Материал: Кассовые операции банка

Таким образом, нарушением следует считать практику, при которой приходные кассовые ордера выписываются непосредственно кассиром.

Приходные кассовые ордера (выписанные в бухгалтерии, которая расположена отдельно от кассы) запрещается выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

Последствия нарушения этих требований также очевидны. Наиболее вероятной будет ситуация, когда плательщик внесет неполную сумму, подлежащую оплате. Если ордер выписан в бухгалтерии, но не проверен кассиром, ответственность за нанесенный материальный ущерб будет солидарной: бухгалтера, выписавшего ордер, и кассира.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Перечисленные требования кажутся очевидными и не требующими дополнительных комментариев. Хотя в практике автора данной статьи имел место случай, когда отсутствие подписи руководителя организации на платежной ведомости явилось причиной тщательной проверки обстоятельств, повлекших это нарушение, а в результате несколько человек были привлечены к материальной и административной ответственности (правда, речь шла о злоупотреблении).

В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В некоторых организациях используется порядок, при котором разрешительные надписи делает не руководитель организации, а руководитель соответствующего функционального структурного подразделения (например, при приобретении материально-производственных запасов - начальник отдела снабжения). В данной ситуации проблемы могут возникнуть у главного бухгалтера, если он завизирует такой документ, или у кассира, если он примет документ без разрешительной надписи руководителя и визы главного бухгалтера. Персональную ответственность за финансово-хозяйственную деятельность организации вообще и финансовое состояние в частности несут в полном объеме только два человека: руководитель и главный бухгалтер. Следовательно, они всегда имеют возможность расценить те или иные произведенные расходы незаконными или нерациональными. В этом случае наиболее вероятным исходом будет привлечение кассира к материальной ответственности.

Расходный кассовый ордер также составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных (так же как и приходных) ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Разумеется, основной целью, которая преследуется данным требованием, является исключение возможностей внесения исправлений и подчисток в ордер. Но нельзя не считаться и с вероятностью утери документа. В последнее время в некоторых организациях используется опыт западных предпринимателей: сотрудники организации не знают о размерах оплаты труда, установленных коллегам. В связи с этим выдача расходного ордера на руки получателю может повлечь разглашение коммерческой информации.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами (при получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается).

Требование собственноручной подписи весьма актуально для случаев, когда получение денег производится по доверенности. В этой ситуации получатель должен поставить свою подпись, а не пытаться подделать подпись того работника, за которого он получает деньги. Последствия нарушения могут быть весьма плачевными: оба работника (доверитель и поверенный) могут отказаться от факта получения денег.

В данном разделе статьи мы проанализируем корреспонденцию счетов, предусмотренную Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56. Перечень счетов, с которыми в соответствии с Инструкцией корреспондирует счет 50 (как по дебету, так и по кредиту), достаточно обширен. Однако, по нашему мнению, большая часть проводок, которая может быть оформлена с использованием этой корреспонденции, является неправомерной. На такие проводки мы и обратим внимание читателей.

Д-т 50 К-т 44 - такая проводка должна означать поступление денежных средств с одновременным уменьшением сумм, ранее отнесенных на издержки обращения. Некоторые специалисты считают, что посредством такой проводки можно списывать на уменьшение издержек обращения излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации кассы. Однако, по нашему мнению, такие суммы должны относиться непосредственно на счет прибылей и убытков как внереализационные доходы. Не исключая того, что в торговых организациях весьма вероятна ситуация, когда непроизводительные расходы, списанные в дебет счета 44, впоследствии погашаются путем внесения денежных средств в кассу, рискнем все же предположить, что на практике такая операция документально не оформляется.

Правильным будет отнесение сумм, поступивших в уменьшение издержек обращения, на увеличение валовой прибыли: Д-т 50 К-т 80.

Д-т 50 К-т 45 - эта проводка означает уменьшение сумм, отнесенных на счет реализации, на сумму средств, внесенных в кассу организации. Данная проводка также вряд ли имеет право на существование. В подтверждение этому можно привести лишь один аргумент - Планом счетов предусмотрено списание сумм стоимости отгруженной продукции с кредита счета 45 в дебет счета 46 после получения уведомления о переходе права собственности на эту продукцию к покупателю. Налогообложение в общем случае производится исходя из сумм, отраженных по счету 46. Следовательно, любое уменьшение стоимости отгруженной продукции в период между списанием этих сумм со счетов учета готовой продукции (или счетов производственных затрат) и отнесением стоимости продукции на счет 46 налоговой инспекцией будет встречено, как минимум, с недоверием. Аргументировать правомерность такой проводки будет проблематично.

Д-т 50 К-т 47 - посредством такой проводки (помимо реализации объектов основных средств) может оформляться оприходование в кассу предприятия выручки от реализации материалов и другого имущества, оставшихся от разборки основных средств. Однако, по нашему мнению, более правильным будет отнесение стоимости материалов, полученных от разборки, на счет 10. При этом не обязательно проводить полученные материалы по складу (разумеется, если реализация происходит непосредственно после разборки). Отнесение сумм стоимости полученных от разборки материалов позволяет более точно сформировать их фактическую себестоимость (в частности, при этом на увеличение фактической себестоимости приходуемых материально-производственных запасов будет отнесена часть оплаты труда рабочих, занятых демонтажом). Следовательно, правильной будет следующая схема бухгалтерских проводок:

Д-т 10 К-т 47 - на сумму стоимости материалов от демонтажа;

Д-т 10 К-т 70 (69) - на сумму оплаты труда производственных рабочих, занятых демонтажом (если такие затраты реально имеют место);

Д-т 48 К-т 10 - на сумму фактической себестоимости реализуемых материально-производственных запасов;

Д-т 48 К-т 68 - на сумму начисленного НДС;

Д-т 50 К-т 48 - на сумму денежных средств, полученных в оплату реализованных материалов.

Д-т 50 К-т 55 - этой проводкой должно было бы оформляться получение наличных денег со счетов в учреждениях банков. Однако остатки средств со специальных счетов зачисляются на расчетный счет, а использование аккредитивов и чековых книжек (открытых по счету 55) не предполагает расчетов наличными денежными средствами. Поэтому и данная проводка, по нашему мнению, является неправомерной. Правильной следовало бы считать следующую схему:

Д-т 51 К-т 55; Д-т 50 К-т 51.

Впрочем, договором банковского счета, заключаемым между организацией и кредитным учреждением, может быть предусмотрена возможность получения наличных денег и со специальных счетов, хотя нам такие случаи пока не известны.

Д-т 50 К-т 60 - эта проводка используется только в том случае, если поставщики или подрядчики возвращают часть ранее перечисленных организацией сумм наличными деньгами в кассу. Ситуацию, описываемую этой проводкой, нельзя назвать достаточно распространенной. Здесь речь может идти, например, о закрытии расчетов с ликвидируемой организацией, если операции по ее расчетному счету приостановлены (или счет вообще закрыт), когда при проведении сверки взаиморасчетов выявлен остаток сумм задолженности, а ликвидируемая организация желает эту задолженность погасить.

Ошибочным будет отнесение подобной проводкой сумм недопоставки или иных расчетов, связанных с нарушением хозяйственных договоров. В данном случае суммы следует предварительно отнести на счет 63 "Расчеты по претензиям": Д-т 63 К-т 60; Д-т 50 К-т 63.

Д-т 50 К-т 70 - на первый взгляд, может показаться, что проводка может отражать ситуацию, когда физическим лицом (работником организации) добровольно в кассу возвращены излишне выплаченные суммы оплаты труда либо производятся удержания из заработной платы за допущенные счетные ошибки на основании приказа по предприятию. Однако обращаем внимание на то, что одновременно с поступлением денег в кассу увеличивается задолженность организации по заработной плате. Это не значит, что экономический смысл проводки непонятен. Данная проводка имеет смысл только в случае, если используется при следующей схеме:

Д-т 70 К-т 20 - на сумму излишне начисленной оплаты труда;

Д-т 50 К-т 70 - на сумму, внесенную в кассу организации.

Если же на счете 70 дебетовое сальдо не образовалось (или хотя бы не были проведены дебетовые обороты), проводка теряет смысл.

Заметим, что производимое удержание возможно, если причиной допущенной переплаты заработной платы стала только счетная ошибка. В противном случае удержание недопустимо. Обращаем внимание, что такая проводка может оформляться только при возмещении ущерба по операциям с персоналом по оплате труда (в других случаях должны кредитоваться счета 73, 84 и т.п.). Необходимость внесения сумм переплат в кассу может быть обусловлена тем, что общий размер удержаний, производимых с сумм начисленной оплаты труда у данного работника, в соответствии со ст. 125 КЗоТ РФ составляет предельную величину (50 %), и принудительное взыскание посредством уменьшения сумм к выплате неправомерно.

Прочие проводки по дебету счета 50 в корреспонденции со счетами, указанными в Инструкции по применению Плана счетов, являются, по нашему мнению, правомерными. Ошибки могут иметь место только в случае неправильного определения экономического содержания отражаемых в учете операций.

При оформлении проводок по кредиту счета 50 нам представляются неправомерными следующие проводки:

Д-т 04 К-т 50 - Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденным письмом Минфина России от 30.12.93 N 160, установлено, что затраты по приобретению объектов нематериальных активов первоначально аккумулируются на счете 08 "Капитальные вложения". Следовательно, после указанной даты (1994 г.) правильной следует считать следующую схему:

Д-т 08 К-т 50 - на сумму оплаченных затрат по приобретению объектов нематериальных активов;

Д-т 04 К-т 08 - на сумму инвентарной стоимости приходуемых объектов.

Д-т 06 К-т 50 - данная проводка неправомерна только в случае, если речь идет о приобретении долгосрочных финансовых вложений. С 1997 года затраты, связанные с вложением денег организации в ценные бумаги, являющиеся объектом финансовых вложений, предварительно относятся на счет 08.

В остальных случаях: расчеты с дочерними или зависимыми обществами, выдача долгосрочных займов и т.п., - проводка имеет право на существование.

Д-т 07, 10, 11, 12, 15 К-т 50 - при оформлении проводок в корреспонденции с этими счетами предполагается, что оплата приобретенных активов и их поступление на предприятие происходят одновременно или, если смоделировать ситуацию, описанную проводкой, получится, что закупка всех видов товарно-материальных ценностей производится самим кассиром и непосредственно в кассе предприятия. Но дело в том, что приобретение и оприходование имущества (помимо оплаты) предполагает совершение сопутствующих операций (приемка, проверка и т.п.), а приобретение оборудования к установке может, кроме того, быть обусловлено осуществлением расходов по доведению приобретенного имущества до состояния, в котором оно пригодно к эксплуатации в запланированных целях. Таким образом, можно заключить, что ни одна из перечисленных проводок права на существование не имеет. В случае если товарно-материальные ценности приобретаются за наличный расчет, следует использовать счет 71: нормальный документооборот не будет нарушен, а допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности будет соблюдено.

Например:

Д-т 71 К-т 50 - на сумму выданных под отчет наличных денежных средств;