Материал: Діловодство Іванова Піддубна

Сучасна інтегрована система керування електронними документами повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу таких задач:

• аналіз організації бізнес-процесів і супутнього документообігу;

• збір, збереження, пошук і перегляд документів;

• маршрутизація й обробка документів, керування бізнес-процесами і правилами проходження документів.

Складовими частинами системи (підсистеми), що працює з документами, є:

• системи керування документами;

• системи автоматизації діловодства;

• архіви документів;

• системи створення документів і системи обробки документів;

• системи керування вартістю збереження документів;

• системи маршрутизації документів;

• системи комплексної автоматизації бізнес-процесів;

• системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі “академічний” характер. У реальній практиці програмні продукти достатньо умовно можна віднести до тієї або іншої групи в нашій класифікації. Як правило, системи реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій систем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки гарного розуміння кінцевої задачі, але і відмінного знання ринку програмного забезпечення.

Система керування документами. Система керування документами - ядро системи роботи з документами. До її основних задач відносяться:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить, (заповнення необхідних атрибутів документа);

організація збереження документів;

підтримка пристроїв збереження даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримка роботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями збереження в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, а продукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їхнього швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових і інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

аудит і забезпечення безпеки документів. Під цим розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіх подій, пов’язаних із документом.

Контроль доступу – це дозвіл або заборона виконання, у залежності від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як - перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система керування документами повинна дозволяти розраховувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється не в грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємства і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків на оплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту даних, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (електронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками обробки документа. Існує множина додатків, що породжують документи. Якщо в компанії встановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки, то їхнє число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача перетворюється в нічний кошмар. Виділяють два типи додатків, із якими може відбуватися інтеграція:

• додатки, що зберігають результати своєї роботи у файлах власного формату;

• додатки, що готують і виводять результати тільки на друк. Виходячи з типів додатків, випливає два типи інтеграції.

1. Інтеграція на рівні операцій із файлами.

2. Інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною поштою і факс-системами, як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

організація колективної роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної роботи з елекстронним документом дає серйозний виграш у продуктивності праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом часто виникає питання про підтримку розподіленого в просторі сховища. Під вимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line – коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах. Такого роду взаємодія може бути побудоване на двох основних принципах:

• взаємне тиражування сховищ;

• технологія розподіленого доступу.

Системи автоматизації діловодства. Функції автоматизації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить збереження і переміщення документів в організації. У їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації “Положення про діловодство”. Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їхнє поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Звичайно в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові документи й ін. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються по виконавцях, статусу виконання, термінах виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання документів і іншої зведеної інформації.

Для розробки додатків, що виконують функції автоматизації діловодства, більше усього підходять стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа і так далі

Архіви документів. - це те місце, де власне зберігається електронний документ.При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне збереження документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їхній пошук.

На відміну від пошуку по атрибутах документів, що був і в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення є функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Якщо один із користувачів системи починає редагувати документ, він блокується для доступу інших користувачів доти, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та інше.

Системи створення документів і системи обробки документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило, простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний образ документа повинен мати ідентифікаційні атрибути, що дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного звбезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі і рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. При необхідності значення визначених полів бланка може вибиратися з визначеного в системі довідника.

Системи керування вартістю збереження документів. На сьогоднішній день застосовується два підходи до організації збереження електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло документа зберігається у файловій системі, другий передбачає збереження документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

При зберіганні документів в архіві обсяги збереження можуть швидко зростати і досягати значних обсягів. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати різну оперативність доступу до різних документів. Оскільки вартість збереження документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Системи керування вартістю збереження саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш “дешеві” носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

Системи маршрутизації і контролю виконання. Однією з основних складових систем документообігу є системи маршрутизації і контролю виконання. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший - документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом. Другий - робото-орієнтований і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі, і документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації документів - це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяється два основні типи маршрутів документів.

1. Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним.

2. Паралельна маршрутизація – документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення). За допомогою додаткових елементів система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;

моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

історія виконання завдань;

контроль якості виконання означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконане, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або ні виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів по заздалегідь визначених маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, чим прості послідовні або паралельні:

1) комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

2) умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

Системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow система, або системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. На відміну від систем маршрутизації документів, об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у деякому бізнес-процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію Workflow як найбільш перспективну технологію керування бізнес-процесами.

Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є безумовно коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є визначення продуктів класу Workflow як програмних систем, що забезпечують повну або часткову координацію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають структуровані бізнес-процеси підприємства.