Материал: Основы управленческой деятельности. практикум. Попова Г.В

Продолжение таблицы 1.7

Оформление отчета

Отчет должен содержать:

1.Тему и цель занятия.

2.Методики оценки деятельности функциональных подразделений системы управления предприятием.

3.Расчеты важнейших показателей.

4.Выводы.

16

1.2. Практическая работа №2

Тема: Организация и порядок проведения делового совещания

Цель занятия: Ознакомление студентов с правилами подготовки и проведения деловых совещаний, встречающихся в практике работы трудового коллектива.

Основные положения

Деловое совещание – это один из высокоэффективных методов управления, который включает в себя три основные стадии управления: сбор информации, переработку информации с использованием тех знаний, которые накоплены к данному моменту, принятие решения в виде управляющих команд.

В процессе управления трудовым коллективом руководителю все труднее самому находить оптимальное решение. Сложно оценить влияние каждого из возможных вариантов решения на подразделения, трудно предугадать точку зрения лиц, представляющих эти звенья, еще труднее найти то решение, которое в данных условиях будет наиболее рациональным, хотя и не всех удовлетворит. Поэтому коллективное решение является одной из эффективных форм управленческой деятельности.

Деловое совещание – эффективный инструмент выработки коллективного решения. В то же время совещания иногда (по данным многочисленных обследований) отнимают до 40 % служебного времени руководителя.

Стадия подготовки совещания.

На этой стадии принимают решение о необходимости совещания (проводить или не проводить), выявляют тематику, определяют цель совещания, приблизительный состав участников, ориентировочную длительность, дату и время

17

начала совещания, подготавливают основной доклад, проект решения, участников и помещение.

При определении тематики необходимо помнить, что проведение деловых совещаний по пустяковым вопросам измельчает коллективный разум, приучает к мелочности, приводит к утрате самостоятельного мышления. Важными проблемами и задачами в деятельности трудового коллектива могут быть, например, такие, как освоение новых изделий, развитие работ по механизации и автоматизации производственных процессов, технического перевооружения производственных подразделений, внедрение новых технологических процессов и т.д.

Цель делового совещания – выработка единого решения по предложенной тематике. Эта цель в зависимости от сложности проблемы и степени убежденности руководителя в правильности собственного мнения может быть реализована следующим образом:

а) оптимальное решение находят без подготовки предварительного перечня возможных решений (в ходе совещания обсуждают все предложения, внесенные участниками);

б) оптимальное решение выбирают из двух или нескольких, заранее подготовленных вариантов;

в) принимают решение, которое считает оптимальным руководитель, убедивший всех сомневающихся и колеблющихся.

В группу участников совещания необходимо включать лиц, которых обсуждаемые вопросы касаются непосредственно.

Продолжительность совещания должна быть установлена заранее и участников необходимо проинформировать о сроке его окончания. По материалам исследования, даже для рассмотрения сложного вопроса достаточно 30-40 мин.

18

Подготовленный доклад должен быть четким, объективным, по возможности сопровождаться хорошими иллюстрациями.

Каждый участник совещания должен быть заранее извещен о тематике и задачах совещания и ознакомлен со всеми нужными материалами.

Совещание должно проходить в нормальных для работы условиях.

Стадии проведения совещания 1. Наиболее распространенный и демократичный тип

совещаний – дискуссионный. Он сводится к свободному обмену мнениями (можно свободно высказываться, открыто выступать против любой точки зрения, в том числе и против позиции руководителя) и выработке общего решения.

2. Основная задача председательствующего (руководителя или выбранного) – это обеспечить возможность как выслушать мнения участников, так и квалифицированно разобраться в них. Для этого необходимо соблюдать ряд условий:

а) предоставлять слово всем желающим выступить; б) не сворачивать прения, если они идут в

нежелательном, с точки зрения председателя, направлении и все более склоняют коллектив к мнению, не разделяемому им; в) не осыпать упреками тех выступающих, чье мнение отличается от мнения руководителя, не обрывать их на

полуслове, не перебивать репликами; г) поощрять развитие критики, но не допускать, чтобы

выступления сводились только к ней; д) поощрять развитие инициативы;

е) направлять совещание на вскрытие недостатков, ошибок, недоработок;

ж) следить за регламентом; з) добиваться, чтобы на совещании царил дух

искренности и откровенности.

19

Стадия принятия решения 1. Решение подготавливают:

а) специально избранная комиссия по подготовке решения (заранее составляет его проект, который затем обсуждается на совещании);

б) председатель (прямо на заседании подводит итоги обсуждения и формулирует решение).

2.Решение совещания должно быть четким и определенным.

3.При принятии решения проводят голосование.

4.Если не выработано единого мнения из-за отсутствия ясности и взаимопонимания по отдельным вопросам, принятие решения можно перенести (а следовательно и отложить окончание совещания) на 2-3 дня.

5.Необходимо принятые решения доводить до исполнителей и контролировать их исполнение.

Порядок проведения занятия и исходные данные

Для приобретения студентами практических навыков деловое совещание рекомендуется провести по теме: ―Техническое перевооружение цеха для повышения эффективности производства‖.

Производственная ситуация, сложившаяся в цехе, которую надо обсудить на совещании и принять решение, заключается в следующем.

Цех по производству гибридных интегральных схем, состоящий из участков изготовления фотошаблонов, фотолитографии, напыления и монтажа, испытывает трудности при выполнении производственной программы. Часть оборудования простаивает.

На участке по производству фотошаблонов имеют место простои рабочих, а на участке монтажа и напыления применяются сверхурочные работы.

20