Модель процедур процесса «Изменение/отмена заявок» изображена на рис. 12.
Рисунок 12 - Модель процедур процесса «Изменение/отмена заявок»
Диспетчеризация.
Вторым основным бизнес-процессом автомобильных грузоперевозок является диспетчеризация: в отличие от процесса планирования, отвечающего за организацию рейсов, в диспетчеризации осуществляется контроль и оперативное дистанционное управление процессами грузоперевозок.
Важно отметить, что в процедурах диспетчеризации большое значение имеет роль диспетчера - специального должностного лица, в обязанности которого входит координация грузоперевозки путём мониторинга и оперативной передачи информации между задействованными объектами. В ряде случаев действия диспетчера имеют потенциал к автоматизации, поэтому необходимо осуществить детальный разбор процедур бизнес-процесса.
Процесс диспетчеризации состоит из четырех блоков: движение транспортного средства, его погрузка и разгрузка, а также оперативный контроль автомобиля и водителя на всех этапах пути.
В блок движения входит процедура начала движения транспортного средства, посещение точек погрузки и разгрузки, а также завершение рейса.
Погрузка предполагает прибытие ТС на точку погрузки, выполнение отгрузки, оформление документации и убытие ТС с точки погрузки.
Процедуры разгрузки схожи с погрузкой - в них включаются прибытие ТС на точку разгрузки, приёмка груза, формирование документов приёма-передачи груза и убытие ТС с точки разгрузки.
Блок оперативного контроля состоит из контроля выполнения маршрутов рейса, контроля состояния транспортного средства, его оборудования и перевозимых грузов, оперативных корректировок рейсов, оперативных воздействий в нештатных ситуациях, а также формирования отчетности о рейсах.
Формализованная модель процесса диспетчеризации, детализированная до второго уровня, представлена на рис. 13.
Рисунок 13 - Модель второго уровня бизнес-процесса «Диспетчеризация»
В целях детального анализа и составления событийной цепочки процессов следует отдельно рассмотреть каждый блок бизнес-процесса. В отличие от некоторых процедур планирования, блоки диспетчеризации не являются последовательными процессами.
Движение.
В данном процессе описывается движение транспортного средства по заданному маршруту. В зависимости от путевого листа в процессе движения могут быть осуществлены остановки для выполнения погрузки и разгрузки, во время которых процесс ожидает своего продолжения.
Следует упомянуть, что в рамках процесса движения на точках погрузки и разгрузки внимание уделяется нахождению транспортного средства в геозонах соответствующих точек в течение запланированного времени, а непосредственное выполнение задач погрузки и разгрузки рассматривается в отдельных процессах ввиду наличия факторов, не имеющих отношения к процессу движения и требующих особого рассмотрения и контроля.
Процесс начинается с инициации рейса, в рамках которой водитель занимает свое рабочее место и включает необходимое для рейса оборудование - автомобильный трекер и набор датчиков для мониторинга и контроля движения транспортного средства и перевозимого в нем груза. Как только оборудование готово, водителем производится отчёт о начале рейса.
Затем транспортное средство начинает движение к первому пункту маршрута - точке погрузки. Движение происходит согласно выданному водителю путевому листу, содержащему информацию о всех необходимых к посещению промежуточных точек маршрута.
По прибытии на точку погрузки водитель отчитывается представителю грузоотправителя - менеджеру по отгрузкам, и ожидает постановку автомобиля на выделенные для выполнения погрузки ворота. Далее специалистом осуществляется погрузка необходимых грузов.
После выполнения погрузки водитель отчитывается перед своей транспортной компанией о совершении погрузки и получает от грузоотправителя товарно-транспортную накладную, которая состоит из двух частей - товарной, описывающей состав грузов, и транспортной, предназначенной для расчётов между сторонами грузоперевозки.
Как только документация на груз получена, водитель отчитывается о продолжении движения и покидает точку погрузки. Важно отметить, что оперативные отчеты об остановках и продолжении движения являются необходимой процедурой для эффективного контроля и управления грузоперевозкой, так как они вносят прозрачность в процесс движения транспортного средства и предотвращают возможные задержки по вине водителя или контрагентов грузоперевозки.
После первичной погрузки в зависимости от заданного маршрута водителю необходимо либо посетить дополнительные точки погрузки, либо прибыть на одну или несколько разгрузочных точек.
Процедура разгрузки транспортного средства с точки зрения водителя имеет много общего с процедурой погрузки. Из отличий можно выделить участие менеджера по поставкам от лица грузополучателя, а также формирование акта приёма-передачи груза.
После посещения всех точек погрузки и разгрузки рейс завершается, что означает прекращение диспетчеризации данного транспортного средства.
Модель процедур процесса «Движение» изображена на рис. 14.
Рисунок 14 - Модель процедур процесса «Движение» (часть 1)
Рисунок 15 - Модель процедур процесса «Движение» (часть 2)
Погрузка.
Процесс погрузки транспортного средства является частью общего процесса отгрузки товаров грузоотправителем и описывает непосредственные процедуры погрузочных работ.
Как только транспортное средство прибыло на точку погрузки, осуществляется подготовка к его постановке на ворота. Ворота для погрузки представляют из себя комплекс механизмов, предназначенных для эффективного и безопасного выполнения погрузочно-разгрузочных работ.
В рамках подготовки к постановке транспортного средства на ворота водителю выписывается пропуск, дающий право на въезд на территорию погрузки. Затем, в зависимости от особенностей автомобиля (его габаритов, вида кузова, наличия гидроборта), а также от имеющегося оборудования, определяется, какими способами и средствами будет осуществляться процесс погрузки. Подготовкой со стороны грузоотправителя занимаются как менеджер по отгрузкам, так и непосредственный специалист по погрузке.
После отчета водителя об успешной постановке транспортного средства на ворота специалистом производится погрузка автомобиля (вручную или с помощью специальных механизмов).
Важно отметить, что порядок и регламент погрузки товаров может зависеть как от требований к транспортировке каждого товара в отдельности (определяется маркировкой на упаковке груза), так и от очерёдности разгрузки товаров в случае наличия нескольких точек разгрузки.
По окончании погрузки грузоотправителем формируется документация на грузоперевозку - товарно-транспортная накладная. После передачи накладной водителю транспортное средство покидает точку погрузки, и отгрузка считается выполненной.
Модель процедур процесса «Погрузка» изображена на рис. 15.
Рисунок 16 - Модель процедур процесса «Погрузка»
Разгрузка.
Процесс разгрузки транспортного средства включается в процесс приёма-передачи грузов грузополучателем и описывает этапы выполнения разгрузочных работ.
По последовательности и составу процедур процесс разгрузки имеет схожести с предыдущим процессом. Как и в погрузке, после прибытия транспортного средства на точку производится подготовка его постановки на ворота - оформление пропуска водителю автомобиля и определение алгоритма и используемых ресурсов для выполнения разгрузки транспортного средства. Со стороны грузополучателя подготовкой занимаются менеджер по поставкам и специалист по разгрузке.
После успешной постановки автомобиля на ворота и получения соответствующего отчёта начинается непосредственное выполнение разгрузки.
Стоит упомянуть, что при погрузке и разгрузке транспортного средства может использоваться ряд специальной техники, такой как авто- и электропогрузчики, а также транспортеры (конвейеры). Автопогрузчики работают на двигателе внутреннего сгорания и обычно применяются при разгрузке на открытых площадках, а электропогрузчики - в закрытых помещениях.
Как правило, крупные распределительные центры и станции кросс-докинга имеют широкий ассортимент оборудования для проведения погрузочно-разгрузочных работ, включая автоматизированные системы, не требующие постоянного ручного контроля.
Как только погрузка завершена, грузополучатель формирует акт приёма-передачи грузов и передает документ водителю, после чего транспортное средство покидает зону разгрузки.
Модель процедур процесса «Разгрузка» изображена на рис. 16.
Рисунок 17 - Модель процедур процесса «Разгрузка»
Оперативный контроль.
Оперативный контроль процессов грузоперевозки производится диспетчером и предполагает своевременную оценку состояния перевозки, выявление отклонений от плановых параметров, а также принятия необходимых мер для их устранения.
Следует выделить два основных объекта контроля - маршрут грузоперевозки, проверяемый на предмет соответствия путевому листу, и состояние транспортного средства и груза, которое должно удовлетворять требованиям к грузоперевозке. Как правило, контроль осуществляется с помощью мониторинга данных, полученных с автомобильных трекеров (информация о местоположении и состоянии транспортного средства).
При возникновении отклонений определяется необходимость оперативного воздействия - оперативной корректировки рейса или оперативной реакции на нештатную ситуацию (например, фигурирование недопустимых показатели бортового оборудования). Диспетчер определяет причину возникшего отклонения или нештатной ситуации и предпринимает меры для их устранения.
Стоит отметить, что в некоторых случаях наличие отклонений не требует оперативного воздействия - к примеру, опоздание прибытия транспортного средства на точку маршрута.
В результате этих процедур для дальнейшей аналитики выполненных грузоперевозок с целью повышения их качества и эффективности происходит формирование отчётов об отклонениях, внештатных ситуациях, оперативных воздействиях диспетчера, а также общих отчётов о фактически выполненных рейсах.
Модель процедур процесса «Оперативный контроль» изображена на рис. 17.
Рисунок 18 - Модель процедур процесса «Оперативный контроль»
В рамках решения поставленной проблемы неэффективного управления грузопотоками необходимо выявить и проанализировать бизнес-процессы отрасли автомобильных грузоперевозок. Для выявления бизнес-процессов следует использовать общий стандартизированный подход к организации и исполнению грузоперевозок на основании лучших практик существующих компаний, а также законодательных ограничений. Такой подход обеспечит создание оптимизированной схемы бизнес-процессов с возможностью их дальнейшей автоматизации посредством IT-систем.
В целях качественного анализа необходимо провести идентификацию и формализацию бизнес-процессов. Идентификация предполагает определение перечня верхнеуровневых процессов, а формализация направлена на глубинный разбор каждого выявленного процесса и разработку его графических представлений.
В рамках деятельности логистической компании фигурируют 12 верхнеуровневых бизнес-процессов: планирование грузоперевозок, их диспетчеризация, техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, расписание и график работы водителей, бухгалтерия и налоговый учёт, отчётность и аналитика, юридическое обеспечение, обеспечение безопасности, управление и настройка АС, IT обеспечение, ценообразование и работа с контрагентами, а также управление персоналом.
Процессы разделяются на две группы - основные процессы, описывающее ключевую профильную деятельность предприятия, и вспомогательные процессы, обеспечивающие инфраструктуру для функционирования основных процессов. В основные процессы входят планирование и диспетчеризация грузоперевозок.
Для решения проблемы неэффективного управления целесообразно провести анализ группы основных процессов - необходимо детализировать процессы до второго уровня, а также составить событийную цепочку процессов (англ. Event Process Chain, EPC).
Процесс планирования состоит из четырех блоков: формирование заявок на грузоперевозки, поиск исполнителей на сформированные заявки, подтверждение заявок, а также их изменение и отмена. В процесс диспетчеризации также включаются четыре блока: движение транспортного средства, его погрузка и разгрузка, а также оперативный контроль автомобиля и водителя на всех этапах пути.
По результатам детального разбора процессов и процедур каждого блока планирования и диспетчеризации, а также составления графического представления в форме событийной цепочки процессов, видно, что ряд действий имеют потенциал к автоматизации (например, формирование и ранжирование вариантов распределения исполнителей на заявки в рамках поиска исполнителей процесса планирования, а также уведомления об отклонениях и внештатных ситуациях в процессах диспетчеризации).