26
10.Менеджер отсылает одно письмо сразу всем подчинённым, прикрепив к нему файл своей экспортированной адресной книги. Все получатели этого письма вводятся в поле "Копия", потому что отвечать на него не требуется. Если интерфейс Яндекс-почты не позволяет оставлять поле "Кому" пустым, то менеджер вписывает в это поле свой адрес. Свой и другие адреса надо выбирать из адресной книги, а не записывать вручную.
11.В теме письма указывается его назначение. Вложение надо заархивировать указанным выше способом. Текст письма составляется в соответствии с деловым почтовым этикетом.
12.Подчинённые, получив от менеджера цифровое письмо с вложенным файлом, сохраняют полученный файл на своих флешь-накопителях, разархивируют его, а затем – импортируют в свои адресные книги. Напротив каждого нового адреса появится портрет абонента.
13.Работа считается выполненной, если у исполнителей есть в адресной книге адреса и прочие реквизиты своих коллег (включая портреты), а также письмо, полученное от менеджера, содержащее файл заархивированной адресной книги.
14.Показать преподавателю адреса в своей адресной книге (вкладка "Контакты") и письмо, полученное от менеджера, в котором есть вложение с заархивированной адресной книгой. Напротив каждого адреса должен быть портрет соответствующего аутсорсера, транслируемый из каждого эккаунта.
Основные ошибки
1.Перед отсылкой письма менеджеру надо выполнить настройки почтового сервиса. Особенно важно вписать свою фамилию и имя. Иначе пришедшее менеджеру письмо будет показывать вместо них логин.
2.При выполнении переписки с менеджером используют дружеские и не официальные выражения.
3.Не заполняют тему письма или пишут тему, не соответствующую письму.
4.Менеджеры торопятся скорее переслать экспортированную адресную книгу, не уделяя внимания качеству официального текста письма, отсылаемого подчинённым.
27
5. Свой адрес подчинённые вводят в "Контакты" с ошибкой, поэтому портрет исполнителя в адресной книге менеджера не отображается.
Состав отчёта по выполненной задаче
1.Демонстрация личной адресной книги, в которой будут присутствовать адреса всех исполнителей подгруппы, к которой причислен студент (как исполнитель). Напротив каждого адреса должен быть портрет абонента (как результат успешно выполненной задачи по установке портрета). Кроме адресов, должна быть сопутствующая информация, которую аутсорсеры переслали менеджеру в файле своей экспортированной адресной книги (даты рождения, телефоны, и остальные данные из автоподписи, если для них есть соответствующие поля в интерфейсе контактов).
2.Демонстрация письма, полученного от менеджера и содержащего вложенный файл адресной книги с адресами всех исполнителей.
3.Письмо менеджера должно быть сформировано по правилам почтового этикета.
4.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавателем.
2.5. Организация работы с электронной почтой
Этапы работы с почтой: чтение, раздумья и формирования ответов занимает значительное время рабочего дня.
Если читать все приходящие электронные письма и отвечать тоже на все письма, то продолжительности рабочего дня для важных текущих дел не хватит.
Сокращение затрат времени при работе с письмами достигается организацией процесса работы с корреспонденцией и соблюдением приоритетов важности.
28
Задача 5. Организация работы с электронной почтой
Цель
Научиться организовывать процесс работы с электронной почтой.
Задание
Выполнить настройки электронной почты, позволяющие сократить затраты времени при работе с письмами с целью повышения уровня организации работы с корреспонденцией.
Ход выполнения задания
1.Найти в Яндекс-почте ответы на следующие вопросы:
∙Как безопасно работать с электронной почтой?
∙Как самостоятельно защищаться от спама?
∙Для чего нужны почтовые фильтры?
∙Как работать с почтовыми фильтрами?
∙Как пользоваться "Белым" и "Чёрным" списками?
∙Надо ли создавать другие папки для писем, кроме присутствующих, по умолчанию?
∙Как автоматически выполнять сортировку приходящих писем по
папкам?
2.Создать фильтр "Чёрный список" (задание по его формированию сообщает преподаватель, пример показан в таблице 2.1.
3.Создать фильтр удаления писем, содержащих в адресе заданный текст. Текст задаётся преподавателем или в таблице 2.1.
4.Создать фильтр удаления писем содержащих в теме письма заданный текст. Текст задаётся преподавателем или в таблице 2.1.
5.Создать фильтр удаления писем, содержащих в тексте письма заданные слова. Слова задаются преподавателем или в таблице 2.1.
Таблица 2.1 – Примеры учебных фильтров для удаления писем
Фильтр |
Место поиска |
Заданный текст |
|
|
|
"Чёрный список" |
в адресе |
obraz94069742@mail.ru |
|
|
|
|
|
shopogoliq.ru@gmail.com |
|
|
|
29
Фильтр |
Место поиска |
Заданный текст |
|
|
|
|
|
dv-nlp@mail.ru |
|
|
|
Обработка писем |
в адресе |
имени Без |
|
|
|
|
|
artofsmartbuy |
|
|
|
|
|
4newlive |
|
|
|
|
в теме письма |
VIAGR |
|
|
|
|
|
дискаунт, discount |
|
|
|
|
|
2012 |
|
|
|
|
в тексте письма |
казино |
|
|
|
|
|
виагра |
|
|
|
|
|
купи |
|
|
|
6.Отослать самому себе 2 проверочных письма и проверить работоспособность настроенных фильтров:
∙с запрещённым текстом в теме письма,
∙с запрещённым текстом в теле письма.
7.В папке "Входящие" создать новую папку "Менеджер" для писем, приходящих от менеджера.
8.Настроить автоматический фильтр для приёма в эту папку писем от менеджера.
9.Временно отключить фильтр для писем менеджера:
∙фильтр удаления писем, содержащих в адресе заданный текст;
∙фильтр удаления писем содержащих в теме письма заданный
текст;
∙фильтр удаления писем, содержащих в тексте письма заданные
слова.
10.Отослать самому себе проверочное письмо с запрещённым текстом в теле письма и проверить результат работы фильтра.
11.Отослать самому себе проверочное письмо с запрещённым текстом в теме письма и проверить результат работы фильтра.
30
Основные ошибки
1. После настройки фильтра забывают нажать на кнопку "Сохранить". Это приводит к потере созданных фильтров.
Состав отчёта по выполненной задаче
1.Показать преподавателю:
∙конспект в тетради ответов на вопросы к этой задаче (8 вопросов):
∙"Чёрный список",
∙фильтры:
○удаления писем, содержащих в адресе заданный текст;
○удаления писем, содержащих в теме письма заданный текст;
○удаления писем, содержащих в тексте письма заданные слова;
∙проверочное письмо, отправленное самому себе с запрещённым
текстом:
○в теле письма (и результат работы фильтра);
○в теме письма (и результат работы фильтра).
2.Папку для писем менеджера и фильтр для направления его писем в специальную папку.
3.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавателем.
2.6. Эмотиконы и другие сокращения, принятые в письмах
электронной почты
Электронная почта имеет присущие только ей технические и технологические особенности. К ним относятся сокращения, слов, фраз и понятий.
В отличие от звучащей речи, электронное письменное сообщение имеет ограниченные возможности для передачи эмоций.
Электронное письменное сообщение как документ для передачи информации значительно уступает обычному бумажному письму или простой записке, где, например, виден почерк (торопливый, неряшливый, аккуратный и т.п.).