Материал: Библиографическое сопровождение учебной деятельности

Вторичные документы как результат аналитико-синтетической переработки информации

План лекции:

• 1. Информационное свертывание и развертывание: понятие, сферы применения.
• 2. Виды АСПИ:
• 2.1. Индексирование
• 2.2. Библиографирование
• 2.3. Аннотирование
• 2.4. Реферирование
• 2.5. Конспектирование
• 2.6. Обзорно-аналитическая деятельность.
• 3. Методика заимствования и оформления ссылок.

Вопрос 1. В теме 2 были рассмотрены виды документов, выделенные по наиболее значимым для их поиска и использования признакам. С точки зрения переработки информации очень важен еще один признак классификации документов - отношение к фиксированному знанию. В соответствии с этим признаком документы делятся на первичные и вторичные. Первичные документы - такие, которые передают непосредственную информацию о чем-либо, фиксируют само знание. Вторичные документы передают информацию о первичных документах и их содержании, составляются на основе первичных и без них не существуют. Вторичные документы получаются путем информационного свертывания.

Под свертыванием/развертыванием информации понимается изменение физического объема сообщения (документа) в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением или увеличением информативности.

Свертывание и развертывание информации очень широко применяется в математике, физике, химии и других естественных науках, в технике, информатике, лингвистике, библиографоведении и т. д. Оно осуществляется путем ограничения, уменьшения объектов и величин, выделения каких-либо признаков. Например, различные законы, теоремы, положения, постулаты, формулы, правила и т. п. - это свернутая информация, полученная в результате процесса свертывания. Доказательство законов, теорем, положений, выведение следствий, интерпретация данных - это развертывание информации.

Особую роль играет свертывание/развертывание информации для поиска документов и работы с ними. Эффективность поиска и использования документов и информации для принятия решений, делового общения, научной и учебной деятельности во многом обусловливается принципом оптимальности. Оптимальность свертывания/развертывания определяется следующими факторами:

• 1) особенностями свертываемого первичного документа (наличие в нем фактографических сведений, которые обязательно надо сохранить; затруднительность свертывания литературно-художественных документов без ущерба для их полноценного восприятия и т. д.);
• 2) целевым и читательским назначением вторичного документа (т. е., для чего и кем будет использован свернутый документ);
• 3) знаниями и опытом информационного работника (референта, библиографа, аналитика).

Вопрос 2. АСПИ существует в нескольких видах. По степени свернутости выделяют: индексирование, библиографирование, аннотирование, реферирование, конспектирование, обзорно-аналитическую деятельность. Далее мы рассмотрим каждый из названных видов.

2.1. Индексирование - это описание содержания документов и запросов к ним с помощью различных информационных языков. В результате индексирования документа создается ПОД (поисковый образ документа), индексирования запроса - ПОЗ (поисковый образ запроса). Совпадение ПОД и ПОЗ обеспечивает точность, полноту и оперативность поиска и получения документов. ПОД и ПОЗ представляют собой индексы (цифровые, буквенные или смешанные), определяющие местонахождение самого документа в фонде библиотеки и его содержания в системе наук. Индекс ББК и/или УДК обязательно проставляется на документе при его изготовлении (например, на дипломной работе, учебно-методическом пособии, сборнике стихов и т. д.).

На протяжении долгого времени специалисты разрабатывали таблицы классификации документов для разных отраслей: книготорговой, книгоиздательской, библиотечной. В библиотечно-информационной сфере, как уже говорилось в теме 3, наибольшее распространение получили УДК (Универсальная десятичная классификация) и ББК (Библиотечно-библиографическая классификация).

УДК была предложена специалистами Международного библиографического института в конце XIX-начале XX века. Суть этой классификации в том, что вся совокупность знаний делится на 10 отделов от 0 (Общий отдел) до 9 (География. Биографии. История). Каждый отдел, в свою очередь, подразделяется еще на 10 разделов от 00 до 99 и т. д. С помощью сочетания цифрового и буквенного обозначения в УДК можно выразить достаточно точно любое понятие. Эта классификационная система широко применяется во всем мире. В нашей стране - с 60-х годов прошлого века в технических библиотеках и органах научно-технической информации.

ББК - отечественная система классификации, разработанная в 50-60 годы специалистами крупнейших библиотек. За свой труд авторский коллектив в 1981 году был удостоен Государственной премии СССР, это единственный случай присуждения такой высокой награды библиотекарям. Существуют разные варианты таблиц для научных, областных, массовых, детских и школьных библиотек. Они применяются в большинстве российских библиотек, однако сегодня для расширения международного обмена информацией только ББК недостаточно. Кроме того, эта классификация создавалась в советское время, многие темы и понятия в ней отсутствовали, что вызвало необходимость внесения дополнений и изменений.

Таким образом, можно сказать, что индексирование - самый краткий вид свертывания. Например, учебник с названием «История России с древнейших времен до наших дней» будет иметь индекс ББК 63.3 (2) я73, а «Орфоэпический словарь русского языка» - 81.2 Рус - 4.

2.2. Следующий вид АСПИ - библиографирование - процесс создания библиографической информации, распространяемой как в традиционном, так и в машиночитаемом виде средствами компьютерной техники. В результате создается библиографическая запись (БЗ), в состав которой входят заголовок, библиографическое описание (БО), классификационные индексы, предметные рубрики, аннотация и др.

Библиографическое описание представляет собой совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающая порядок следования областей и элементов и предназначенная для его идентификации и общей характеристики. Библиографическое описание - библиографическая модель документа, которая лежит в основе библиотечных каталогов и картотек, баз данных, списков литературы. Студенту придется столкнуться с библиографическим описанием при оформлении списка литературы к докладу, тезисам, реферату, курсовой и дипломной работам.

Для придания библиографическому описанию единообразия и, следовательно, облегчения поиска и идентификации документов, применяется стандартизация. Основные ГОСТы, регламентирующие требования и правила составления библиографического описания в российских библиотеках, приведены в приложении 3.

Объектами составления библиографической записи могут быть все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях: книги, периодические, нотные, изобразительные, картографические, аудиовизуальные документы, электронные ресурсы и т. д. Сведения о документе в библиографическом описании объединяются в элементы и области, которые отделяются друг от друга разделительными знаками.

Основные правила библиографического описания:

• 1. Основным источником сведений для библиографического описания является титульный лист. Дополнительные сведения берут с оборота титульного листа, оглавления, текста и других элементов документа.
• 2. Библиографическое описание составляется под заголовком (именем индивидуального или коллективного автора) и под заглавием (названием документа).
• 3. Под заголовком описывают документы, имеющие одного, двух или трех авторов; авторефераты диссертаций; сборники произведений одного автора и разных авторов без общего заглавия.
• 4. Под заглавием описывают анонимные (не имеющие автора) документы; имеющие не автора, а составителя и /или редактора; имеющие авторов более трех; сборники произведений разных авторов с общим заглавием.
• 2.3. Аннотирование - процесс АСПИ, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания. Широко используется в издательской, информационной и библиографической деятельности.

В результате создается аннотация - вторичный документ, краткая характеристика первичного документа с точки зрения его назначения, вида, формы и других особенностей. Основные функции аннотаций: сигнальная и поисковая. Аннотация - своего рода визитная карточка: она знакомит с документом и помогает принять предварительное решение о его необходимости и полезности для читателя.

Виды аннотаций: 1. По функциональному назначению выделяются:

справочные и 2) рекомендательные аннотации. Главное различие заключается в отсутствии или наличии оценки документа. Справочная аннотация уточняет неясное заглавие и сообщает в справочных целях сведения об авторе, содержании, жанре и т. д. Составляется преимущественно на официальные, научные, производственные, учебные, справочные документы. Используется при подготовке докладов и сообщений, рефератов, обзоров, статей, написании курсовых работ.

Рекомендательная аннотация призвана активно пропагандировать документ, заинтересовывать, привлекать внимание, убеждать в необходимости приобрести или прочесть его. Составляется на научно-популярные, литературно-художественные документы, издания для детей. Используется при подготовке развлекательных и рекламных мероприятий (литературные викторины, конкурсы, тематические вечера, книжные аукционы и ярмарки).

По второму признаку - объему и глубине свертывания - выделяют:

• 1) пояснительные аннотации, которые состоят из нескольких слов или одного-двух предложений, отвечают на вопрос: «Что это за документ?»;
• 2) описательные аннотации имеют объем больше и отвечают на вопрос: «О чем сообщается в документе?»;
• 3) реферативные аннотации близки по объему и методике составления к реферату и отвечают на два вопроса: «О чем сообщается в документе?» и «Что именно сообщается?». Основное различие в объеме: аннотация состоит из 150-200 знаков, реферат - 1000-1500 знаков.

Этапы составления аннотации:

• 1. Оценка информационной значимости документа и выбор вида характеристики.
• 2. Анализ содержания в целях выявления наиболее существенных сведений.
• 3. Обобщение наиболее значимой информации для составления аннотации.
• 2.4. Реферирование - процесс АСПИ, заключающийся в анализе первичного документа и извлечении из него наиболее важных в смысловом отношении сведений: основных положений, фактических данных, результатов, выводов. В итоге создается реферат - вторичный документ, представляющий собой краткое изложение первичного документа без дополнительной интерпретации или критических замечаний. Следует отличать реферат как свернутый текст первичного документа и реферат как вид учебной работы студента.

В первом случае реферат призван в лаконичной форме ответить на вопрос: «Что именно сообщается в первичном документе?» и устранить необходимость чтения полного текста документа, если он представляет для читателя второстепенный интерес. Реферат статьи объемом в несколько страниц может занимать один абзац, книги объемом в сотни страниц - несколько страниц. Этого количества информации достаточно для понимания сути документа. Рефераты составляются преимущественно на новые иностранные и отечественные научные и производственные документы и публикуются в реферативных журналах и сборниках. Основные потребители этой информации - ученые и специалисты разных областей, студенты, занимающиеся научной работой.

Реферат выполняет две основные функции: информационную и поисковую. Виды рефератов определяются по признакам:

• 1. Принадлежность к определенной области знания (общественные, гуманитарные, естественные, точные, технические и прикладные науки, отрасли экономики).
• 2. Глубина свертывания: 1) краткие (не более 850 знаков); 2) расширенные (объем не лимитирован и может составлять 10-15% от объема первичного документа.
• 3. Способ характеристики первичного документа и целевое назначение: 1) общие (рефераты-конспекты) для всех читателей и 2) специализированные или проблемно-ориентированные для отдельных категорий.
• 4. Количество источников реферирования: 1) монографические - на один документ; 2) рефераты-фрагменты - на часть документа; 3) обзорные (сводные, групповые) - на несколько документов.
• 5. Степень формализации: 1) интеллектуальные на основе представлений о значимости содержащейся в первичном документе информации и 2) формализованные на основе специальных методик.

Основные этапы реферирования:

• 1. Ознакомительное чтение, предварительный анализ с целью получения представления о первичном документе в целом, его проблематике и структуре.
• 2. Внимательное чтение, углубленный анализ для исключения несущественных сведений.
• 3. Определение вида реферата в зависимости от вида реферируемого произведения, целей и задач свертывания.
• 4. Определение структуры реферата, выбор языковых и стилистических средств.
• 5. Синтез информации, компоновка и редактирование текста.
• 6. Оформление реферата в соответствии с ГОСТ 7.9-95 Реферат и аннотация.
• 2.5. Конспектирование как разновидность реферирования представляет собой фактографическое свертывание, основанное на мыслительной переработке и письменной фиксации читаемого или прослушиваемого сообщения. В результате создается конспект - вторичный документ, позволяющий через некоторое время восстановить информацию с необходимой полнотой. Но для этого необходимо учитывать следующие особенности конспекта:
• 1) конспект обычно относится к одной науке, дисциплине или разделу, поэтому в нем можно использовать специфические для этой сферы элементы записи, сокращения;
• 2) конспект в основном пишется от руки, значит, в нем можно использовать такие приемы записи, которые нельзя или трудно сделать на компьютере или на наборной полиграфической машине;
• 3) конспект устной речи, как правило, делается в условиях дефицита времени, что требует скоростного способа записи;
• 4) конспект в дальнейшем нужно легко читать, этому способствуют формы записи, ориентированные на быстрое чтение (абзацы, пропуски, поля);
• 5) конспект должен облегчать запоминание, значит, формы записи должны быть мнемоничны. Запоминаемость облегчается структурированием, наличием цветовых и шрифтовых выделений (подчеркиваний, рамок, пиктограмм);
• 6) конспект - это личный документ, в нем используются формы записи, привычные и понятные автору. Конспект индивидуален, другой человек может его не понять из-за разных тезаурусов; разной степени свернутости и подхода к выбору значимых фрагментов; собственной системы сокращения слов и т. д.
• 7) по конспекту не требуется однозначного восстановления исходного текста, так как конспект - это запись смысла. Точная запись текста - стенограмма.