Материал: Інноваційний менеджмент

Для обеспечения соответствия по техническим, затратным, временным ограничениям проекта – определение сути управления проектом, предложенное Институтом управления проектами (США):

«Управление проектом – искусство руководства человеческими ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта, выполняемое с помощью системы современных методов и техники управления. С целью достижения определенных проектом результатов относительно состава и объема работ, стоимости, времени, качества и удовлетворения участников проекта».

5.2. Жизненный цикл проекта

Любой проект, точно также как и любой план, независимо от сложности и объема ресурсов, должен пройти в своем развитии определенные этапы: от состояния, когда проекта еще нет, до состояния, когда проекта уже нет.

Жизненный цикл проекта – промежуток времени и совокупность проектных действий от момента появления проекта до момента его окончательного закрытия.

Что считать моментом появления проекта? Иногда за начало проекта принимают момент рождения идеи, особенно если появление идеи связано с предварительным сознательными поисками идеи. Но чаще всего началом проекта считают начало его реализации, связанные с началом его финансирования.

Что считать моментом окончательного завершения проекта?

• моментом окончательного закрытия проекта можно считать: завершение работ по реализации проекта, т.е. внедрение проекта в действие (применительно к инновационной товарной политике – выпуск опытной или опытно-промышленной партии нового товара или начало промышленного выпуска);

• достижение ожидаемых результатов проекта (инновационная товарная политика – завоевание определенной доли рынка, определенной прибыли, определенного объема реализации и т.д.). В некоторых случаях жизненный цикл проекта нового товара может включать жизненный цикл товара как такового, только в этом случае можно достичь определенных экономических результатов проекта;

• окончание финансирования проекта.

Жизненный цикл проекта определяет:

1. объем работ, которые должны быть выполнены на каждом этапе проекта;

2. численность и квалификацию персонала, необходимую для выполнения этих работ;

3. продолжительность проекта как сумму продолжительности выполнения этапов с учетом возможности параллельного выполнения некоторых этапов.

Жизненный цикл проекта состоит из определенного количества фаз. Каждая фаза определяется завершением одного или нескольких действий по реализации проекта. Результатом действий обязательно должен быть какой-то материальный продукт, который можно проверить. Например: технико-экономическое обоснование, сетевой график, расчет себестоимости, опытный образец и т.д. Материальным продуктом, свидетельствующим о завершении фазы проекта, может быть какой-то согласованный документ. Каждая фаза проекта должна заканчиваться выводом: в котором приводится:

Общее обозрение ключевых действий (работ);

Рекомендации по следующей фазе проекта – быть ей или не быть;

Определение ошибок и рекомендации по их исправлению, если это не выполнено в ходе реализации рассматриваемой фазы.

Фаза всегда - завершение каких-то действий (работ) с осязаемым результатом.

Единого типа жизненного цикла проектов не существует. Наибольшее распространение получили несколько основных концепций:

1. Концепция всемирного банка

2. Строительная концепция

3. Последовательная концепция

По концепции всемирного банка (World Bank) жизненный цикл проекта состоит из трех фаз: доинвестиционная, инвестиционная, эксплуатационная. Начальная (доинвестиционная) фаза проекта включает выполнение следующих работ:

Исследование рынка нового продукта;

• анализ условий для выполнения первоначальной идеи и разработка концепции проекта;

• анализ инвестиционных возможностей (оценка жизнеспособности проекта);

• предварительное технико-экономическое обоснование проекта;

• экологическое обоснование;

• экспертиза;

• разработка предварительного плана проекта;

• согласованный и утвержденный документ: выводы о инвестиционных возможностях.

• Инвестиционная фаза включает следующие работы:

• разработка плана исследовательских работ по разработке нового товара;

• задание на разработку технико-экономического обоснования производства нового товара;

• разработка и согласование ТЭО;

• разработка планов поставок оборудования;

• разработка планов поставок оборудования;

• разработка планов материально-технического обеспечения;

• проектно-строительные работы (при необходимости);

• контракты на поставку оборудования и материальных ресурсов;

• выполнение строительно-монтажных работ;

• подготовка (обучение) персонала;

• мониторинг и контроль.

Завершение фазы: утвержденный акт о приеме в эксплуатацию нового производственного участка по производству нового товара (реконструированного), контракты на поставку материальных ресурсов.

Эксплуатационная фаза включает следующие работы:

• выпуск опытной партии нового товара;

• развитие производства до обусловленных проектом объемов;

• закрытие проекта. Анализ результатов.

Заключительный документ: акт о закрытии проекта.

Строительная концепция.

Жизненный цикл состоит из четырех фаз:

• технико-экономического обоснования;

• планирование и проектирование (базовый проект, стоимость и календарный план);

• производственная – производство, поставки;

• сдача в эксплуатацию.

«Информационная» концепция.

Содержит шесть фаз:

• осознание проблемы;

• формулирование требований;

• конструирование системы;

• реализация;

• апробация;

• обслуживание.

«Последовательная» концепция.

Фазы жизненного цикла проекта:

1. Зарождение: концепция, определение возможностей.

2. Роста: планирование, конструкторские и технологические разработки.

3. Зрелость: материально-техническое обеспечение, производство нового товара.

4. Окончание: рост производства до заданных объемов.

«Последовательную» концепцию жизненного цикла проекта можно применять для небольших по объемам инновационных процессов, связанных, например, с внедрением в производстве несложных в техническом исполнении товаров или при модернизации или модификации существующих.

Для оценки значимости каждой фазы жизненного цикла целесообразно представить затраты, которые потребуются для ее реализации.

Рис. 5.1. График «последовательной концепции» жизненного цикла проекта

На графике в % показана доля людей, задействованных на отдельных этапах реализации проекта (на примере чисто строительного проекта).

3. . Структура проекта

5.3.1. Основные задачи и этапы процесса структуризации

Чтобы проектом управлять, его необходимо разбить на части, т.е. на иерархические подсистемы, между которыми устанавливаются многочисленные взаимосвязи.

Процесс разработки структуры проекта называется структуризацией проекта.

Основные задачи структуризации проекта:

Разделение проекта на блоки, которыми можно управлять;

Распределение ответственности за различные элементы проекта и согласование работ с структурой организации;

Точная оценка необходимых затрат – финансовых, материальных ресурсов;

Создание единой базы планирования, бюджета и контроля за затратами;

Переход от общих, не всегда конкретных целей к заданиям, которые должны быть выполнены подразделениями фирм, принимающих участие в реализации проекта.

Основные этапы процесса структуризации:

1. Определение проекта и детализация. Определяются цели и содержание проекта, а также конечные продукты проекта и их точные характеристики. Рассматриваются различные уровни детализации планов и определяются количество уровней в структуре проекта.

2. Разработка схемы жизненного цикла проекта.

3. Разработка рабочей структуры проекта.

4. Разработка организационной структуры проекта.

5. Определение структуры продукта (продукт разбивается на составные части, детали и т.д.).

6. Построение матрицы ответственности.

7. Разработка рабочего сетевого графика выполнения работ.

8. Создание системы наряд-заказов выполнения работ.

9. Создание системы отчетности и контроля.

Финансирование проекта организовывается отдельно от финансирования остальной деятельности фирмы. Поэтому отдельным этапом структуризации является разработка плана бухгалтерских расчетов, систему кодов счетов и работ, позволяющих относить все расходы на отдельный субсчет проекта.

5.3.2. Рабочая структура проекта

Рабочая структура проекта – это иерархическая структура, разработанная с целью логического распределения всех работ по выполнению проекта и представленная, как правило, в графическом виде.

В западной литературе рабочую структуру проекта называют деревом работ проекта – Work Breakdown Structure (WBS). Все работы, необходимые для выполнения проекта, группируются по функциональным признакам и выделяются в подпроекты. Последние разделяются на более мелкие работы и т.д. в зависимости от выбранного числа уровней детализации.

Формирование WBS может осуществляться не только по функциональному признаку, но и по продуктам или субпродуктам. Если проект предусматривает освоение выпуска нескольких товаров, можно формировать WBS по фазам проекта (проектирование-стротельство-монтаж-производство) или по локализации работ (механические работы - электрообеспечение-инженерные сети и т.д.). При структуризации проекта освоения выпуска новой продукции разработку WBS лучше и нагляднее по функциональному признаку, т.е. по центрам затрат – проектные работы, конструкторские, монтажные и т.д.

В качестве примера рассмотрим рабочую структуру проекта «Освоение производства нового товара – пастеризованного молока с повышенным содержанием кальция».

Рабочая структура проекта (дерево работ)

(Work Breakdown Structure)

Рис.5.4 Рабочая структура проекта освоения производства нового товара

После разработки рабочей структуры определяется организационная структура проекта (Organisation Breakdown Structure), сокращенно – OBS.

Рис. 5.5. Организационная структура проекта

Для удобства использования разрабатывается система кодирования документов проекта. Организационная структура должна учитывать все эти этапы и работы проекта, все структурные подразделения фирмы, принимающие участие в проекте.

Целью OBS является определение исполнителей работ, а также отделов и организаций, которые отвечают за выполнение конкретных работ. Далее необходимо совместить рабочую и организационную структуры в единый график.

Интеграция WBS и ОВС связывает все работы, необходимые для выполнения проекта с исполнителями.

График связывает между собой работы и исполнителей. На основании интеграции отдельно выделяют (разрабатывают) матрицу ответственности.

Интеграция рабочей и организационной структур позволяет перейти к построению сетевого графика выполнения работ. Сетевой график позволяет: определить критический путь; критические и некритические работы; начало и конец каждой работы; логические связи между работами; фактическое выполнение работ на конкретную дату.

Планирование и расчет бюджета проекта в данном курсе не рассматривается.

Рис. 5.6. Интеграция рабочей и организационной структур проекта

Построение матрицы ответственности