесс планирования состоит из четырех блоков: формирование заявок на грузоперевозки, поиск исполнителей на сформированные заявки, подтверждение заявок, а также их изменение и отмена.

Формирование заявок предполагает регистрацию запроса на перевозку груза, определение требований к грузоперевозке, составление маршрута с учётом всех промежуточных точек пути, а также консолидацию собранной информации в форме заявки на грузоперевозку.

На этапе поиска исполнителей происходит составление перечней существующих заявок на грузоперевозки и доступных исполнителей, а также сопоставление этих перечней на предмет формирования и ранжирования вариантов распределения исполнителей на заявки и их последующее назначение на грузоперевозки.

Подтверждение заявок состоит из формирования сопроводительной документации и подготовки к рейсу, а их изменение/отмена предполагает изменение условий грузоперевозки или отказ от услуги как грузоотправителем, так и грузоперевозчиком.

Формализованная модель процесса планирования, детализированная до второго уровня, представлена на рис. 8.

Рисунок 8 - Модель второго уровня бизнес-процесса «Планирование»

В целях составления событийной цепочки процессов необходимо осуществить подробный разбор каждого этапа бизнес-процесса планирования.

Формирование заявок.

Процесс формирования заявок начинается с момента возникновения потребности в грузоперевозке. В случае возникновения такой потребности заявка на перевозку груза инициируется специалистом по планированию грузоперевозок.

Важно отметить, что в зависимости от типа заявки роль специалиста по планированию может выполнять как представитель грузоотправителя, так и представитель грузополучателя (например, в случаях, когда исполнителя нанимает грузополучатель, или же грузополучателем осуществляется самовывоз грузов).

После определения типа заявки, идентификации грузоотправителя и присвоении заявке номера производится сбор требований к грузоперевозке: тоннажность и паллетовместимость транспортного средства, тип его разгрузки и необходимость наличия гидроборта, тип кузова, а также типы требуемых пропусков.

Стоит упомянуть, что информация о грузополучателе на этом этапе не является существенной, так как требования к грузоперевозке задаются грузоотправителем.

Затем организуется формирование маршрута - задаются точки погрузки и разгрузки автомобиля, порядок их посещения, даты и время прибытия (с учётом часового пояса), а также длительность нахождения автомобиля на точках.

Как только все информация о грузоперевозке собрана, производится проверка корректности данных. В случае, если не требуется дополнительных корректировок, производится переход к этапу «Поиск исполнителей».

Модель процедур процесса «Оформление заявок» изображена на рис. 9.

Рисунок 9 - Модель процедур процесса «Оформление заявок»

Поиск исполнителей.

После постановки задания на поиск исполнителей менеджером по планированию грузоперевозок (который также может представлять как грузоотправителя, так и грузополучателя) производится отправка в планирование определённого количества заявок (рейсов).

В процессе планирования, наряду с формированием пула заявок, формируется пул исполнителей на основании расписания их доступности. Затем происходит генерация вариантов распределения исполнителей по заявкам в зависимости от доступности автомобилей (по времени и местоположению), а также соответствии транспортных средств требованиям, указанным в заявке (тоннажность, паллетовместимость, тип разгрузки/наличие гидроборта, тип кузова, типы пропусков).

После этого производится ранжирование вариантов распределения в целях оптимизации таких параметров, как холостого пробега, временных простоев, стоимости выполнения рейса, используемого типа кузова (к примеру, использование кузова-изотерма для грузов, не требующих специальных температурных условий, обычно не является эффективным решением), а также рейтинга водителя (на основании статистики выполненных им рейсов).

На основании ранжированных вариантов распределения формируется матрица распределения, задающее соответствие заявкам и оптимальным для их выполнения грузоперевозчикам. В соответствии с этой матрицей производится назначение исполнителей на заявки.

В случае согласия грузоперевозчика на выполнение рейса производится переход к этапу «Подтверждения заявок», а из нераспределённых заявок составляется специальный пул, подлежащий повторной отправке в планирование.

Модель процедур процесса «Поиск исполнителей» изображена на рис. 10.

Рисунок 10 - Модель процедур процесса «Поиск исполнителей»

Стоит упомянуть, что такие этапы, как формирование и ранжирование вариантов распределения исполнителей на заявки, а также составление матрицы распределения, имеют большой потенциал для автоматизации, которая позволит сократить затраты на ручную работу, повысить эффективность планирования, а также минимизировать риски ошибок.

В случаях, когда в грузоперевозке не участвует посредник (грузоотправитель осуществляет перевозку грузов своими силами, или же организуется самовывоз грузов грузополучателем), алгоритм поиска исполнителей не требуется и исключается из процесса.

Подтверждение заявок.

После получения согласия от исполнителя на выполнение рейса менеджером по взаимодействию с контрагентами производится подготовка контракта на грузоперевозку (договора на оказания транспортных услуг), в котором фиксируются требования к транспортному средству, детали маршрута, а также информация о водителе.

В случае успешного согласования договора формируется сопроводительная документация - путевой лист и товарно-транспортная накладная (ТТН). Путевой лист служит для протоколирования работы автомобиля и его водителя, а ТТН предназначена для учёта движения груза.

По факту готовности оформленного и подписанного пакета документов на грузоперевозку исполнителем организуется подготовка к рейсу: проверяется состояние ТС, производится настройка необходимого оборудования, а также инструктаж водителя и передача сопроводительной документации. В случае успешной проверки исполнитель информирует о готовности к рейсу.

Модель процедур процесса «Подтверждение заявок» изображена на рис. 11.

Рисунок 11 - Модель процедур процесса «Подтверждение заявок»

Изменение/отмена заявок.

Потребность в изменении или отмены заявки может возникнуть на различных этапах процессов планирования и диспетчеризации грузоперевозки.

В зависимости от инициатора изменения заявки варьируется набор и последовательность процедур бизнес-процесса. Если инициатором является грузоотправитель или грузополучатель (что возможно по причине появления новых требований к грузоперевозке или же корректировки ее маршрута), то вносимые в лице менеджера по планированию грузоперевозки изменения согласуются с исполнителем, после чего менеджером по взаимодействию с контрагентами производится обновление и переподписание договора на оказание транспортных услуг, а также необходимые корректировки сопроводительной документации.

При поступлении запроса на изменение заявки от исполнителя (например, ввиду необходимости замены ТС или водителя, что может повлиять на цену грузоперевозки), для осуществления успешного переоформления и согласования документации и дальнейшего начала/продолжения рейса необходимо получить согласие менеджера по планированию грузоперевозок.

Если стороны не договорились о вносимых изменениях, а также в случаях отмены заявки грузоотправителем/грузополучателем или отказ от её выполнения рейса исполнителем, производится расторжение договора о грузоперевозке, а также расчёт и выплата неустойки в случае её наличия со стороны лица, ответственного за изменение/отмену заявки. Со стороны грузоотправителя/грузополучателя расторжением договора и неустойкой занимается менеджер по взаимодействию с контрагентами.