План лекции:
Вопрос 1. Как уже было выяснено, наибольшее количество информации человек получает визуально, воспринимает с помощью органов зрения, видит. Значительная часть визуальной информации передается с помощью документов.
Термин «документ» происходит от латинского documentum - свидетельство, доказательство. В России этот термин начал использоваться при Петре Первом и означал тогда бумагу с печатью. Сейчас понятие документ широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.
Содержание термина трактуется от достаточно широкого определения «материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т. п.) с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве» до узко специального «деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо» (Советский энциклопедический словарь. Москва,1986. С. 404). Можно добавить еще такие толкования документа, как письменное свидетельство, доказательство; любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер; паспорт, удостоверение личности (Словарь иностранных слов. Москва, 1988. С. 172).
В статье 1 Федерального закона «О библиотечном деле» (1994) документ определяется как материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Таким образом, документ выполняет две основные функции: мнемоническую (запоминающую) и коммуникационную (связующую). Поль Отле, специалист в области информации и документации, назвал документ «материальной памятью человечества».
Документ может выполнять эти функции благодаря своим отличительным свойствам:
Кроме термина документ, употребляются и другие понятия. Например, литература - совокупность произведений письменности, имеющих общественное значение. Это понятие не равно документу, так как не включает неписьменные источники информации. Термин издание означает произведение печати, полиграфически оформленное, прошедшее редакционно-издательскую обработку, установление выходных сведений. Он также более узок, нежели документ, поскольку не включает рукописные документы. Публикация - это документ, доступный для массового использования, по смыслу близко к термину издание. Таким образом, термин документ является наиболее обобщающим по отношению к другим понятиям, охватывающим любые способы фиксирования и распространения информации.
Вопрос 2. Человека окружает бесчисленное множество самых разных документов. Чтобы разбираться в них, уметь быстро находить и правильно использовать, необходимо это множество упорядочить, найти сходные характеристики. Существует несколько вариантов типологий и классификаций документов (изданий, литературы), предложенных Н.Б. Зиновьевой, Н.Н. Кушнаренко, А.В. Соколовым, О.М. Зусьманом а также закрепленных в ГОСТ 7.60-2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения». Количество признаков разделения документов и объединения их в группы превышает десять. Остановимся на наиболее значимых признаках, определяющих специфику создания, распространения, поиска и использования документов.
Признаки и соответствующие им виды документов:
Признак 1.Социальный статус (каким образом существует и распространяется документ в обществе). По этому признаку выделяются:
Опубликованные документы (т.е. издания, прошедшие редакционно-издательскую подготовку и имеющие выходные сведения).
Неопубликованные документы (рукописные, существующие в единственном или ограниченном количестве экземпляре, при определенных условиях подлежащие публикации).
Непубликуемые документы (содержащие конфиденциальную информацию и поэтому не подлежащие публикации ни при каких условиях).
Признак 2. Целевая направленность (для чего, с какой целью создаются документы - регламентация деятельности, развитие науки, совершенствование производства, учеба, наведение справок, эстетическое наслаждение, информирование о самих документах и т. д.). По этому признаку выделяются:
2.1. Официальные документы регламентируют деятельность людей, организаций, государств и т. п. Создаются и публикуются от имени органов власти и управления разных уровней (федеральных, субъектов Федерации, отраслевых, муниципальных, внутриорганизационных), а также политических партий и общественных объединений. Обязательны к исполнению теми субъектами, на которых эти документы распространяются.
Среди официальных документов выделяются три группы:
правовые - кодексы, законы, указы, постановления, циркуляры и другие документы, выпущенные от имени органов власти и управления и обязательные для тех территорий и ведомств, на уровне которых они приняты;
партийные - программы, уставы, манифесты, декларации, материалы конференций, пленумов и т.д. Они значимы для членов партийных организаций и служат руководством к действию;
организационно-распорядительные - уставы, правила, положения, приказы, распоряжения и другие документы, которые принимаются в организациях (на заводах, в вузах, школах, банках и т. д.) и обязательны для их руководителей и сотрудников.
2.2. Научные документы связаны со сферой научной деятельности и предназначены для научной работы. Цель их - распространение научной информации, отражение и обобщение результатов теоретических и экспериментальных исследований. Научные документы подразделяются на опубликованные и неопубликованные.
Научные опубликованные документы прошли редакционно-издательскую обработку и тиражирование, существуют в достаточно большом количестве экземпляров и доступны всем. К таким документам относятся:
полные собрания сочинений классиков науки и техники (Г.В.Ф. Гегель, И. Кант, М.В. Ломоносов, А.С. Макаренко и т. д.);
избранные труды ученых;
монографии - научные труды в виде книги или брошюры, содержащие полное и всестороннее исследование одной проблемы, темы или вопроса, написанные одним (авторские) или несколькими (коллективные) авторам;
тематические научные сборники;
статьи в научных периодических изданиях;
материалы, доклады, тезисы съездов, конференций, семинаров и других научных мероприятий.
Научные неопубликованные документы не проходили редакционно-издательскую обработку, существуют в единственном или ограниченном количестве экземпляров и малодоступны. К ним относятся:
диссертации на соискание ученой степени кандидата или доктора наук - содержат полный объем научного сочинения, существуют в нескольких экземплярах, переплетенных, формата А 4;
авторефераты диссертаций - хотя выглядят как опубликованные, имеют выходные сведения и тираж (как правило, 100 экземпляров), но считаются неопубликованными, на что указывает гриф «На правах рукописи»;
депонированные рукописи - ожидающие своей очереди на опубликование;
препринты - предварительные отдельные публикации, вышедшие в свет раньше того издания, в котором они могут быть помещены;
отчеты о результатах научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИР и ОКР), часто вообще не подлежащие публикации, то есть непубликуемые.
Отличительной особенностью научных документов является использование специальной терминологии, строгого научного стиля, таблиц, схем, графиков, формул. Читать эти документы несведущему человеку затруднительно и не всегда интересно, но в них нуждаются ученые разных отраслей.
практические руководства и пособия, описывающие производственные процессы, состав, рецептуру изделий;
документы на природные ресурсы - кадастры (Земельный, Водный, Лесной и пр.) и технические паспорта зданий, транспортных средств, промышленных товаров;
промышленные каталоги - перечни изделий, прейскуранты - перечни с указанием цен;
нормативно-производственные документы - патенты; стандарты (международные, государственные ГОСТы, отраслевые ОСТы, стандарты предприятий СТП); промышленные образцы; описания изобретений; свидетельства на товарные знаки и пр.
2.5. Учебные документы служат в помощь образовательной деятельности людей, осуществляемой на разных стадиях: в дошкольных учреждениях, общеобразовательных школах, средних специальных и высших учебных заведениях, системе повышения квалификации и переподготовки кадров. Авторами учебной литературы обычно выступают высококвалифицированные специалисты, имеющие исследовательский и педагогический опыт, что повышает ценность этих документов. Основные разновидности учебных документов:
учебники - содержат весь материал курса, утвержденного учебной программой;
учебные пособия - содержат материал по отдельным разделам курса, но зато этот материал изложен более углубленно и полно, с характеристикой результатов исследований и дискуссионных вопросов;
учебные программы - определяют объем и порядок изучения какой-либо дисциплины, а также требования к уровню знаний обучающихся;
практикумы - содержат методику проведения практических расчетов, заданий;
сборники задач и упражнений, тестов - служат для выработки практических умений и проверки усвоения материала;
хрестоматии - содержат отрывки оригинальных текстов по какой-либо дисциплине;
наглядные пособия и раздаточные материалы, синхронистические таблицы и т.п.
2.6. Справочные документы служат для наведения всевозможных справок: установления фактов, дат, имен, адресов и т.п. В зависимости от расположения материала подразделяются на словари (алфавитное расположение, пользоваться просто) и справочники (тематическое или иное логическое расположение, находить нужный материал сложнее). В последнее время, кроме справочных изданий на бумажных носителях, есть много версий на CD-ROM и в Интернете. Виды справочных документов:
энциклопедии и энциклопедические словари а) многотомные универсальные (Энциклопедия Брокгауза и Ефрона, Большая Советская энциклопедия, Малая Советская энциклопедия, однотомный Российский энциклопедический словарь, детская энциклопедия «Что такое? Кто такой?» и другие); б) отраслевые (Философская энциклопедия, Историческая энциклопедия, Энциклопедический словарь юного астронома и др.); в) тематические («Цирк», «Эстрада», «Мифы народов мира» и др.);
словари: а) толковые словари объясняют значение слов при употреблении (четырехтомный «Словарь живого великорусского языка» В.И. Даля); б) терминологические словари содержат термины какой-либо области знания; в) языковые содержат перечень языковых единиц с их характеристиками или переводом на другой (другие) языки, что обеспечивает правильное написание слов или перевод текстов; г) разговорники - популярные двух- или многоязычные словари, содержащие общеупотребительную лексику и служащие пособием для общения.
справочники: а) нормативные справочники содержат правила, требования, нормы, расчеты в какой-либо отрасли; б) статистические - статистические данные по отрасли, региону, стране и т.п.; в) справочники-каталоги - перечень и основные характеристики продукции, услуг либо предметов; г) биографические справочники - сведения о жизни и деятельности какого-либо известного лица; д) биобиблиографические - биографию и списки литературы; е) адресные справочники (книги) - адреса и телефоны людей и организаций; ж) путеводители по странам, городам или культурно-просветительным учреждениям.