Материал: Вопрос Понятие, структура и задачи информатики

Программа MS Access предназначена для: создания структуры БД; ввода и хранения данных; обработки (сортировка, фильтрация) данных; формирования и выдачи запросов; вывода результатов на печать или в файл.Интерфейс СУБД MS Access 2013.Для запуска программы MS Access 2013 следует открыть окно «Приложения» (см. рис. 20), в разделе Microsoft Office найти соответствующий значок и сделать двойной щелчок курсором по найденному значку. Откроется стартовое окно программы (рис. 110), из которого можно перейти к просмотру имеющегося документа или созданию нового.Рис. 110. Стартовое окно программы MS Access 2013 Как и все программы пакета MS Office 2013 табличный процессор MS Access 2013 имеет унифицированный интерфейс (рис. 111) и состоит из разделов: Рис. 111. Главное окно СУБД MS Access 2013 1. Строка заголовка, содержащая (в центре) имя открытого файла и название программы. В левой части строки находится кнопка с пиктограммой (символ программы MS Access), открывающая меню работы с окном (Свернуть, Восстановить, Закрыть и т.д.) и Панель быстрого доступа для вызова часто используемых команд. В правой части строки находятся три кнопки управления окном (Свернуть, Развернуть, Закрыть).2. Кнопка Файл (темно-красная) открывает меню работы с файлом: Создать, Открыть, Сохранить и пр. Файл в программе MS Access называется База данных и имеет расширение accdb.3. Лента – панель инструментов, состав которых определяется выбранной вкладкой (Главная, Создание, и т.д.). Некоторые вкладки ленты, называемые контекстными, появляются, только когда они нужны. Например, при работе с таблицами появляются вкладки Поля и Таблица (см. рис. 111).4. Панель навигации (слева) показывает структуру открытой или создаваемой базы данных – состав таблиц, форм, запросов и отчетов.5. Рабочая область (Окно документа) занимает основную часть экрана. В ней создаются, просматриваются и редактируются объекты БД.

6. Строка состояния (самая нижняя) показывает состояние процесса создания документа (Ввод, Готово). Типы данных таблицы MS Access.Выше уже указывалось, что все ячейки одного поля таблицы БД должны иметь единый формат, определяемый типом хранимых данных. В СУБД MS Access предусмотрены следующие типы хранимых данных:1. Краткий текст включает буквенно-цифровые данные длиной до 255 знаков.2. Длинный текст – большие объемы буквенно-цифровых данных: предложений и абзацев объемом до 1 гигабайта (ГБ), но отображаются только первые 64 000 символов.3. Числовой содержит числовые данные.4. Дата и время хранит значения даты и времени.5. Денежный – для хранения денежных данных (с точностью до 4 десятичных знаков после запятой).6. Счетчик позволяет автоматически нумеровать вводимые записи.7. Логический – для хранения значения логических переменных (ИСТИНА или ЛОЖЬ).8. Объект OLE позволяет хранить тексты, изображения, таблицы, диаграммы и графики, созданные в других программах.9. Гиперссылка – адрес ссылки на документ или файл в Интернете, локальной сети или на локальном компьютере.10. Вложение – можно вложить файлы, например, рисунки, документы, электронные таблицы и диаграммы.11. Вычисляемый – можно создать выражение, использующее данных из одного или нескольких полей.12. Мастер подстановок – фактически не является типом данных. При выборе этой записи запускается мастер, помогающий выбрать из предварительно созданного списка нужный вариант значения поля для подстановки. Например, в поле Должность можно выбрать конкретное значение из списка: юрист, бухгалтер и пр.

Вопрос 3. Создание базы данных MS Access.

Создание базы данных состоит из создания структуры и объектов БД. Создание структуры БД заключается в определении: числа таблиц и их имен; состава и имён полей в таблицах; числа строк (записей) в таблицах; форматов ячеек в полях таблицы; схемы связей между таблицами.Таблицы связаны между собой по каким-либо параметрам записей. При этом достаточно обновить конкретные данные, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей БД.

Создание таблиц.Для создания таблиц в СУБД MS Access используются инструменты, представленные на вкладке Создание в группе Таблицы (рис. 112).Рис. 112. Инструменты создания таблиц на Ленте Кнопка Таблица предназначена для создания новой пустой таблицы, в которой непосредственно указываются имена полей и вводятся данные (рис. 113). Рис. 113. Создание новой таблицы путем указания имен полей и ввода данныхС помощью кнопки «Конструктор таблиц» можно сначала сформировать структуру таблицы, указав имена полей и соответствующие типы данных. Созданную структуру таблицы следует сохранить с помощью команды «Сохранить как» – «Сохранить объект как» в меню кнопки Файл (рис. 114). Рис. 114. Команда Сохранить как в меню Файл В открывшемся диалоговом окне «Сохранение» следует ввести имя таблицы и закрыть окно кнопкой ОК (рис. 115). Рис. 115. Диалоговое окно Сохранение Проиллюстрируем описанный процесс на примере создания однотабличной базы данных «Контакты». Определим состав полей таблицы: Порядковый номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Телефон, E-mail, Фотография.1. Откроем личную папку «Таблицы» и, вызвав контекстное меню, выберем команду Создать – Microsoft Office Access 2013 База данных.2. Запустим созданный файл двойным щелчком мыши.3. В открывшемся главном окне СУБД MS Access выберем вкладку Создание и щелкнем кнопку «Конструктор таблиц»(см. рис. 9.3).4. В режиме Конструктора заполним последовательно имена полей таблицы и типы данных (рис. 116).Рис. 116. Формирование структуры таблицы в режиме конструктора 5. Сохраним созданную структуру таблицы под именем Контакты (см. рис. 114 – 115). Имя сохраненной таблицы появится в панели навигации. Каждая таблица должна иметь ключ (или ключевое поле). Ключ – это поле, которое единственным образом определяют каждую строку (запись) в таблице. В каждой таблице может быть только один ключ. В нашей таблице «Контакты» уникальное значение в поле «№» позволяет отличить одну запись от других. Кроме того, по ключевым полям осуществляется связь между разными таблицами БД.

Чтобы задать ключевое поле следует в режиме конструктора установить курсор на имя ключевого поля и щелкнуть кнопку «Ключевоеполе» (с пиктограммой ключа) на Ленте. Маленький значок ключа появится слева от имени поля в структуре таблицы (см. рис. 116).Чтобы начать ввод данных следует перейти в режим таблицы, для чего щелкнуть соответствующую кнопку в группе Режим (рис. 117).Рис. 117. Кнопки переключения режимовДля завершения процесса, заполним значениями поля созданной таблицы и сохраним результат (рис. 118).Рис. 118. Таблица БД КонтактыПри необходимости можно изменить порядок следования записей в созданной таблице. Для сортировки, например, по алфавиту фамилий, следует установить курсор в поле Фамилия и щелкнуть одну из двух кнопок «По возрастанию» или «По убыванию» в группе «Сортировка и Фильтр» вкладки Главная (рис. 119). Рис. 119. Кнопки команд Сортировка и Фильтр Аналогичным образом можно сортировать записи по возрастанию или убыванию числовых и временных данных, например, по дате рождения.Для отбора записей, содержащих данные заданного значения, используется кнопка команды Фильтр. В качестве примера отфильтруем записи с фамилиями, начинающимися на букву Г. Для этого:1. Установим курсор в любую ячейку поля Фамилия и щелкнем кнопкуФильтр.2. В открывшемся меню выберем «Текстовыефильтры»→ «Начинается с…»(рис. 120).Рис. 120. Задание текстового фильтра 3. В открывшемся диалоговом окне введем букву Г и щелкнем кнопку ОК. В таблице останутся лишь записи с фамилиями на букву Г.Задание связей между таблицами.В тех случаях, когда создаваемая структура БД содержит несколько таблиц, необходимо задать связи между таблицами, то есть определить схему данных. Разберем этот вопрос на примере создание двухтабличной БД «Работы и Заказы». Пусть таблица «Работы» содержит следующие поля: Код работы, Название работы, Фамилия мастера, Цена работы. А таблица «Заказы» имеет такие поля: Код заказа, Фамилия заказчика, Дата заказа, Код работы. Последнее поле в таблице «Заказы» введено специально для связи с таблицей «Работы». Создадим таблицы, как было описано в предыдущем разделе. При этом, будем использовать текстовый тип данных в поле Код работы и Счетчик в поле Код заказа. Структура таблиц приведена на рис. 121.

Рис. 121. Структура таблиц «Работы и Заказы» Т еперь, чтобы задать связи между таблицами, воспользуемся кнопкой команды «Схема данных» на вкладке Работа с БД. Откроется диалоговое окно «Добавление таблицы» (рис. 122), в котором надо последовательно добавить каждую таблицу и закрыть окно соответственно кнопками «Добавить» и «Закрыть». Рис. 122. Диалоговое окно Добавление таблицы В рабочей области экрана появится Схема данных, состоящая из двух добавленных таблиц. Задание схемы связей состоит в соединении одноименных полей в разных таблицах. Эту операцию следует выполнить курсором (подцепив имя поля в одной таблице, «отбуксировать» его на одноименное поле другой таблицы) и подтвердить в диалоговом окне Изменение связей, щелкнув кнопку Создать (рис. 123).Рис. 123. Подтверждение создаваемой связи между таблицами В результате получим на экране схему данных, представленную на рис. 124. Рис. 124. Схема связей таблиц Далее следует закрыть схему данных с помощью соответствующей кнопки (красная, с крестиком на рис 124) на ленте и подтвердить ее сохранение в открывшемся диалоговом окне. Теперь можно перейти к созданию запросов, форм и отчетов, в которых используются данные из всех имеющихся таблиц.Создание запросов к БД.Как уже указывалось в вопросе 1, запрос представляет собой набор полей из разных таблиц БД, формируемый пользователем. Существуют запросы на выборку, запросы с параметром, запросы с условием и др. Запрос на выборку или простой запрос содержит выбранные пользователем поля из разных таблиц и выводит на экран содержимое всех ячеек выбранных полей.

Источник: https://files.student-it.ru/previewfile/201737

Смотрите также:

3951
База даних хлібозаводу 'Servipan'
Звития (ЗПР) в период дошкольного детства
Контрольно-надзорные органы исполнительной власти
Лизинг как источник кредитования предприятия (организации)
Особенности мелкой моторики у дошкольников с нарушением интеллекта
Отцы-пилигримы: история первых поселенцев в Северной Америке
Проектирование отдела маркетинга в составе предприятия машиностроения
Розрахунок загального зростання прибутку підприємства
Тема 1. Предмет, цели, задачи психологии детей с ЗПР