16
стоящих из логина и пароля) может быть невозможен. Если к тому же при регистрации не были указаны ни номер сотового телефона, ни дополнительный цифровой почтовый ящик, то восстановить доступ к эккаунту будет невозможно. Поэтому сначала надо написать варианты логинов и паролей в тетради, а потом вводить их в регистрационную форму. Данные, которые не были приняты почтовым сервером, надо зачеркнуть, а принятые – оставить незачёркнутыми.
2.Ответы на вопросы копируют в текстовый редактор из раздела справки почтового сервера, а затем печатают их на принтере. Это приводит
кнеосмысленной работе с информационным источником. Ответы должны быть написаны ручкой в тетради конспективно и кратко.
3.При чтении раздела "Помощь" ищут ответы только на вопросы, указанные в задании, и не обращают внимания на другие разделы справки, а они важны для выполнения следующих заданий деловой игры.
4.При работе с разделом "Помощь", используя поисковую строку, вводят в неё не только ключевые слова, но и лишние сопутствующие, например, вместо слова "алиасы" вводят целую фразу: "что такое алиасы". В поисковую строку следует вводить только ключевые слова, иначе в ответы на запрос сначала попадут все источники, содержащие все 3 слова одновременно, потом 2, а потом – каждое в отдельности.
5.Не устанавливают все настройки почтового сервиса, требующиеся по заданию.
6.По окончании работы с почтой не нажимают на гиперссылку "Выход". Это делать обязательно, чтобы закрыть сеанс связи с почтой и очередной пользователь не проник в ваш почтовый эккаунт.
Состав отчёта по выполненной задаче
1.Показ адреса, зарегистрированного на свободном почтовом сервере
Яндекс.
2.Конспект ответов на вопросы по Яндекс-почте (8 вопросов).
3.Демонстрация наличия настроек почтового сервиса Яндекс-почты (отключения баннеров и новостей, рекламной подписи Яндекса, сохранение отправленных писем).
17
4. Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавателем.
2.2. Обмен цифровыми сообщениями. Почтовый этикет
Письменное общение по электронной (цифровой) почте подразумевает выполнение правил почтового этикета. Почто&выйэтике&т– это свод общепринятых правил составления и оформления цифровых писем.
Есть общепринятые правила составления и оформления писем на бумаге, а также правила использования специальных письменных шаблонов, облегчающих процесс коммуникации с использованием бумажных листов.
Вэлектронной почте существует особенный этикет. Он не похож на этикет создания традиционных писем, написанных на бумаге.
Дело в том, что многовековая традиция обмена письмами между людьми была привязана к бумажному листу. Желание экономно использовать бумажный лист и применение конвертов, скрывающих текст сообщения, привело к выработке специфических правил для процесса обмена письменными сообщениями. Медленный способ доставки бумажного сообщения тоже внёс существенный вклад в правила почтового этикета.
Вцифровых письмах, в отличие от бумажных, используются другие средства создания письма и доставки – специальные программы, компьютеры и компьютерные сети. Это посредники, которые влияют на способ цифровой письменной коммуникации. Они не подразумевают обязательную привязку писем к бумажным листам. Конверты не применяются. Доставка писем выполняется импульсами (электрическими, оптическими и электромагнитными колебаниями) со скоростью электричества.
Почтовые программы и компьютерное оборудование (в отличие от пера авторучки, печатной машинки и бумаги) имеют совершенно другие особенности их применения, поэтому процесс переписки в электронной почте стал отличаться от традиционного бумажного письма, изменив старинные традиции письменного общения людей и образуя новый почтовый этикет.
Преимущества, заложенные в алгоритмах почтовых программ и в применении компьютерного оборудования, существенно изменили технологию обмена письменными цифровыми сообщениями. Процесс обмена со-
18
общениями постепенно стали выполнять по другим правилам. Новые правила никто специально не создавал. Они появились стихийно в результате проб и ошибок, находок и догадок многих людей по всему миру.
Этикет цифровой почты носит не декларативный, а рекомендательный характер. Он способствует улучшению процесса цифровой письменной коммуникации между людьми.
Этикет электронной почты охватывает все стороны электронной переписки – от создания письма и ответа на полученное письмо до пересылки его другим участникам переписки, в том числе – скрытым.
Задача 2. Обмен сообщениями по электронной почте
Цель
Отработать коммуникативные навыки делового взаимодействия между абонентами по электронной почте.
Задание
Установить в Яндекс-почте официальную автоподпись, указав свою фамилию, имя и отчество, по правилам почтового этикета сформировать официальное письмо и отослать его.
Ход выполнения задания
1. Зайти в раздел настроек своего почтового ящика
("Настройки/Информация об отправителе"), найти место ввода личной подписи ("Подпись в конце письма") и заполнить его своими официальными сведениями. (Преподаватель может рекомендовать в качестве реквизитов либо нынешний статус участников деловой игры, либо выдуманный статус работника предприятия "N"). Если выбран нынешний статус студента, то в автоподписи надо написать, кроме заключительной фразы письма ("С уважением,"), фамилию, имя и отчество, студент такой-то группы, название факультета, название вуза, адрес вуза для бумажной почты, и остальные реквизиты. Адрес вебпортфолио каждого участника деловой игры уже появился автоматически, поскольку логин уже зарегистрирован. Адрес вашего персонального сайта (будущего веб-портфолио) надо записать так: http://www.логин.narod.ru,
19
где вместо слова "логин" написать свой логин электронной почты. Ниже можно написать напоминание: "Пожалуйста, при ответе не удаляйте цитирование полученного письма и пишите ответ над ним, чтобы можно было посмотреть вниз письма и проследить ход переписки".
2.В поле, расположенном над автоподписью ("Моё имя"), ввести свою фамилию, имя и отчество. Это нужно для того, чтобы будущие получатели цифровых сообщений видели имя абонента, который прислал им письмо.
3.Указать расположение своей автоподписи при ответе на полученные письма – (" Настройка/ Информация об отправителе/установить опцию
сразу после ответа"). Автоподпись будет появляться над текстом принятого письма.
4.После того как все участники лабораторной работы зарегистрировали свои адреса, настроили почтовый интерфейс и создали автоподписи, преподаватель назначает из числа желающих (или первых завершивших задание по созданию автоподписи) двух главных менеджеров. Все остальные студенты являются исполнителями.
5.Менеджеры записывают на учебной доске свои зарегистрированные адреса электронной почты. (В условиях лабораторной работы это означает, что исполнителям были переданы почтовые адреса их менеджеров). Теперь исполнители через переданный им почтовый адрес менеджера должны будут познакомиться ним по электронной почте, выполнив пересылку нескольких официальных почтовых сообщений. Далее будет подробно показано, какие сообщения надо будет отослать.
6.Исполнители переписывают адрес своего менеджера в свою адресную книгу (в Яндекс-почте это вкладка "Контакты").
7.Каждый исполнитель создаёт первое письмо своему менеджеру с целью предварительного знакомства и проверки работы его почтового адреса. Это будет сообщение, уведомляющие менеджера об открытии исполнителем нового почтового адреса. Письмо должно быть составлено предельно коротко, уважительно и официально.
8.В поле "Тема" ввести тему: "Начало работы".
9.В поле "Кому" ввести из адресной книги (из вкладки "Контакты") адрес своего менеджера и отправить ему письмо.
20
10.После отправки сообщения, пока ожидается ответ от менеджера, написать в тетради ответы на следующие вопросы:
∙Как работать с файлами вложения?
∙Как читать электронную почту через сотовый телефон?
∙Как автоматически собирать почту с других почтовых серверов?
∙Как настроить автоматический приём своей почты с других адресов, зарегистрированных на других серверах?
∙Для чего требуется автоматическое перенаправление почты?
∙Как включить автоматическое перенаправление почты?
11.Менеджеры должны внимательно следить за тем, чтобы все подчинённые ему исполнители прислали проверочные письма. Не полученное от исполнителя письмо означает, что он неправильно списал с доски адрес менеджера.
12.Получив письмо, менеджер отвечает каждому отправителю. Менеджеру надо придумать технологию как сделать эту процедуру максимально быстро. Преподаватель должен руководить этим процессом и, если необходимо, остановить ход выполнения задачи и привлечь всю группу студентов к мозговому штурму. Ответ менеджера размещается над текстом полученного сообщения. Обязательна автоподпись. Ответ должен быть коротким, уважительным и официальным. В этом письме надо дать первое задание исполнителям: в отдельном файле прислать сведения о своём адресе и прочие важные реквизиты. Этот файл исполнитель должен получить позже (в следующем задании) путём экспорта своей адресной книги в отдельный файл, но перед этим он должен внести в адресную книгу свои фамилию, имя и отчество, адрес электронной почты и другие свои реквизиты. Менеджер, получив от всех своих исполнителей такие файлы, сможет объединить полученные данные в один файл, а затем перешлёт обновлённый файл адресной книги всем исполнителям.
13.Пока менеджер работает с письмами исполнителей, исполнители должны установить свой цифровой портрет в разделе личных настроек. Для этих целей надо использовать цифровой фотоаппарат или сотовый телефон со встроенным фотоаппаратом.