1.6 Выводы
В современном мире, подверженном постоянным изменениями и охваченным тенденцией к глобализации, для выживания на рынке организациям необходимо искать новые способы формирования команд. Стремительные обороты набирает один из таких способов организации деятельности сотрудников, а именно создание распределенных команд. Данный тип команд выгоден и организации, и сотрудникам, так как позволяет формировать международные команды с высоким уровнем экспертизы, гибким графиком и быстрыми бизнес-процессами. Тем не менее точное определение распределенных команд как в научной, так и в бизнес среде отсутствует. Это связано с наличием нескольких подходов к определению виртуальных команд. В последние годы широкое распространение получил комплексный подход, определяющий виртуальность как отдельный конструкт, характеризующий команды. Проведенный анализ теоретических и практических подходов позволил выделить следующие специфические признаки, определяющие виртуальные команды (помимо общих признаков команды): наличие личной коммуникации членов команды не чаще 1 раза в неделю, а также использование виртуальных технологий и средств коммуникации, менеджмента и взаимодействия с информацией. Также в работе описывались типы распределенных команд в рамках комплексного подхода. Анализ показал, что несмотря на выделение типов, существуют общие особенности виртуальных команд, связанные с размером, лидерством, доверием, технологическим стеком и удовлетворенностью командной работой, которые необходимо учитывать при переводе традиционных команд в распределенные.
Изучая построение и формирование эффективных виртуальных команд, была обнаружена необходимость расширения практических исследований в данной области, так как большинство исследований проводились на студентах университетов во время учебного процесса. Сами авторы указывают на ограничение данной выборки и необходимость изучения профессиональных команд. Однако, есть еще одна неточность в исследованиях факторов эффективности распределенных команд, а именно противоречивые результаты исследований. Особенно ярко этот факт проявляется в ключевом вопросе work design, касающемся количества коммуникации и встреч, внутри и между командами. Результаты исследований, посвященных данной теме, противоречат друг другу, что объясняется отсутствием достаточного количества практических исследований или желательностью применения индивидуального подхода в work design распределенных команд. Однако, сами исследователи отмечают, что для применения индивидуального подхода к формированию эффективных распределенных команд необходимо большее количество кейсов и наблюдений за командами в бизнес среде.
Глава 2. Эмпирическая часть: внедрение технологии перевода рабочих команд в виртуальное пространство в компании Х
2.1 Цель и задачи проекта
Данная работа выполнена по заказу компании Х на проектной основе. Изначально проект был посвящен диагностике организации, выявлению барьеров и драйверов дальнейшего развития и анализу ресурсных потребностей команды в условиях приближающегося масштабирования продукта. Проект начался в декабре 2019 года, был запущен первый диагностический этап, проведены первые замеры. Проект развивался согласно изначальному плану работ, однако, в начале февраля 2020 года возникли сложные обстоятельства с развитием пандемии. В связи с этим проект был перестроен под сложившиеся реалии, основываясь на новом запросе заказчика. Цель итогового проекта - перевод традиционных команд в виртуальные с минимальными потерями эффективности.
Компания Х существует 3 года, полтора года назад компания вышла на самоокупаемость, была зафиксирована организационная структура, сократилась текучесть персонала и сформировались постоянные команды. Рост численности компании 2018 год к 2019 году составил 93%. Основная сфера деятельности компании - IT. Компания Х разрабатывает IT продукты, ключевая потребительская ценность которых - внедрение улучшенных CRM систем для B2B. В течении 2019 компания стала приносить прибыль. Далее в течение 9 месяцев в компании проводились изменения организационной структуры с целью обеспечения интеграции с компанией-инвестором и эффективного внедрения изменений. На данный момент в компании командная организационная структура (команды по 7-14 человек). Всего в компании 7 команд, разделенные на 2 крупных функциональных подразделения: бизнес и разработка.
Заказчик в лице владельца продукта обратился с запросом на сопровождение деятельности виртуальных команд, после их резкого перевода из традиционных. Причина изменения запроса управленческой командой - страх возникновения снижения эффективности и производительности команд, что несет риск не оправиться от бурно протекающего экономического кризиса и кризиса потребления на фоне пандемии. Несколько технических команд планировалось переводить на виртуальную работу в изначальном запросе заказчика в качестве эксперимента, чтобы снизить финансовую нагрузку и нанять необходимых специфических специалистов из других стран. Перевод планировался поэтапным и с предварительной подготовкой, однако, обстоятельства сложились иначе и запрос заказчика поменялся, потребовав гибких и стремительных действий.
В работе будет описан поэтапный план проектной работы, подход к переводу команд из традиционных в виртуальные и результаты проделанной работы.
Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:
Теоретические:
· Провести анализ литературы по изучаемой проблеме.
· Проанализировать подходы к формированию виртуальных команд.
· Проанализировать факторы эффективности виртуальных команд.
Методические:
· Разработать поэтапный план реализации проекта.
· Подобрать методы диагностики и реализации, индивидуально подходящие для компании Х.
· Провести диагностику и анализ команд.
· Разработать комплекс мероприятий и методов для осуществления перевода команд на удаленный формат работы.
· Проанализировать измерения и результаты команд, оценить эффективность предпринятых мер.
В рамках данной проектной работы мы будем учитывать несколько процессуальных и организационных бизнес-метрик (параметры, связанные с результативностью бизнеса). Так как цель проекта - поддержать эффективность команд при переходе на виртуальный тип работы, нам необходимо определить измерения, за динамикой которых будет необходимо наблюдать.
В ходе обсуждения с заказчиком были определены следующие ключевые метрики:
Параметры, связанные с результативностью бизнеса:
1) Количество интеграций с партнерами в месяц - успешной интеграцией считается подписанный договор с завершенной выплатой. По продлениям целевой параметр - 19, по новым интеграциям - 1-2.
Параметры результативности команды:
1) Активность в системе для организации работы в компании: распределения ресурсов и контроля выполнения задач (трекер) - количество минутных сессий. У каждой команды есть среднее.
2) Договоренности (commit) - выполнение сроков задач. Допустимо отклонение не более 12%.
3) Использование Slack и Zoom. Время сессий и частота.
4) Количество пропущенных общекомандных встреч.
Ключевые понятия работы: виртуальные команды, эффективность команд, «work (job) design». В данной работе теоретическое раскрытие терминов следующее:
Под понятием виртуальной (распределенной) команды в рамках данной работы понимается команда, члены которой взаимодействуют посредствам технических средств виртуальной коммуникации, взаимодействия и управления, исключая личное взаимодействие в реальности (максимум 1 раз в месяц). Результат деятельности виртуальных команд также, как и традиционных, превышает сумму индивидуальных вкладов участников команды. Все процессы и принципы, присущие традиционным командам, существуют и в виртуальных, но со специфичными нюансами, описанными в первой главе работы.
Эффективность командной работы мы определяем как оптимальное и стабильное соотношение индивидуальной удовлетворенности командной работой, согласованного командного взаимодействия и успешного результата - достижения целей команды.
Понятие «work (job) design» в рамках данной работы является отдельным аспектом формирования команд (тимбилдинга) и включает в себя техническое и коммуникационное проектирование функционирования команд, создание среды и системы управления.
2.2 Процедура проекта
В ходе обсуждения с заказчиком, основываясь на изученной литературе по проблеме в первой главе был разработан следующий план проекта, состоящий их трех этапов (Таблица 1).
Таблица 1. План проекта
|
Описание этапа |
Длительность |
Результат |
||
|
Этап 1 Диагностика команд |
Анализ организационной структуры, управленческих механизмов, удовлетворенности сотрудников и взаимодействия команды. |
4 неделя |
Выявление специфических черт команд, влияющих на эффективность. Определение принципов функционирования и отличительных особенностей команд компании. Выявление драйверов и барьеров команд. Выделение потенциальных лидеров и описание ролей. |
|
|
Этап 2 Поддержка и сопровождение процесса перехода команд в виртуальный тип |
Проведение стратегических сессий. Формирование комплекса действий и рекомендаций по сопровождению процесса управленческим составом. Подбор гибких необходимых методов и технических ресурсов. Анализ и постоянное внедрение необходимых корректировок. Консультативное сопровождение процесса и контрольная диагностика по истечении 1,5 месяцев. |
1,5 месяца |
Собранные данные метрик командной работы при использовании различных средств и методов work design. Выявление барьеров виртуального взаимодействия методом наблюдения и анализ применения способов их устранения. |
|
|
Этап 3 Оценка результатов |
Анализ динамики команд в процессе перехода Разработка рекомендаций по дальнейшему сопровождению работы виртуальных команд |
2 недели |
Отчет о динамики виртуальных команд, способах и средствах поддержания эффективности. Инструкции по организации работы виртуальных команд. Рекомендации по дальнейшему сопровождению для руководства. |
Этапы проекта
Этап 1: Диагностика команд (4 недели)
Цель этапа: определение профиля команд компании Х, управленческих и коммуникационных систем, потенциально влияющих на переход из традиционных команд в распределенные (Таблица 2).
Таблица 2. Этап 1: Ключевые приоритеты
|
Цель |
Характеристика/метод |
Результат |
|
|
Фокус внимания: организационные механизмы |
|||
|
Анализ структуры команд Анализ системы управления Анализ мотивации членов команд |
Анализ документов и регламентов: анализ ключевых документов и отчетов, содержащих информацию о формальной структуре организации, составе и результатах команд, стандартах проектной работы и управления проектами, результатах оценки персонала за последний год. Интервью с руководителем продукта: полуструктурированное интервью (50-60 минут). |
Выявление специфических черт организационной? структуры, влияющих на эффективность проектных команд. |
|
|
Фокус внимания: командная работа |
|||
|
Анализ командной работы |
Опросник эффективности медицинских команд, разработанный Thompson BM, Levine RE, Kennedy F, et al. Анкета «Удовлетворенность сотрудников качеством коммуникации в организации» (Е.В. Киселева) Методика оценки психологической атмосферы в коллективе (Ф. Фидлер) Составление схем взаимодействия команд по классификации А. Пэтленда |
Выявление ключевых особенностей командной работы в компании Х |
|
|
Фокус внимания: организационная культура |
|||
|
Анализ организационной культуры |
Методика измерения лояльности и методики расчета индекса чистой? лояльности сотрудников компании (eNPS -employee Net Promoter Score). Методика оценки психологической атмосферы в коллективе (Ф. Фидлер) |
Определение организационного климата и организационной культуры команд, влияющих на ихэффективность. |
На данном этапе работы применяются количественные и качественные методы анализа данных. Качественный анализ проводится методом наблюдения, интервью и анализа документов, а количественный основывается на факторном анализе и статистических методах.
Подбор испытуемых осуществляется оп целевому методу, так как работа проектная. В качестве испытуемых выступают все сотрудники организации 76 человек.