21
14. В конце занятия преподаватель подводит итоги и отмечает наиболее организованную группу исполнителей и их менеджера.
Основные ошибки
1.Не используют сведения о почтовом этикете, полученные в лекционном курсе.
2.Забывают писать тему сообщения.
3.Не следуют рекомендациям составления официального письма. Добавляют в письма бытовые слова и дружеские обращения. К стилю делового письма надо привыкнуть, чему способствует эта лабораторная работа.
4.Невнимательно переписывают в "Контакты" адрес менеджера, от этого происходят последующие потери времени.
5.Стесняются фотографироваться. К этому надо привыкнуть, потому что неудачный портрет можно заменить в любой момент, и, кроме того, это всё-таки ваше лицо, а не чужое.
6.Менеджер, вместо ответа на полученное письмо, создаёт новое письмо и таким образом нарушает почтовый этикет. При ответах абонент должен иметь возможность видеть свой текст, на который ему пришёл ответ.
7.Отвечают, вписывая текст в область ответа, созданную программным способом разработчиками Яндекс-почты. В этом случае предыдущий текст полученного письма автоматически удаляется. Это сделано разработчиками Яндекс-почты чтобы сократить размеры писем и экономить трафик, который они оплачивают из части своей прибыли. Отвечать на приходящие письма следует вверху полученного письма, чтобы в случае необходимости можно было не искать в архиве старое письмо, а просто посмотреть вниз полученного и проследить ход переписки.
Состав отчёта по выполненной задаче
1.Демонстрация конспекта ответов на вопросы (6 вопросов).
2.Демонстрация полученного письма от менеджера. В письме должен быть сохранён текст собственного письма, отосланного ранее менеджеру и
22
личная автоподпись. Тексты обоих писем должны соответствовать почтовому этикету.
3.Портрет в личных настройках почты.
4.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавателем.
2.3. Пересылка файлов цифровым письмом
Электронной почтой можно пересылать любые типы файлов. Пересылаемые файлы называют вложе&ниемв цифрово&еписьмо&или просто
вложе&нием.
В лабораторных работах предусматривается выполнить эту процедуру несколько раз в различных коммуникативных ситуациях – сначала самостоятельно созданный файл (например резюме), далее – файл данных, полученный в результате работы абонента (например, адресной книги с адресами абонентов).
Задача 3. Пересылка файлов цифровым письмом
Цель
Научиться выполнять пересылку файла электронной почтой.
Задание
Переслать файл электронной почтой.
Ход выполнения задания
1.Подготовить файл к пересылке по электронной почте. Файл может быть резюме для устройства на работу или другим (по сообщению преподавателя).
2.Заархивировать файл.
3.Создать новое сообщение электронной почты и вложить в него заархивированный файл.
4.Учитывая правила почтового этикета, создать текстовое сообщение для менеджера об отправке файла во вложении и цели этого оправления.
5.Указать адрес электронной почты менеджера и отослать письмо.
23
Основные ошибки
1.Не архивируют вложение.
2.Архивируют вложение коммерческими архиваторами. У абонентов этих программ может не быть. Поэтому в общем случае для архивирования лучше использовать свободные программные продукты либо содержащиеся в операционной системе на компьютере абонента.
3.Не учитывают правила почтового этикета при отправке сообщения с вложением.
4.Забывают писать тему сообщения.
5.Вручную заполняют адресную строку в бланке цифрового письма. Это надо делать через адресную книгу. Тогда не будет ошибки при записи адреса и адрес прикрепится гиперссылкой к имени и фамилии абонента.
Состав отчёта по выполненной задаче
1.Демонстрация письма, отправленного менеджеру. В письме должен быть текст собственного официального письма (по почтовому этикету) и файл вложения. Вложение должно быть заархивировано.
2.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавателем.
2.4. Экспорт и импорт адресов электронной почты
Адреса электронной почты хранят в специальном месте электро&нного почто&вогоя&щика, которое называется А&дреснаякни&га, или Конта&кты.
А&дреснаякни&га– файл, раздел или таблица, содержащая адреса электронной почты и другие важные сведения об адресатах.
Этот файл надо периодически сохранять в резервной копии. Случайная потеря адресов может привести к существенным финансовым потерям предприятия.
Адреса электронной почты можно пересылать другому абоненту, если это необходимо для целей бизнеса. Создать файл для пересылки можно путём экспорта адресной книги (сохранения контактов в файл).
Если файл адресной книги получен по электронной почте, то новые адреса можно добавить в свою адресную книгу путём осуществления импор-
24
та (добавить контакты из файла). Процедура экспорта и импорта выполня-
ется в Яндекс-почте во вкладке "Контакты", раздел "Дополнительно".
Задача 4. Экспорт и импорт адресов электронной почты
Цель
Научиться выполнять импорт и экспорт адресной книги для сохранения её резервной копии и для пересылки абонентам. Научиться работать с вложениями в письме электронной почты.
Задание
Обменяться адресами из адресных книг путём их экспорта, взаимной пересылки файлов адресных книг и последующего импорта полученных адресов.
Ход выполнения задания
1.Каждый исполнитель записывает в область "Контакты" свой адрес электронной почты и другие реквизиты из автоподписи, которые могут понадобиться другим адресатам и менеджеру (например, день рождения, телефон и др., если их позволяет накапливать "Яндекс-почта" или другой почтовый сервис, который используется в лабораторных работах).
2.Адресная книга экспортируется в отдельный файл, который сохраняется в личном флешь-накопителе. Имя файла должно быть таким, чтобы менеджер мог понять, какие сведения в нём содержатся, например, "Ад-
рес_Калитин_С_В".
3.Открыть экспортированный файл программой, например табличного процессора, и удалить из него все ненужные адреса, которые были в адресной книге, кроме своего адреса. В файле должен остаться только один адрес – свой и свои личные сведения.
4.Переслать своему менеджеру этот файл вложением в цифровое письмо. Обязательно написать в письме официальный текст, соответствующий деловому почтовому этикету. Файл перед отправкой архивируют. Архивирование выполняют либо содержащимся в операционной системе архиватором, либо свободным, указанным в таблице 1.4.
25
5.Пока менеджер принимает письма от подчинённых, все подчинённые занимаются установкой своего портрета в разделе ("Поч-
та/Настройка/Информация об отправителе/Мой портрет"). Для этого на занятии должен быть цифровой фотоаппарат или сотовый телефон с возможностью подключения к компьютеру.
6.Менеджер получает письма от всех исполнителей и сохраняет вложения в отдельной папке на своём флешь-накопителе в специально созданную для этого папку, например "Адреса", и разархивирует их. После разархивации архивы лучше уничтожить. Они больше не нужны.
7.Менеджер выполняет импорт всех полученных адресных книг к себе
вконтакты. Ввод большого количества адресов подчинённых в адресную книгу менеджера можно выполнить двумя способами:
∙способ 1 (состоит в объединении всех адресов в один файл):
○открывая каждый разархивированный файл, менеджеры копируют содержимое в один из них, таким образом, чтобы в нём постепенно оказались адреса и реквизиты всех подчинённых;
○далее менеджеры сохраняют этот файл в том же формате, а затем импортируют его в свою адресную книгу (в "Контакты");
○"Контакты" каждого менеджера должны пополниться адресами своих новых подчинённых. Эту операцию менеджеры должны стремиться выполнить очень быстро, чтобы подчинённые не теряли время в ожидании;
∙способ 2 (состоит в импорте каждого полученного файла):
○каждый файл, полученный от подчинённых, и разархивированный, менеджеры импортируют в свою адресную книгу;
○импортированные адреса добавляются к имеющимся.
8.Как только в адресной книге появляется новый адрес, около него должен появиться портрет, транслируемый из почтового эккаунта соответствующего аутсорсера. Это означает, что подчинённый уже справился с заданием по установке своего портрета.
9.Далее менеджер экспортирует свою адресную книгу в файл на свой флешь-накопитель. Этому файлу надо дать понятное имя, например, "Ад-
реса сотрудников".