предприятием.
Наиболее удобной формой представления структуры деятельности специалистов и руководителей является матричная, которая наглядно отражает состав функций и виды работ по подразделениям предприятия (организации), с одной стороны, а с другой, позволяет классифицировать и систематизировать комплекс организационно-правовых действий управленческого персонала на этапах ―жизненного цикла‖ – исследование – производство.
Матрица функций и работ, выполняемых подразделениями промышленного предприятия или организации, дана в прил. 3.
В целом, объем задач, работ, выполняемых структурными подразделениями промышленного предприятия (организации), определяется на пересечении трех координат и принадлежит при этом одновременно всем трем сторонам матрицы, что позволяет учесть их в любом классификационном разрезе. По одной оси матрицы расположены подразделения, по другой – укрупненные комплексы задач, решаемых на предприятии. Матрица наглядно отражает степень участия каждого подразделения организации в комплексе задач и работ на этапах: выдачи исходной информации, разработки, внедрения, и эксплуатации, а также позволяет определить конкретные задачи работников служб, подразделений и отдельных исполнителей по повышению эффективности производства.
Характер выполнения всех видов работ сведен к 13 организационно-правовым действиям выполняющим в аппарате управления между некоторыми должностными лицами и структурными подразделениями. Обозначение приведено ниже (см. инструкцию руководителю игры)
Организационно-правовые действия отражают характер участия того или иного специалиста структурного подразделения в конкретной работе (утверждение, контроль,
111
координация и т.д.) при решении задач, выполнения определенных видов работ на стадиях цикла ―исследование – производство‖.
Первые три вида носят распорядительный характер, с 4 по 8 – организационный, с 9 по 11 – контрольно-учетный, 12, 13 – исполнительный.
Характеристика участников игры
Участники игры разбиваются на несколько команд по 6- 10 человек, каждая из которых моделирует деятельность определенной группы руководителей и специалистов.
В игре принимают участие руководитель игры и научный консультант. Руководитель сообщает участникам игры всю необходимую информацию и управляет ходом игры, а по окончанию совместно с научным консультантом проводит анализ результатов и разбор деятельности играющих.
Характеристика информационной базы
Участникам игры выдается следующая исходная информация:
1.Функциональная матрица.
2.Классификатор видов работ, выполняемых специалистами предприятия (организации).
3.Положение об отделах.
4.Должностные инструкции.
5.Буквенные обозначения организационно-правовых действий.
6.СКМ.
Порядок выполнения и исходные данные
Задание участникам игры включает:
112
1.Работу с документами (матрица функций и работ, выполняемых подразделениями; классификатор видов работ, выполняемых специалистами; положения об отделах; должностные инструкции).
2.Анализ выполняемых видов работ и распределение организационно-правовых действий по ним между специалистами.
3.Оценку качества распределения функций и выработку рекомендаций по распределению видов и работ между участниками по формированию должностных инструкций; структуры деятельности специалистов; структуры и организации работ; организации и планировании управленческого труда.
Задания носят ситуационный характер, что позволяет активизировать внимание участников игры, превратить их в непосредственных исполнителей управленческих работ.
Операции по распределению организационно-правовых действий и заполнению классификатора выполняются с использованием документов: матрицы функций, положения об отделах, должностных инструкций. Эти материалы создают нормативную базу для четкого разграничения прав, обязанностей и ответственности каждого исполнителя в системе управления.
Все команды начинают работать в одинаковых условиях
идействуют в соответствии с заданием.
На первых этапах происходит выдача и изучение участниками игры исходной информации об игре (документов) и о той роли, которую исполняет каждый из них.
Подробное изучение документов дает наглядное представление о характере и содержании труда специалистов, позволяет участникам определить конкретные задачи работников служб, подразделений и отдельных исполнителей, примерно установить характер организационно-правовых действий по видам выполняемых работ, установить
113
полномочия и обязанности, закрепить право принимать решения и нести ответственность за их выполнение. Затем они приступают к выполнению одной из основных операций – распределению исполнителей по видам работ. Операции по распределению исполнителей и уточнению видов выполняемых работ выполняются с использованием матрицы функций и видов работ. На этом же этапе определяют обязанности исполнителей по видам работ. Обязанности следует разграничить не только по вертикали, но и по горизонтали, т.е. определить ответственность работников на разных уровнях руководства при выполнении одного и того же вида работ.
Когда исполнение определенного вида работы поручается нескольким сотрудникам, то ответственным считается лицо или подразделение, выдавшее данную работу. Затем проводят согласование работ между исполнителями. Согласование между ними идет по принципу ―аукциона‖.
После выполнения всех этих операций участники приступают к окончательному распределению организационно-правовых действий, используя буквенные их обозначения (см. инструкцию). Заполняют с помощью буквенных обозначений форму классификатора видов работ, при этом периодически проводят согласование.
Заполненная форма передается руководителю игры и консультанту. Производится проверка принятых управленческих решений по выполнению работ, и если содержатся ошибки, то информация об ошибках обсуждается участниками игры. В этих случаях участники должны снова обратиться к дополнительным документам и правильно заполнить форму классификатора. После того, как будет произведено полностью распределение организационноправовых действий, необходимо произвести расчет удельного веса исполнителей и соисполнителей работ.
Затем участники совместно с руководителем игры
114
приступают к выполнению 3 этапа задания производства – анализ и оценка качества проделанной работы по распределению организационно-правовых действий.
Оценку следует выполнять последовательно по подразделениям и исполнителям. Анализируя распределение организационно-правовых действий между специалистами и их суммарное выполняемое количество, можно составить представление о загрузке, ответственности специалистов по выполнению определенного вида работ, о перераспределении прав и обязанностей как между отдельными специалистами, так и целыми подразделениями, звеньями управления. Определяется соизмеримость прав и ответственности каждого исполнителя.
Рекомендации по совершенствованию должны выработать участники в процессе дискуссии, которая проводится под руководством руководителя игры и содержит следующие этапы:
–ознакомление с результатами оценок;
–выступление в дискуссии с Вашими предложениями (рекомендациями):
а) полный ли охват функциями перспективного и оперативного характера;
б) четкое разделение ли прав, обязанностей и ответственности между исполнителями;
в) соблюдается ли соответствие выполняемого вида работ, занимаемой должности;
г) исключено ли дублирование в распределении действий.
115