Все сведения об оплате труда каждого работающего фиксируются в лицевых счетах. Бухгалтерия открывает лицевой счет (форма № Т-54) и ведет его по каждому табельному номеру, то есть на каждого работающего. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируется все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений; компенсаций, удержаний и вычетов и суммах выдачи на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые впоследствии служат для различных расчетов, обеспечивая им достоверность.
2.3 Расчет отпускных и пособий по временной нетрудоспособности
Трудовым Кодексом РФ предусмотрены следующие виды оплачиваемых отпусков [9]:
1) ежегодные основные трудовые отпуска;
2) дополнительные оплачиваемые отпуска;
3) дополнительные учебные отпуска.
Продолжительность ежегодного основного отпуска предусматривается трудовыми договорами работников ООО «Мотор-Маркет», она составляет 28 календарных дней.
Для некоторых категорий работников Трудовым Кодексом РФ предусмотрены удлиненные основные отпуска. Например, подростки должны отдыхать 31 календарный день, продолжительность основного отпуска инвалидов равна 30 календарным дням [9]. За полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней.
Удлиненные основные отпуска продолжительностью свыше 28 дней работникам ООО «Мотор-Маркет»в 2016 году не предоставляли.
Согласно ст. 125 ТК РФ отпуск работника может быть предоставлен частями, при этом одна из частей отдыха должна быть не менее 14 календарных дней. Количество же частей, на которые можно разбить отпуск, как и их продолжительность, ничем не ограничены. Каждая часть отпуска не должна быть меньше одного дня, так как отпуск предоставляется в днях, а не в часах [9].
Право на отпуск имеют все сотрудники организации по истечении 6-ти месяцев работы в первый год. За второй и последующие годы отпуск может быть предоставлен в любое рабочее время года, если это не противоречит графику отпусков и не идет вразрез с производственной стратегией предприятия.
На период ежегодного основного отпуска за работником сохраняется должность и средний заработок, как того требует ст. 114 ТК РФ [9]. Очередность предоставляемых отпусков персоналу организации, как рабочим, так и служащим предусмотрена в графике отпусков (форма № Т-7).
График отпусков составляется по каждому структурному подразделению организации в конце каждого финансового года (не позднее 25-го декабря) на будущий календарный год. Графики визируют руководители структурных подразделений и утверждает генеральный директор ООО «Мотор-Маркет».
Ежегодный основной отпуск предоставляется на основании письменного заявления работника и оформляется приказом о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6). Как правило, работник оформляет заявление о предоставлении отпуска за 2 недели до момента его наступления. Заявление в обязательном порядке визирует руководитель структурного подразделения, после чего заявление передают инспектору отдела кадров для рассмотрения руководителем фирмы и оформления приказа. Приказ оформляют в 3-х экземплярах. После их подписания первый экземпляр направляют в личное дело работника, второй - в бухгалтерию, а третий выдают на руки работнику. Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы.
Как правило, отпускные выплачивают работнику за 3 дня до начала отпуска. Выплата отпускных осуществляется из центральной кассы на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). При получении отпускных работник проставляет свою подпись в расходном кассовом ордере.
Расчет среднего заработка сотрудникам, трудовыми договорами которых предусмотрена повременная форма оплаты труда производят следующим образом: заработную плату за 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода сотрудника в отпуск, делят на 12 месяцев и делят на 29,4 дней (среднее количество дней, предусмотренное ТК РФ).
Календарным месяцем для расчета среднего заработка считается период с 1-го по 30-е (31-е) число месяца включительно (в феврале по 28-е, 29-е число включительно).
В расчет среднего заработка включают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат у работодателя независимо от источников этих выплат. К таким выплатам относятся:
1) зарплата по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время, по сдельным расценкам или в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) за выполненную работу, или комиссионное вознаграждение;
2) зарплата, выданная в не денежной форме;
3) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;
4) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда и т.д.
Выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), в расчет среднего заработка не включаются [16].
Начисление суммы отпускных производят путем умножения среднего заработка на 28 календарных дней.
Пример 1: с 14 января 2016 г. прорабу Якименко Н.С. был предоставлен очередной трудовой отпуск на 28 календарных дней (приказ № 317-к от 30.12.2015 г.). Таким образом, расчетный период для определения среднего заработка: с 1 января по 31 декабря предыдущего (2015) года. Весь предыдущий период Якименко Н.С. был отработан полностью. За это время сотруднику была начислена заработная плата, равная 425 667 руб.
Расчет отпускных произведем по формуле 1:
О = (З/п за 12 мес.)/12 мес./ 29,4 дн.*28 дн., (2)
где О - сумма отпускных (начисленная),
З/п - заработная плата;
12 мес. - расчетный период;
29,4 дн.- среднее количество дней в месяце;
28 дн. - продолжительность отпуска в днях.
Среднедневной заработок Якименко Н.С. составил:
425 667 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. = 1206,54 руб.
Сумма отпускных, начисленных Якименко Н.С.:
1206,54 руб. x 28 дн. = 33 783,12 руб.
Если работник уходит в отпуск в середине месяца, то одновременно с отпускными ему должна быть выплачена и часть заработной платы за отработанное время, в том случае если дни выплаты отпускных и дни выплаты заработной платы совпадают. Трудовой Кодекс РФ предусматривает, что работодатель должен выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца [9].
Дни выплаты заработной платы определяются правилами внутреннего трудового распорядка. Если эти дни не совпадают, зарплату можно будет выплатить в ближайший день ее выдачи после возвращения сотрудника из отпуска.
Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, то в этом случае для расчета суммы начисленных отпускных средний заработок исчисляют следующим образом. Находят средний часовой заработок и затем умножают его на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.
Работодатель должен оплатить работнику все календарные дни отпуска. Однако согласно ст. 120 ТК РФ не рабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и соответственно работодателем не оплачиваются.
Если в расчетном периоде работник мог находиться: на больничном, в командировке, в оплачиваемом отпуске или в отпуске за свой счет, либо участвовать в забастовке, то отпускные рассчитывают следующим образом.
Время, которое исключается из расчетного периода, указано в п.4 Постановления № 922. Из расчетного периода исключается не только это время, но и начисленные за него суммы. В частности, к этому времени относятся периоды, когда за работником сохранялся средний заработок, когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности и т.д.
Сначала нужно определить количество полностью отработанных месяцев и умножить его на 29,4. Далее к полученному результату необходимо прибавить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Оно рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-ти дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4. Фактически начисленную за расчетный период зарплату следует разделить на полученное число. Это правило действует, если отпуск предоставляется в календарных днях.
Если отпуск предоставляется в рабочих днях, средний дневной заработок исчисляется иначе. Фактически начисленную зарплату нужно разделить на количество рабочих дней по календарю 6-ти дневной рабочей недели.
Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-ти дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.
Если работник отправляется в ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск или дополнительный учебный отпуск, то отпускные рассчитывают в том же порядке. Расчетным периодом также являются двенадцать предшествующих календарных месяцев. Разница лишь в количестве дней, подлежащих оплате. Учебные отпуска на праздничные нерабочие дни не продлеваются. Порядок выплаты отпускных одинаков для любых отпусков (ст. 136 ТК РФ). Оплатить учебный отпуск работодатель обязан за 3 дня до его начала, но не раньше, чем работник - студент представит справку-вызов из учебного заведения.
Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности для учета начислений по отпускам предусмотрен счет 96 «Резервы предстоящих расходов». По дебету этого счета отражают начисление отпускных работникам организации, По кредиту - отражают отчисления в резерв отпусков.
Учетной политикой ООО «Мотор-Маркет» на 2016 год создание резерва на оплату отпусков не предусмотрено. Начисление отпускных отражают по Кт счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов:
- 20 «Основное производство»;
- 23 «Вспомогательное производство»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы;
- 44 «Расходы на продажу».
Из суммы отпускных удерживают НДФЛ и составляют следующую учетную запись:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 68.1 «Расчеты по НДФЛ».
Удержание сумм в возмещение материального ущерба из суммы отпускных отражают записью:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Удержание алиментов из суммы отпускных оформляют записью:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 76 «Расчеты с разыми дебиторами и кредиторами».
Выплата отпускных отражается записью:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 50 «Касса».
Суммы отпускных, которые ООО «Мотор-Маркет» выплачивает работникам за ежегодные основные оплачиваемые и дополнительные учебные отпуска, для целей налогообложения прибыли являются расходами на оплату труда (п. п. 7 и 13 ст. 255 НК РФ) [6].
На эти суммы начисляют следующие налоги и взносы:
- НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 210, ст. 226 НК РФ) [6];
- взносы на обязательное социальное страхование и пенсионное обеспечение (Федеральный закон от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» [13);
- взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184).
Пособие по временной нетрудоспособности - особый вид оплаты неотработанного времени. Его источником (частичным) является не себестоимость, а средства органов социального страхования [38].
Основанием для расчета сумм к оплате больничных являются табели учета использованного рабочего времени и листок о временной нетрудоспособности лечебного учреждения, который выдается лечебно-профилактическим учреждением или частнопрактикующим врачом в определенном порядке. Другие документы (справки, выписки из лечебно-профилактических учреждений и т.д.) не могут служить основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности.