Материал: Діловодство Іванова Піддубна

При цьому кожна система забезпечує рішення трьох таких задач:

• розробка опису бізнес-процесу;

• керування виконанням бізнес-процесу;

• інтеграція використовуваних у процесі додатків.

Використання технології Workflow для вирішення задачі керування процедурами документообігу дозволяє досягти ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи класу Workflow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі бізнес-процесу, заради ефективного виконання якого здійснюється маршрутизація документів і/або автоматизація операцій. У такий спосіб упровадження системи направлене на досягнення СТРАТЕГІЧНИХ цілей проекту;

2) технологія Workflow не накладає якихось спеціальних обмежень на рівень деталізації бізнес-процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операції. У якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта ), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка ). Таким чином досягається адаптація системи до реальних бізнес-процесів підприємства, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія Workflow дозволяє об'єднати в рамках єдиного інформаційного простору підприємства структуровані і неструктуровані дані, а також різноманітні програмні засоби обробки інформації. Отже, досягається незалежність правил бізнесу і відповідних правил проходження документів від індивідуальних особливостей організації роботи конкретного співробітника, структури БД, форматів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу Workflow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу Workflow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT і OS/2 у якості серверних платформ, а клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаціях будь-яких розмірів.

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації ділових процесів ( САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор маршрутизації: жорстку або вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування відноситься саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло - за кордоном люблять порядок в усьому, у тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати вільну маршрутизацію, коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо до висновку, що САДП повинна враховувати і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути недорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні у всіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але усе ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок вилучення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, у Internet). Проблема ця стає надзвичайно важливою в зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем по продуктивності - сьогодні успіх в управлінні підприємством багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів пошуку запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) і інші.

Використання Internet-технологій. Вибухове зростання Internet, який пов'язують із розвитком нової технології, має у своїй основі просте економічне обгрунтування - ця технологія економічно вигідна, оскільки вартість передачі даних по мережі стає меншою вартості обчислень на клієнтській машині і ця тенденція має стійкий характер. Звідси виникають і ті зміни у світі технологій, свідками яких ми є: стрімке зростання пропускної спроможності каналів ( Internet - 2, нові більш швидкі модеми, супутникові канали для домашнього користувача), присутність у мережі більшості корпорацій і мас медіа, електронна комерція і банки і т.п. На основі цих технологій виросли нові напрямки бізнесу, а поширеність Internet росте небаченими темпами (швидше телефонії і телебачення). Все це зумовлює швидке проникнення Internet-технологій і в процеси автоматизації діяльності органів державного управління.

Характеристика Internet-технологій. Internet-технології - це технології, в яких немає нічого революційного, за винятком того, як уже відомі рішення застосовані в новій області. Давно відомі мови розмітки (TeХ), протоколи передачі даних (TCP) і віддалених сервісів (NSF, POP), розподілені транзакції (монітори транзакцій), мови, які підтримуються багатьма платформами (С, Perl) і т.д. Весь секрет нових рішень у закладеній споконвічно сумісності, що спирається на відкриті стандарти.

Сама ж технологія поки що достатньо слабка, як і будь-яка технологія на початку свого шляху. Вимоги до системних ресурсів не зменшилися. Проте загальна економія засобів, що при теперішній дешевині комп'ютерних ресурсів і дорожнечі людських, дуже значна.

Створення реальних прикладних систем на основі Internet-технології, у свою чергу, каталізувало зміни в самій технології. Вперше ставиться під питання необхідність операційної системи (ОС), оскільки для виконання реальних додатків необхідна усього лише службова функція (недарма Sun і Oracle уклали угоду, що дозволяє убудовувати функції ОС у СКБД і СКБД в ОС).

Значно переглянуті й інші непорушні концепції. Технологія клієнт - сервер побудована на звертанні клієнта до сервера по одному певному протоколу (SQL Net, наприклад). Listener сервера забезпечує з'єднання і обробку запиту. Виникає питання - а чому до СКБД можна звертатися лише по одному спеціальному протоколу? Адже при побудові додатків в Internet доводиться декілька разів проводити перетворення протоколів http у SGI (Perl, сервлети і т.п.) і потім у SQL. Висновок - можна просто доручити listener'у опрацьовувати запити по http, POP3, IMAP4, NFS і інших протоколах. Подібна концепція, яка реалізована в Oracle8i, дозволяє реально перетворити реляційну СКБД у сховище інформації в Internet. Подібні рішення кардинально перевертають наші уявлення про правильно побудовану інформаційної системи.

Системи, засновані на застосуванні Internet –технологій. Невід'ємною рисою сучасних КІС стало застосування технологій Internet. З огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно віддавати перевагу програмам (СКД, САДП), що підтримують повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, мають так званого “тонкого” клієнта і спеціальне серверне програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки збереження даних.

Розглядаючи питання застосування Internet-технологій, не можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення інформаційної безпеки. Для запобігання несанкціонованого доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям вмонтованих засобів СКД і САДП недостатньо. Тому до складу КІС обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть проводити на його основі аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність і цілісність інформації усередині КІС. Системи керування захистом інформації (СКЗІ) – це відкриті системи, що допускають інтеграцію з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу на те, чи сертифікована СКЗІ і по якому класу.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відмітимо, що на стику сегментів локальних мереж і Internet бажана установка брандмауерів - засобів контролю за зовнішніми (вхідними і вихідними) з'єднаннями ( найбільш типовим прикладом системи даного класу є CheckPoint FireWall-1 фірма CheckPoint Software.). Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Internet.

Концепція XML і проектування системи електронного документообігу. На даний час концепція XML є найбільш модною і популярною. Мова XML призначена для опису інших мов, тобто, це метамова. XML дозволяє представити дані у вигляді структурованого текстового документа. Розмітка структури задається через так звані теги, що мають певний формат. Прикладом цього є HTML-документ (внутрішній “портрет” web-сторінки), оскільки HTML є реалізацією мови на основі XML і описує набір тегів для візуалізації даних web–броузером. Документи XML – це текстові файли, які містять дані та теги, котрі ідентифікують структури внутрі тексту.

Згідно з концепцією XML структура інформаційної ситеми має вигляд дерева. Основні елементи системи задаються списком XML-тегів. В результаті отримуємо опис інформаційної системи до рівня кінцевих бізнес-об’єктів. Для кожного об’єкта робиться його опис мовою XML. Будь-який бізнес-об’єкт володіє як мінімум чотирма методами – формуванням списку елементів, що належать об’єкту, формуванням інформації по конкретному об’єкту, додаванням/редагуванням об’єкта, вилученням об’єкта.

Технологічна структура СЕД, побудованої на основі концепції XML, складається із:

1. сервера БД, який призначений для зберігання і обробки інформації з використанням СКБД, таких як MS SQL Server, Oracle або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД і набір таблиць, процедур і запитів;

2. сервера XML-даних, який забезпечує об’єктний інтерфейс для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об’єктів і реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію певних алгоритмів ІС. XML-об’єкт може містити інформацію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал, динамічно отримуваний із Internet. Сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie) або ж у вигляді окремого додатка, написаного, наприклад, на C або Java;

3. сервер HTML-інтерфейсу призначений для формування динамічних web–сторінок, які візуалізують бізнес-об’єкти із XML-даних і проводять попередню обробку введеної користувачем інформації, форматування та відправку XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie).

Переваги використання трьохрівневої архітектури. Обмін даних з іншими додатками. Використання XML в якості відкритого стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципіально нові завдання в області побудови корпоративних систем, а саме – ефективне використання окремих модулів різних виробників в рамках однієї ІС, досягаючи цим такої їх комбінації, що є найбільш оптимальною як з точки зору функціональності, так і з точки зору фінансових вкладень.

Робота з ПЗ і апаратним забезпеченням різних виробників. Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути виконана для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС одного підприємства можуть використовуватись СКБД Microsoft під Windows NT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft і Netscape.

Internet/Intranet-технології і якість обслуговування користувачів. Використання Internet/Intranet-технологій як базису для створення КІС відкриває ще одну найбільш цікаву можливість – управління якістю обслуговування, яка включає власне контроль якості продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслуговування протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на основі побажань споживача і т.п.
( концепція CRM – Customer Relationship Management). Інша цікава
можливість – повнофункціональне віртуальне представництво компанії в Internet, що надає можливість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформаційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цього процесу, зміна строків і т.д.) і виконує функцію оберненого зв’язку ( оперативна “гаряча” лінія, участь в дискусіях, внесення пропозицій користувачами ).

Повномасштабний віддалений доступ і питання безпеки. Питання безпеки інформації, яка передається мережею, не має безпосереднього відношення до реалізації КІС, так як над ними працює ціла індустрія розробників спеціалізованого ПЗ. В кожному конкретному проекті створення КІС може бути вибрана система безпеки, яка найбільш задовільняє з точки зору функціональності та вартості. Можливість віддаленого доступу до корпоративної інформації буває дуже необхідною.

Відкритість та простота обслуговування. Одним із основних критеріїв оцінки ПЗ для побудови КІС є його гнучкість і адаптованість під конкретного замовника. Дуже часто адаптація великих клієнт-серверних систем ускладнюється із-за наявності внутрішніх спеціалізованих мов. У випадку використання Internet/Intranet-технологій розробник передає всі тексти замовнику, які написані на DHTML, XML, JavaScript, а навчання спеціалістів і доробка програм забирають мало часу, оскільки всі ці технології є абсолютно відкритими. Крім цього, факт відсутності спеціалізованої програми-клієнта само по собі дає значні переваги. Одна із них – суттєве скорочення чисельності обслуговуючого персоналу, тому що при інсталяції, помилках настройки, зміні версій вся робота йде лише на сервері і спеціалістам не потрібно тратити час на обхід всіх робочих місць.

Нова можливість – ASP (Application Service Provider). У зв’язку з передбачуваним випуском провідними виробниками ПЗ Internet-версій своїх продуктів з’явилась поки що теоретична можливість розміщувати КІС на серверах віддаленого провайдера і працювати з нею по каналах Internet. Але і в Росії, і на Україні цей підхід не знайде підтримку найближчим часом. По-перше, це пов’язано з неякісними каналами Internet, а по-друге, із загальною недовірою, що склалася в економічному та комерційному середовищі за останнє десятиріччя – керівник організації не захоче довірити свою корпоративну інформацію сторонньому провайдеру.